Контрольная работа по "Делопроизводству"

   Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую обложку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело.

   Нумерация листов необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения.

Контроль обеспечивает своевременное и качественное исполнение документов. Ответственность за это несут лица, указанные в распорядительном документе (приказе, решении, указанию т.п.), резолюции руководителя, и непосредственное ни исполнители. Если документ выполняется несколькими исполнителями, ответственным является тот, который в резолюции указан первым.

Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на канцелярию или специально созданную контрольную службу. В структурных подразделениях его осуществляет секретарь или лицо, ответственное за ведение делопроизводства.

Сроки исполнения документов рассчитываются в календарных днях с даты подписания или, утверждения для создаваемых учреждением документов или даты поступления - для входящих. Эти сроки могут быть постепенными и индивидуальными.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем учреждения. Конечная дата фиксируется в тексте документа.

Если во входном документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, его необходимо соблюдать. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типичные сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, его установив.

Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу же после получения документа исполнителем или не менее чем за три дня до его окончания, если в процессе выполнения выяснилось, что уложиться в установленный срок невозможно, если этого не сделать, документ считается не выполненным в срок. Прекратить или отменить исполнения документов имеет право только выше в порядке подчинения организация - автор документа и орган государственного надзора.

Сроки подготовки (оформления), представления (отправления) и типовые сроки исполнения документов закрепляются инструкцией по делопроизводству.

Комплекс взаимоувязанных нормативных документов служит единой методической основой постановки делопроизводства в небольшой организации.

- Инструкция по делопроизводству,

- Положение о работе с договорной документацией,

- Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя.

Шаблоны документов представляют собой готовые к использованию формы разных видов документов. Шаблоны сокращают время подготовки качественных документов благодаря тому, что в документ остается внести только переменную информацию. Все обязательные элементы данного вида документа уже находятся в шаблоне и имеют правильное расположение.

- Приказ, 

- Распоряжение,

- Договор,

- Должностная инструкция,

- Положение о подразделении,

- Акт,

- Служебная записка,

- Объяснительная записка,

- Протокол,

- Коммерческое письмо,

- Информационное письмо (продольный бланк),

- Информационное письмо (угловой бланк),

- Рекламное письмо,

- Справка внешняя,

- Справка внутренняя,

- Телефонограмма входящая,

- Телефонограмма исходящая,

- Методика,

- Инструкция,

- Положение об объекте деятельности,

- Технологическая карта операции.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

- прием и  первичная обработка поступающих  документов;

- предварительное  рассмотрение и распределение  документов;

- регистрация  документов;

- информационно-справочная  работа;

- направление  на исполнение;

- контроль  исполнения;

- исполнение  документов;

- отправка  документов адресатам;

- формирование  дел в соответствии с номенклатурой;

- хранение  и использование документов в  текущей деятельности;

- подготовка  и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Ответственность за организацию хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет руководитель учреждения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора. 

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты. Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика. 

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

               

 

                    Список используемой литературы: 

1. Архипов В.А., Марков И.П., Соков А.Н. Организационно-распорядительная документация. Москва: Издательствово стандартов, 2004.
2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Москва: ИПК Издательство стандартов, 2004.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Москва: ИНИТИ-ДАНА, 2007.
4. Организация работы с документами: Учебник / Под редакцией профессора В.А. Кудряева. - 2-е издание переработанное и дополненное - Москва: ИНФРА-М, 2007. - 592 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

05.12.2014 г.