Контрольная работа по "Делопроизводству"

При оформлении документа  не на бланке в наименование должности  включается полное наименование организации.  

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается  первый экземпляр документа.

При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются  фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит «Гриф приложения».

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит  из слова «Приложение», его порядкового  номера (указывается арабскими цифрами  без знака № ), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса. 

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого  листа утверждаемого документа  проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются  с указанием всех необходимых  реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись»  и др.).

Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Реквизит «Гриф согласования».

Внешнее согласование оформляется  грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа  от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Реквизит «Визы».

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его  собственноручную подпись, расшифровку  подписи и дату.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».  

Визы проставляются  ниже реквизита «Подпись» на лицевой  стороне последнего листа первого  экземпляра документа слева. Проекты  распорядительных документов допускается  визировать на оборотной стороне  последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются  одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

Перечень согласующих  инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Реквизит «Печать».

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого  удостоверения их подлинности.

Устанавливается три  вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое  назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Порядок использования  и ответственность за хранение печатей  закрепляются в локальных нормативных  правовых актах организации, разрабатываемых  в соответствии с законодательством  Республики Беларусь.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе  располагается на лицевой стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе  включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.  

Отметка об исполнителе  может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился  документ (на первой строке), первыми  буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными. 

При оформлении документа  на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал – точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе  обязательно оформляется на исходящих  документах.

Реквизит «Отметка о  заверении копии».

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого  документа, в том числе реквизиты  бланка. Для придания копии документа  юридической силы она должна быть заверена.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело».

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело проставляется  на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело располагается  на нижнем поле первого листа документа  слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в  котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в  отметке указываются краткие  сведения об исполнении. 

Реквизит «Отметка о  поступлении».

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа  справа и состоит из полного или  сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

На документах, требующих  срочного исполнения, вместе с датой  допускается указывать время  поступления (часы, минуты).

 

2. Раскройте классификацию документов по сложности содержания, наименованию, сроками хранения, гласности, срочности и стадиям создания.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую  систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности  документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Служебные документы  могут подразделяться:

По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Вот лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По степени сложности  документы классифицируют на простые  и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласности  различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По срокам хранения документы  делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка). Подлинники  – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и адлежащим образом оформленный. Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом. Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу. 
Выписка из документа – копия части документа.

 

3. Дайте характеристику основных видов справочно-информационных документов.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные  и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята  сведению.

1. Акт 

Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия. Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения). 
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

2. Протокол 

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. 
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали».

3. Докладная  записка 

Докладная записка –  документ информационно-справочного  характера. Может содержать изложение  какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию. В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации). Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель. 
Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно. 
Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя – организации или должностного лица.