Контрольная работа по "Документационному обеспечению управления"

Министерство  образования Сахалинской области

Государственное бюджетное образовательное учреждение  
среднего профессионального образования  
«Сахалинский промышленно-экономический техникум»

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
по дисциплине: Документационное обеспечение управления 
Вариант № 1

 

 

 

Исполнитель:  
Соловых Алексей Валентинович

студент заочной  формы обучения, гр. ЗС-1201, 
специальность 030912

 

Руководитель:

__________________

преподаватель

 

 

Оценка:  

 

 

Руководитель:  

 

 

Нормоконтроль:  

 

 

 

 

 

 

Южно-Сахалинск, 2014

1. Понятие «документ» и информация. Свойства и функции документа в системе управления

 

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие  широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли  знания имеется одна или несколько  версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым  придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном  уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение  документа: «Документ» - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Согласно  Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа  предполагают:

• наличие информации, смыслового содержания;
• стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
• функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документ  специально создается с целью  хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как  источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения  и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» - ученный, «doctrina» - учение, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русский  язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая  бумага, составленная законным порядком  и могущая служить доказательством  прав на что-нибудь (имущественных,  состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо  обязанностей (условия, договоры, долговые  обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация - в значении подготовки и использования, подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к  сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные научный оборот П.Отле:

а) любой  источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной  форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это  понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так  и радио-, телепередачи, театральные  представления;

б) документами  являются материальные объекты с  зафиксированной информацией, собранные  человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические  предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения  информации с целью ее передачи в  пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и  документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Концепция П.Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Начиная с 1950-х годов в официальной  терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина «документ», связанного с понятием «информация» и «коммуникация». Существенный вклад в уточнение и развитие понятия «документ» как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г.Воробьев, Р.С.Гиляревский, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черный, Г.Н.Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С.Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х годов практически  одновременно, уточняя смысл понятия  «документ» О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

Главной составляющей документа выступает  информация, т.е. самые различные  данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные  для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «информация»: «Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В настоящее  время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как  и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь  информацией. В нынешних условиях очень  важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими  словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным  инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с  использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в  себя:

• информационные ресурсы - документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);
• информационные массивы, представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;
• информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;
• различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

На сегодняшний  день в Российской Федерации накоплены  огромные запасы информации, сосредоточенной  в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях  информации. Эта информация применяется  повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных  учреждениях и других организациях.

База  данных - это набор данных, достаточный  для достижения установленной цели и представленный на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся информации.

Банк  данных - это автоматизированная информационная система, состоящая из одной или  нескольких баз данных и системы  хранения, обработки и поиска информации.

Любая сфера  человеческой деятельности, так или  иначе, связана с документной  информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования  в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом  интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность  сообщения. Незавершенное, фрагментарное  сообщение не может быть полноценным  документом. Исключение составляют незаконченные  литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как  любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного  текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования  информации. Фиксированное сообщение  имеет знаковую форму потому, что  только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые  воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

д) документ - это информация, которая зафиксирована  на материальном носителе способом, созданным  человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Сама  информация не выступает достаточным  признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых  и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и  передавать информацию в пространстве и времени.