Оформление,
реквизиты должностной инструкции
Поскольку в Трудовом кодексе не содержится
упоминания о должностной инструкции
и порядок составления инструкции нормативными
правовыми актами не урегулирован, работодатель
самостоятельно решает, как ее оформить
и вносить в нее изменения, будет ли она
приложением к трудовому договору или
утверждаться как самостоятельный документ.
Традиционно должностная инструкция оформляется
на общем бланке организации. Обязательные
реквизиты должностной инструкции: наименование
организации, дата, номер документа (при
непосредственном утверждении руководителем),
место составления, заголовок к тексту,
визы согласования, подпись, гриф утверждения.
Должностную инструкцию подписывает руководитель
структурного подразделения и утверждает
руководитель (заместитель руководителя)
организации – куратор данного подразделения.
Визируют должностные инструкции руководители
заинтересованных подразделений и юридической
службы (юрист), а также другие должностные
лица, от действий которых может зависеть
ее выполнение. Датой должностной инструкции
является дата ее утверждения. Так как
должностная инструкция имеет большое
значение в случае привлечения работника
к дисциплинарной ответственности, установления
испытательного срока и в других случаях,
то обязательной частью инструкции является
лист ознакомления, и сам факт вручения
одного ее экземпляра работнику служит
доказательством того, что он был заблаговременно
ознакомлен с этим документом.
Состав реквизитов должностной инструкции
в соответствии с предписаниями ГОСТа
включает:
Наименование организации – автора (разработчика)
документа должно указываться полностью,
в точном соответствии с наименованием,
закрепленным в ее учредительных документах.
Уточним, что наименования организаций,
относящихся к ведению субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с государственным
языком Российской Федерации (русским)
собственный государственный язык,
должны указываться на обоих языках.
Непосредственно над полным наименованием
организации – автора (разработчика) указывается
сокращенное либо, в отсутствие такового,
полное наименование вышестоящей организации
(органа управления (власти)) (при их наличии).
Сокращенное наименование организации
– автора (разработчика) указывается в
тех случаях, когда оно закреплено в ее
учредительных документах.
Наименование обособленного структурного
подразделения организации – филиала,
территориального отделения, представительства
и пр. – указывается, если именно оно является
автором (разработчиком) документа. Наименование
вида документа должно соответствовать
видам документов, предусмотренным ОКУД
(класс 0200000 – “Организационно-распорядительная
документация”). Код должностной инструкции,
как элемента организационно-распорядительной
документации: 0253051. Наименование вида
документа располагается ниже последней
строки реквизита “Наименование организации”
на одну-две строки. Для отображения наименования
вида документа может быть использован
шрифт в полужирном и (или) прописном начертании:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ).
Дата документа – это реквизит, в котором
зафиксировано время утверждения, подписания
документа. В рассматриваемом нами случае
это дата утверждения должностной инструкции
(об утверждении документа и соответствующем
реквизите см. ниже). Дата документа указывается
непосредственно после его утверждения
должностным лицом с соответствующими
полномочиями. Дата документа располагается
на одну – две строки ниже реквизита “Наименование
вида документа” с учетом вида бланка,
на котором производится оформление должностной
инструкции. Регистрационный номер документа
– это номер, присвоенный ему в соответствии
с правилами регистрации документов в
организации. Уточним, что регистрационный
номер должностной инструкции, помимо
порядкового номера, присвоенного документу
в составе функциональной подгруппы (подгруппы
инструкций в составе группы организационно-нормативной
документации), может включать и иные условные
цифровые обозначения, как-то: индекс дела
(в составе которого предполагается хранить
контрольный экземпляр должностной инструкции)
по номенклатуре дел организации, условное
буквенное обозначение наименования вида
документа, информация об исполнителе
документа и др.
Регистрационный номер документа дополняется
условным обозначением номера “N” и указывается
на одной строке с реквизитом “Дата документа”
(правее последнего) непосредственно после
утверждения проекта должностной инструкции
– с поступлением на регистрацию с учетом
вида бланка, на котором производится
оформление должностной инструкции. Место
составления документа указывается в
том случае, если это не представляется
возможным определить по реквизиту “Наименование
организации” – например, если в наименовании
организации не упоминается соответствующая
информация. Напротив, из наименования
“Негосударственное образовательное
учреждение “Московский центр детского
творчества” следует, что местом составления
должностной инструкции является г. Москва
и, следовательно, в этом случае нет необходимости
применять данный реквизит при оформлении
документа. Место составления или издания
должностной инструкции указывается в
соответствии с принятой системой административно-территориального
деления, при этом для юридических лиц
местом составления документа, как правило,
является место его нахождения, определяемое
по месту государственной регистрации
(по так называемому юридическому адресу)
организации. Наименования населенных
пунктов, указываемые в качестве места
составления должностной инструкции,
в необходимых случаях могут быть дополнены
общепринятыми сокращениями.
Гриф утверждения документа - это реквизит,
придающий нормативный или правовой характер
его содержанию. В общем случае гриф утверждения
должностной инструкции включает: слово
УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без
кавычек), наименование должности лица,
уполномоченного утвердить должностную
инструкцию, подпись и расшифровку подписи
(инициалы, фамилия, а также дата утверждения,
оформленная в соответствии с вышеизложенными
правилами, но чаще словесно-цифровым
способом). В отношении должностных инструкций
применение подобного подхода оправданно,
если необходимо одновременно ввести
в действие более чем одну должностную
инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих
организаций (органов управления (власти)),
могут утверждаться должностные инструкции
первых лиц (руководителей) организаций,
занимающих по отношению к указанным организациям
(органам) подчиненное положение.
Гриф утверждения документа располагается
в правом верхнем углу лицевой стороны
первого (титульного) листа должностной
инструкции. Заголовок к тексту должен
кратко и точно отражать содержание и
функциональное назначение документа.
Заголовок к тексту должностной инструкции
должен быть согласован с наименованием
документа и обычно формулируется в родительном
падеже (например, “должностная инструкция
бухгалтера”). Заголовок к тексту располагается
на одну или две строки ниже реквизита
“Место составления документа”. При расположении
реквизита принимается во внимание вид
бланка, на котором выполнено оформление
документа. Текст должностной инструкции
содержит основное смысловое содержание
документа. В соответствии с законодательством
Российской Федерации и субъектов Российской
Федерации текст должностной инструкции
может составляться на государственном
языке Российской Федерации либо на государственных
языках субъектов Российской Федерации.
Как отмечалось ранее, для должностной
инструкции наиболее типично изложение
ее основного смыслового содержания в
виде связного текста, представляющего
собой грамматически и логически согласованную
информацию о полномочиях, взаимоотношениях
и ответственности соответствующего должностного
лица (категории работников).
При включении таблиц в текст должностной
инструкции следует:
снабдить графы и строки таблицы заголовками,
выраженными именами существительными
в именительном падеже; согласовать имеющиеся
в таблице подзаголовки граф и строк с
заголовками. Основные элементы структуры
текста должностной инструкции – разделы
– должны иметь названия и нумерацию,
выполненную римскими цифрами. Для отображения
названий разделов может быть использован
шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
Точки в конце заголовков не проставляются.Пункты
и подпункты названий не имеют и нумеруются
в составе соответствующих разделов арабскими
цифрами. Если должностная инструкция
разработана на основании (во исполнение)
документов (например, организационно-распорядительных)
других организаций (органов управления
(власти)) либо ранее изданных документов
(к примеру, типовой должностной инструкции),
то об этом следует сделать соответствующее
упоминание в тексте. Текст должностной
инструкции располагается на одну или
две строки ниже последней строки реквизита
“Заголовок к тексту” с выравниванием
по ширине. При расположении текста должностной
инструкции на двух и более страницах
последние, за исключением титульной (первой),
снабжаются нумерацией. Нумерация страниц
документа производится в возрастающем
порядке арабскими цифрами. Номера страниц
указываются посередине верхнего поля.
Точки после цифр, обозначающих номера
страниц, не ставятся. Отметка о наличии
приложения применяется при оформлении
должностной инструкции в следующих двух
случаях:
1. Должностная инструкция, выполняющая
функцию основного документа, имеет приложение
(приложения). Если приложение (приложения)
к документу упоминаются по тексту должностной
инструкции, то отметка о наличии приложения
оформляется одной-двумя строками ниже
последней строки реквизита “Текст”,
например, следующим образом: “Приложение:
на 3 л. в 1 экз. Если же должностная инструкция
имеет приложение, не упоминаемое по тексту,
то отметка о его наличии оформляется
следующим образом: “Приложение: график
обхода и осмотра охраняемого объекта
на 1 л. в 1 экз.” Отметка о наличии приложения,
в свою очередь, имеющего приложение, оформляется
следующим образом: “Приложение: график
обхода и осмотра охраняемого объекта
и приложение к нему, всего на 2 л.” Отметим
также, что приложения в составе документа
должны быть подписаны исполнителями
(разработчиками) приложений или их непосредственными
начальниками (руководителями структурных
подразделений, в которых разрабатывались
те или иные приложения). Подпись (подписи)
под приложением оформляется в соответствии
с правилами, предусмотренными для оформления
реквизита “Подпись” .
3. Контроль исполнения
документов: понятия, назначение, виды.
Принципы организации контроля.
Сроки исполнения. Технология ведения
контроля. Анализ исполнения документов
в учреждении.
Документационное обеспечение управления
(ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы
с официальными документами. Документационное
обеспечение управления охватывает весь
комплекс работ по созданию и оформлению
документов, их исполнению и контролю
сроков исполнения, по учету документов,
формированию дел из исполненных документов,
хранению и использованию текущих дел,
подготовке их к сдаче в архив. Документационное
обеспечение управления выполняет специальная
служба, действующая на правах самостоятельного
структурного подразделения. Это может
быть: управление делами, общий отдел,
канцелярия или секретариат. В небольших
организациях, где объем обрабатываемых
документов невелик и создание такой службы
нецелесообразно, всю работу по документационному
обеспечению управления выполняет секретарь
руководителя или специально выделенный
для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой
деятельности организации - важнейшая
обслуживающая функция управления, от
рациональной организации которой зависят
скорость и качество принятия управленческих
решений, эффективность работы организации
в целом. Выбор организационной формы
службы ДОУ зависит от решения руководства
и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной
формы работы с документами закрепляется
в инструкции по делопроизводству.
Таким образом, служба ДОУ решает три основных
комплекса задач:
1. обеспечение документирования управленческой
деятельности;
2. организация работы с документами в
учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы
с документами.
Контроль исполнения документов
Основная часть поступивших документов
(около 80 %) направляется из канцелярии
в структурные подразделения для исполнения
или ознакомления и использования в работе.
На документах, которые в последующем
должны храниться в делах канцелярии,
ставится штамп «Подлежит возврату». В
экземплярах РКК делается отметка о передаче
документа: указываются индекс подразделения,
дата, фамилия лица, которому передан документ.
Один экземпляр РКК помещается в справочную
картотеку канцелярии, второй экземпляр
вместе с документом направляется в документационную
службу структурного подразделения. Дополнительный
экземпляр РКК на контролируемые документы
передается в группу контроля канцелярии.
Документы, требующие рассмотрения руководством,
направляются секретарям (в секретариаты)
руководителей. Экземпляры РКК на документ
помещаются в справочную и рабочие картотеки
сотрудника группы регистрации канцелярии
и секретаря. Если в документе имеется
ссылка на более ранние документы, секретарь
или помощник руководителя находят их
и передают руководителю вместе с поступившим
документом. Помощники могут также предварительно
готовить варианты проектов решения по
документу, подбирать необходимые материалы,
консультироваться с ведущими специалистами
отрасли. Документы должны рассматриваться
руководителем, как правило, в день поступления
документов в учреждение. Решение по сложным
документам принимается в течение более
длительного времени, но в срок не свыше
2 дней. Решение руководителя по документу
отражается в резолюции. Корреспонденция
с пометкой «лично» вскрывается самим
руководителем, а не помощником или секретарем.
После рассмотрения такие письма могут
передаваться руководителем в канцелярию
для регистрации и направления на исполнение.
Срочные особо важные документы рекомендуется
передавать руководителю до регистрации.
Предварительно с ними могут быть ознакомлены
соответствующие специалисты. После рассмотрения
руководителем документы возвращаются
в канцелярию для переноса в экземпляры
РКК резолюции и внесения отметки о направлении
дальнейшего движения документа. По завершении
этой операции документ с одним экземпляром
РКК направляется в структурное подразделение
на исполнение. Документы, с которыми должны
работать несколько структурных подразделений,
передаются им поочередно или одновременно
(в копиях). Оригинал документа передается
специалисту, названному в резолюции первым
и ответственному за выполнение всех заданий
и поручений по документу. В целях избежания
возвратного перемещения документа от
руководителя в канцелярию внесение в
РКК указанных записей и передачу документа
на исполнение может выполнять секретарь
руководителя. В структурных подразделениях
соблюдается аналогичный порядок рассмотрения
документов руководителем. Однако документы,
полученные из канцелярии, повторно не
регистрируются. Факт их поступления фиксируется
включением поступившей вместе с документом
РКК в справочно-контрольную картотеку
подразделения. После рассмотрения руководителем
документы передаются специалистам. В
РКК записывается резолюция и делается
отметка о передаче документа. Перемещение
документа между руководителями, структурными
подразделениями и специалистами осуществляется
через документационную службу и с экземпляром
РКК, который в период работы с документом
хранится в соответствующей картотеке.
Все перемещения обязательно отражаются
в РКК. По документам, зарегистрированным
в канцелярии, эта информация сообщается
в группу регистрации канцелярии для внесения
ее в экземпляр РКК, хранящийся в справочной
картотеке. Передача документов без информирования
об этом документационной службы не допускается.
Этап исполнения документов (документирования
управленческих решений и действий) является
единым звеном в технологических схемах
обработки и движения поступивших и отправляемых
или внутренних документов. В обработке
поступивших документов это завершающий
этап, для отправляемых и внутренних документов
- начальный этап обработки и движения.
Технология обработки и движения отправляемых
и внутренних документов на стадии их
подготовки во многом совпадает и включает
следующие последовательно выполняемые
этапы:
· исполнение документов (составление
ответного или инициативного документа,
его машинописное изготовление, согласование,
визирование, подписание и утверждение);
· регистрация;
· экспедиционная обработка - для отправляемых
документов;
· передача на рассмотрение, принятие
решения и исполнение - для внутренних
документов.
Составление ответного или инициативного
документа, прежде всего его текста, является
начальной творческой операцией, входящей
в этап исполнения документов, и осуществляется
руководителями и специалистами. Ответные
документы содержат результаты работы
с поступившими документами, устными запросами
учреждений и лиц. Инициативные документы
отражают решения руководителей, советов
трудовых коллективов и специалистов,
принимаемые ими при выполнении управленческих
функций. Доля всех творческих операций
на этапе исполнения документов не превышает
обычно 10-12 %. Остальные операции имеют
формально-логический и технический характер
и связаны с неоднократным перепечатыванием
документов, считыванием и правкой текста,
перемещением документа по инстанциям
в процессе согласования, подписания,
утверждения. Многие поступившие документы
не требуют составления ответного письма
и присылаются для использования в работе
(нормативные, инструктивные и др.), информирования
по основным вопросам деятельности, обобщения
и включения в плановые, отчетные и другие
документы. Результат целевого использования
информационных сведений указывается
непосредственно на самом поступившем
документе и в РКК. Например: Включено
в план; Ознакомлен (дата, подпись). Для
ускорения решения управленческих задач
и сокращения рабочего времени специалистов,
затрачиваемого на подготовку документов,
целесообразно отказаться от составления
ответных документов по многим текущим
вопросам. Содержание решения или результат
работы с поступившим документом сообщается
в этом случае заинтересованному учреждению
или лицу по телефону. Телефонный разговор
позволяет, кроме того, уточнить необходимую
информацию и избежать новых письменных
запросов. При необходимости письменного
подтверждения устного сообщения учреждению
возвращается поступивший от него документ
с заверенной печатью резолюцией руководителя
или решением (справкой) специалиста. Перед
отправкой с документа снимается ксерокопия
для включения в дело. В РКК вносятся отметки,
отражающие процесс работы с документом.
документ канцелярия перемещение исполнение.
Проект документа согласовывается составившим
его специалистом с руководителями заинтересованных
структурных подразделений, в отдельных
случаях - с юридической службой, общественными
организациями или другими учреждениями.
Количество согласований (виз и грифов
согласования) должно быть минимальным
и определяться реальной деловой необходимостью.
Затем согласованный проект документа
вместе со всеми материалами, послужившими
основанием и возникшими при его составлении,
передается руководителю для подписания.
Руководитель учреждения подписывает
наиболее важные документы, относящиеся
к сфере деятельности учреждения в целом.
Основную массу документов подписывают
заместители руководителя и руководители
структурных подразделений. Демократизация
процесса управления требует снижения
уровня подписания документов и предоставления
этого права основным специалистам в рамках
их должностей и профессиональной компетенции.
После подписания отправляемые и внутренние
документы передаются в документационную
службу для регистрации (учета и включения
в справочно-информационную систему).
Регистрация ведется децентрализованно
в соответствии с уровнем подписания документа.
Документы за подписью руководителя учреждения
или его заместителей регистрируются
в канцелярии, остальные документы - секретарем
структурного подразделения. Перед регистрацией
сотрудник документационной службы проверяет
правильность оформления документа, наличие
подписи необходимого уровня, виз, приложений,
всех экземпляров документа и материалов,
использовавшихся при его составлении,
в том числе поступившего документа со
всеми приложениями и отметкой об исполнении.
Неправильно оформленные и некомплектные
документы возвращаются специалисту.
Регистрационный номер (индекс) инициативного
отправляемого документа (письма, заключения,
отчета и др.) строится так же, как и индекс
поступившего документа, однако может
дополнительно содержать индекс подразделения,
в котором готовился документ. Индекс
распорядительных документов, протоколов
и актов состоит из порядкового номера
и индекса дела по номенклатуре. Все прочие
документы, не отправляемые за пределы
учреждения, порядкового номера не имеют,
им присваивается индекс дела по номенклатуре.
Индекс документа проставляется в бланках
и РКК. Ответному отправляемому документу
присваивается индекс поступившего документа
с добавлением очередного порядкового
номера в классификационной группе. Отдельная
РКК на него не заводится. Факт отправки
ответного документа фиксируется в РКК
соответствующего поступившего документа.
На инициативные отправляемые документы
и внутренние документы заполняются экземпляры
РКК, которые включаются в рубрику неисполненных
документов справочной картотеки (раздела),
в соответствующую группу корреспондентов
или адресатов. Карточки на распорядительные
документы могут формировать тематические
(кодификационные) картотеки. После регистрации
первый экземпляр отправляемого документа
передается в экспедицию. При необходимости
специалист - составитель документа указывает
вид отправления (заказное письмо, нарочным
и т.д.). Распорядительные, инструктивные
и другие подобные документы, протоколы
рассылаются в виде размноженных заверенных
копий или выписок. Рассылка осуществляется
по подведомственным организациям и предприятиям
почтой, по структурным подразделениям
учреждения - курьерами. Докладные записки,
справки и другие подобные документы передаются
адресатам внутри учреждения в подлиннике.
Дальнейшая работа с документами, не отправляемыми
за пределы учреждения (внутренними документами),
соответствует технологии обработки и
движения поступивших документов. При
передаче этих документов они комплектуются
экземплярами РКК, что позволяет исключить
их повторную регистрацию в документационной
службе структурных подразделений. Отправка
документов ведется централизованно экспедицией,
а в некрупных учреждениях - секретарем.
Документы должны быть отправлены адресатам
в день подписания. В экспедиции выполняются
следующие операции по обработке отправляемой
корреспонденции:
· проверка комплектности и правильности
оформления документов,
· сортировка их по адресатам,
· написание на конверте почтового адреса
и наименования адресата,
· фальцевание (складывание) листов,
· конвертование,
· проставление знака почтовой оплаты
и штампа учреждения,
· заклеивание конвертов,
· составление реестров на заказную и
ценную корреспонденцию,
· передача корреспонденции в почтовое
отделение.
Документы, направляемые одному адресату,
отправляются в одном конверте. Таким
образом, документооборот как процесс
сложной и многоэтапной обработки и движения
документов (документной информации),
обеспечивает решение управленческих
задач и функционирование органов управления.
Важнейшей составной частью контроля
как функции управления является контроль
за своевременным и фактическим выполнением
(исполнением) решений, заданий и поручений,
содержащихся в документах, предложений,
заявлений и жалоб граждан. Виды контроля
Существует два вида контроля за исполнением
документов:
· контроль по существу решения вопроса,
· контроль за сроками исполнения задания.
Контроль исполнения документа по существу
затронутых в нем вопросов осуществляют
руководители учреждения, руководители
структурных подразделений, а также уполномоченные
ими лица, например, помощники (референты)
руководителей, кураторы и т.п. Руководители
всех рангов и специалисты несут ответственность
за правильное и своевременное принятие
решений по всем вопросам, поставленным
в документе, фактическое и полное выполнение
этих решений.
Контроль за сроками фактического исполнения
(сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительных
документов сосредоточивается в документационной
службе учреждения и ведется в канцелярии
сотрудниками группы контроля, инспекции
при руководителе, секретариата, отдела
писем (жалоб) граждан, в структурных подразделениях
- секретарями, инспекторами или лицами,
ответственными за обработку документов.
Сроковый контроль исполнения документов,
относящимся к другим системам документации
(плановой, снабженческой и т.д.) возлагается
на технических работников соответствующих
функциональных структурных подразделений.
Задачи срокового контроля
Основными задачами системы срокового
контроля исполнения документов являются
следующие:
· фиксировать все поставленные на контроль
документы, указания, поручения, задания,
мероприятия, управленческие решения
и помнить их до окончания исполнения;
· корректировать массив хранимой контролируемой
информации при изменении сроков исполнения,
состава специалистов, работающих с документом,
и движении документа в процессе работы
с ним;
· информировать руководителей, специалистов
и сотрудников документационной службы
о состоянии и ходе исполнения документов,
осуществлять оперативный поиск сведений
о документах по запросам;
· напоминать руководителям, специалистам
и контролирующим подразделениям о наличии
неисполненных документов и поручений;
· фиксировать факты исполнения или неисполнения
контролируемых документов;
· анализировать уровень исполнительской
дисциплины по учреждению в целом, структурным
подразделениям, специалистам, видам документов
и другим аспектам.
Главными функциями, выполняемыми документационной
службой в процессе контроля за сроками
исполнения документов, являются ведение
· предупредительного (текущего) контроля
и
· последующего (итогового) контроля.
Предупредительный (текущий) контроль
имеет активное управленческое влияние
на ход исполнения документа и осуществляется
путем периодической проверки и регулирования
процесса исполнения, сигнализирования
специалисту, руководству структурного
подразделения и учреждения о приближении
срока окончания исполнения и необходимости
завершения работы по документу или поручению.
Последующий (итоговый) контроль проводится
документационной службой периодически
(еженедельно, ежемесячно, ежеквартально).
Он представляет собой аналитическое
обобщение исполнительской дисциплины
в структурных подразделениях. Результаты
последующего контроля находят отражение
в итоговых количественных и списочных
сводках состояния исполнения контролируемых
документов. Последующий контроль в обязательном
сочетании с контролем предупредительным
является эффективным средством повышения
дисциплины служащих, стимулирующим фактором
роста их трудовой активности. Ведение
в учреждении только последующего контроля
исполнения документов не допускается.
В основе технологии контроля исполнения
документов лежит применяемая в учреждении
система регистрации документов. При централизованной
регистрации документов функции контроля
также выполняются централизованно. Деценетрализованная
регистрация осложняет контроль исполнения
документов, так как функции контроля
осуществляются в множестве пунктов регистрации
документов. Документы, зарегистрированные
в канцелярии учреждения, контролируются
на двух уровнях: в контрольном подразделении
канцелярии и секретарями в структурных
подразделениях. Контролю исполнения
подлежат все зарегистрированные документы,
требующие принятия решения и/или выполнения
определенных управленческих действий,
составления ответных и других документов,
внесения изменений в нормативные, инструктивные
и другие документы. Учитывая низкий уровень
исполнительской дисциплины в стране,
все документы, требующие исполнения и
ответа, должны быть поставлены на контроль.
Предметом контроля в распорядительных
документах и решениях коллегиальных
органов служат не сами документы, а содержащиеся
в них задания и поручения. Обязательному
контролю исполнения подлежат предложения,
заявления и жалобы граждан, запросы депутатов
и решения заседаний совета и собраний
трудового коллектива. Контролируется
также процесс и сроки ознакомления руководителей
и специалистов с документами, присланными
для использования в работе (приказами,
инструктивными письмами и т.п.). Состав
наиболее массовых категорий контролируемых
документов с указанием типовых сроков
их исполнения или предоставления закрепляется
в специальном перечне, включаемом в приложении
к инструкции по документационному обеспечению
деятельности учреждения, и в табеле документов.
По указанию руководства учреждения или
структурного подразделения на контроль
может быть поставлен любой документ,
не включенный в перечень, отдельные пункты
документа, устные и письменные поручения
руководства. Срок исполнения документа
исчисляется в календарных днях с даты
получения документа учреждением, для
других документов - с даты подписания
или утверждения. Типовые сроки исполнения
устанавливаются актами высших органов
государственной власти и государственного
управления страны, субъектов федерации,
центральных, функциональных и отраслевых
органов управления. Для документов, не
указанных в перечне контролируемых документов,
сроки исполнения не должны превышать
10 дней. В распорядительных документах
и документах коллегиальных органов срок
исполнения устанавливается отдельно
в каждом пункте - по заданиям и поручениям.
Индивидуальный срок исполнения документа
определяет руководитель и фиксирует
его в резолюции. Однако этот срок не должен
быть больше типового для данной категории
документа. Сложные задания, требующие
длительных сроков исполнения, делятся
на этапы выполнения с целью проверки
исполнения каждого этапа. Продление типовых
и индивидуальных сроков исполнения для
всех категорий и видов документов допускается
с разрешения установивших их учреждений
или руководителей. Продление срока необходимо
письменно оформить сразу же после получения
документа структурным подразделением
или не менее чем за 2-3 дня до истечения
срока, если в процессе работы над документом
выявляются причины, препятствующие соблюдению
указанного срока. Продление срока исполнения
является исключительным событием и должно
быть мотивировано серьезными обстоятельствами.
При продлении срока решается вопрос о
необходимых изменениях в содержании
задания и составе специалистов. Выполнение
контрольных операций организуется таким
образом, чтобы в любой момент руководители,
специалисты и документационная служба
имели достоверную и полную информацию
о ходе исполнения каждого документа.
Заключение
На мой взгляд, на современном этапе развития
технологий можно вести речь только об
электронном виде документационного обеспечения
управления. С каждым годом электронные
документы все больше превращаются в важнейшее
средство закрепления, обмена и хранения
информации о современном обществе. Практически
все властвующие и хозяйствующие субъекты
в своей работе в той или иной степени
используют информационные технологии.
Следует ожидать, что в ближайшие годы
электронные документы превратятся в
серьезные источники информации для принятия
важнейших решений на всех уровнях управления.
Список использованной литературы
1. Федеральный закон «Об
архивном деле в Российской
Федерации» от 22 октября 2004 года
№ 125 ФЗ (с изменениями, внесенными
Федеральным законом от 4 декабря
2006 года № 202_ФЗ). / Российская Газета
- Федеральный выпуск - № 3614 от 27.10.04
г.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. - М.: Издательство стандартов,
2003.
3. Государственный стандарт
РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения».
- М.: Издательство стандартов, 2003.
4. М.И. Басаков. Делопроизводство.
Учебное пособие. 4_е изд. перераб. и доп.
- М.: Издательско-торговая корпорация
«Дашков и К», 2005 -336 с.
5. Документы и делопроизводство:
Справочное пособие /Т.В. Кузнецова,
М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов:
Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2001 - 271
с.
6. М.М. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.
Курс делопроизводства. Документационное
обеспечение управления: Учебное
пособие для ВУЗов. 3_е изд., испр.
и доп. - М.: Инфра-М, 2000.
7. В.А. Кудрявцев. и др. «Организация
работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М,
2004.
8. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство
(организация и технология документационного
обеспечения управления). Учебник
для ВУЗов - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000.
9. Н.С. Ларьков. Документоведение.
Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006. -427с
10. В.Н. Марков. Справочник
по делопроизводству. - Санкт - Петербург,
«Альфа», 2002.