Контроль за строками виконання

Укоопспілка

Чернігівський кооперативний  технікум

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему: «Контроль за строками виконання»

З дисципліни: «Діловодство в юридичній практиці»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
Чернігів 2013  

Зміст

Вступ 3

Контроль  за строками виконання документів 4

Висновок 7

Література 8

 

 

 

ВСТУП 

Завданням контролю за виконанням документів є  забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.

Відповідальність  за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов'язків та керівники структурних  підрозділів.

Контролю  підлягає виконання всіх зареєстрованих в канцелярії документів, для яких зазначено термін виконання.

Відповідальність  за своєчасне і якісне виконання  документа несуть особи, вказані  у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випадках, коли документ виконується  кількома виконавцями, відповідальним буде той, хто вказаний першим у резолюції  або зазначений поміткою "скликання". Він організовує здійснення доручення, забезпечує колегіальне обговорення  питання і підготовку узгодженого  рішення та подає на розгляд керівництву  повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців.

Співвиконавці зобов'язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю з  резервом часу не менше ніж 20 відсотків  до настання строку виконання доручення.

Відповідальність  за своєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції. 

Контроль за строками виконання документів

 

Організацію контролю за виконанням документів подаємо за Примірною  інструкцією з діловодства (від 17 жовтня 1997р. № 1153).

 

Порядок контролю за виконанням документів. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані  документи, в яких встановлено завдання.

 

Обов’язково контролюється  виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

 

Відповідальність за виконання  документа несуть особи, зазначені  у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції  зазначений першим.

 

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України  та дорученнями Прем’єр-міністра України, здійснює один з перших заступників  або заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу  обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на спеціально створену контрольну службу.

 

У структурних підрозділах  безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

 

Строки виконання документів. Документи можуть бути із зазначенням  і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані  у самому документі або встановлені  актами законодавства.

 

Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою „терміново” - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа  надається один день.

 

Строк виконання документа  може бути змінений лише за вказівкою  посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової  особи, яка її заміщає. У разі потреби  строк може бути продовжено за обґрунтованим  проханням виконавця, яке подається  не пізніш як за три робочих дні  до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

 

Розглядає і встановлює строк  виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної  Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, керівник органу виконавчої влади особисто (відразу після реєстрації документа).

 

Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів  України розробнику, проводиться  не пізніше ніж у п’ятиденний  строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено  інше.

 

Пропозиція щодо продовження  строку виконання акта або доручення  Президента України, надісланого Кабінетом  Міністрів України, подається органом  виконавчої влади до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з  проектом листа Главі Адміністрації  Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

 

Здійснення контролю за виконанням документів.

 

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

 

- постановку документів (доручень) на контроль, формування  картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного  доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки  і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення  результатів контролю за виконанням  Документів (доручень);

- інформування керівника  про хід та підсумки виконання  документів (доручень);

- повідомлення про хід  і підсумки виконання документів  на оперативних зборах, засіданні  колегіальних органів;

- зняття документів з  контролю;

- формування картотеки  виконаних документів.

 

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних  картках (PKK). Під час взяття документа  на контроль на лівому полі його першого  аркуша проставляється штамп „Контроль” або літера „К”, після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної  картотеки.

 

РКК документів, що перебувають  на контролі, групуються в спеціальній  контрольній картотеці або у  відповідному розділі довідкової картотеки  за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення  тощо).

 

Дані про хід виконання  документів, одержані шляхом телефонного  запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у  графу „Контрольні відмітки”. При  цьому попередні записи не закреслюються.

 

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних  підрозділів-виконавців переліки не виконаних  у встановлені терміни документів. Після заповнення відповідних граф перелік повертається до контрольної  служби.

 

В установі з великим обсягом  документообігу контроль за виконанням документів може провадитись за допомогою  ПК.

 

При автоматизованій формі  контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

 

Документ вважається виконаним  лише тоді, коли поставлені в ньому  питання вирішені і кореспонденту  дано відповідь по суті.

 

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка  поставила його на контроль; при  цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа  і зняття його з контролю вносяться  до РКК.

 

При автоматизованій формі  контролю після виконання документа  виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

 

Дані про наслідки виконання  взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються  керівництвом установи.

 

 

ВИСНОВОК

 

Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:

 

- канцелярія — за дорученнями  Верховної Ради України, Президента  України, Кабінету Міністрів України  та іншими документами, що надходять  від вищих державні органів,  запитами та зверненнями народних  депутатів України, зверненнями  громадян, дорученнями керівництва  за документами, які надійшли  від міністерств і відомств, підприємств  і організацій, окремими дорученнями  керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;

 

- групи спеціалістів, підпорядкованих  структурним підрозділам.

 

У структурних підрозділах  безпосередній контроль за дотриманням  строків виконання документів здійснює діловод або особа, спеціально призначена для цього.Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає керівнику організації.

Загальний контроль за дотриманням  строків виконання документів і  доручень структурними підрозділами та узагальнення даних в апараті  покладається на загальний відділ.

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ:

1. Зубенко Л.Г., Немцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. - К.: ТОВ «УВПК «ЕксОб», 2002. - 272 с.
2. Палеха Ю. Кадрове діловодство: Навч. посібник (зі зразками сучасних ділових паперів). - 5-те вид., доп. - К.: Ліра-К. - 2009. - 476 с.
3. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед, спец. навч. закладів / С.В. Глущик, О.B. Дияк, С.В. Шевчук. - 3-тє вид., переробл. і допов. - К.: А.С.К., 2001. - 400 с.
4. Іванова Т. В., Піддубна Л. П. Муніципальне діловодство: Навч. посібник. - К.: Либідь, 2004. - 312 с.
5. http://infolibrary.com/content/1318_34Kontrol_za_vikonannyam_dokymentiv_i_terminami.html