Лингвистические особенности текстов служебных документов

            Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют "расщепленными" сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний можно образовать параллельные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм в этих словосочетаниях смысловой акцент переносится с глагола на существительное, и для документа такой перенос является значимым: помочь - оказать помощь, реконструировать произвести или осуществить реконструкцию, расследовать - пропусти расследование, проконтролировать - обеспечить контроль, содействовать - оказать содействие, оши­биться - допустить ошибку и др. Существительное в этих словосочетаниях выступает в документе на первый план.

3. Устойчивые словосочетания с  отыменными предлогами, мотивирующими  действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением); в связи  с началом (возможностью, необходимостью); в целях улучшения (ограничения, экономки); в силу обстоятельств); в от ношении (лиц, граждан, исполнителей); по линии (профсоюза, комитета) и др.

         Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

          Строгость формы, логика и стандарт прослеживаются в документе и на уровне целостного предложения. Четкая структура предложения, правильный порядок слов - вот те признаки стандартизованности, которые проявляются на уровне фразы в тексте документа.

 

          Правильный порядок слов - это когда подлежащее (субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое следует за ним. В официально-деловой речи из-за нарушения правильного порядка слов трудно бывает установить, кто (или что) является субъектом действия. Например: Город с 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод. Субъектом действия является завод, поэтому слово "завод" должно стоять в начале предложения. Правильный вариант: Новый завод полностью обеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением.

         Так же в русском языке действуют определенные правила расположения слов по их информативной значимости. В письменной речи существует специфический принцип "линейной" подачи информации, согласно которому сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем основная, причем основная располагается после сказуемого.

       Еще одной существенной особенностью синтаксиса деловой речи является употребление однотипных падежных форм. Употребление однотипных падежных форм при имени существительном принято называть нанизыванием падежей .

      Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например: ...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов таможенного контроля,...

 

 

       2.3 Стандартизация текста

 

        Языковой материал, содержащийся в документе, может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирующую функцию (различные элементы оформления документа, а также другие внетекстовые формы передачи информации - чертежи, схемы, диаграммы и т.п.).

      Типы текстов документа строго стандартизированы и унифицированы. По мнению известного документалиста П.В. Веселова, унификация текста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификация документа оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения (по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интенсивнее, чем неунифицированный).

       Унификация текстов документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает " узаконенный" вид.

        Наконец, унификация оправдана с технической точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

        По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие типы текстов:

1. Связный текст с традиционной  линейной записью. 

Например, личное заявление: Данные тексты представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных частей предложения или предложений, соответствующих официально-деловому стилю речи. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью  по трафарету.

 Трафарет - традиционная линейная  запись, но с пробелами, которые  заполняются переменной информацией.  Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусматривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.

 Справка №_________Выдана__________

 в том, что_________________________

 Справка дана для представления________

       Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, например, "Справка...", о сфере его использования, например, " Москва" и т.п.

3. Текст-анкета. Анкета - это перечень  заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).

 Содержание анкеты, как правило,  оказывается более дробным, чем  в трафарете. Текст анкеты располагается  по вертикали.

 Фамилия______________

 Имя__________________

 Отчество_____________

 Год и место рождения и  т. д.

4. Текст - таблица. Таблица - это  совокупность данных, представленных  в цифровой или словесной форме  и заключенных в графы вертикальной  и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицей или она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

          В заключение, хотелось бы отметить, что развитие  коммуникативного пространства  свидетельствует, в том числе,  о том, что появляется все  больше оснований для того, чтобы выделить среди актуальных направлений современного языкознания то, которое с полным правом может называться документной лингвистикой, ориентированной на исследование документного текста. Документ может рассматриваться как сложный коммуникативный инструмент, находящийся, в том числе, в системе лингвистических координат. Документный текст – основной письменноречевой компонент документа - является особым лингвистическим объектом, обладающим качественной и количественной спецификой в реализации знаковых средств, которые участвуют в построении документных текстов. Экстралингвистические ограничения лексико-фразеологических документных ресурсов, синтаксических решений и композиционных реализаций связаны с воздействием стандартизирующих и унифицирующих правил, что не только оказывает влияние на специфику документных текстов, но противопоставляет их недокументным текстовым объектам. Лингвистические признаки унифицированности ДТ имеют как качественные, так и количественные формы.

 

         ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют и стандартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объему, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположению реквизитов. Кроме того, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования к языку конкретного документа и языковому оформлению его реквизитов.

       Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает вес уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль языка. Неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи "обеднение" или даже "порчу" литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им в публицистике, в литературе и обиходном общении.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 1 Делопроизводство // журнал «Бухгалтерия и учет» №8 2002

 2 Делопроизводство // журнал «Ориентир» №4 2003

 3 Делопроизводство на современном этапе // журнал «Управление и кадры» №3 2004

 4 Приказ Министра обороны Российской Федерации №170

 5 Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина.   Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

6 Делопроизводство / Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: Изд-во «МЦФЭР», 2004.

7 Ерошкин, Н. П. История государственных учреждений в России / Н. П. Ерошкин. – 4-е изд. – М.: «Третий Рим», 1997.

8 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Отв. ред. А. С. Малитиков. – М.:   ВНИИДАД, 1984.

9 Кузнецова, Т. В. Кадровое делопроизводство / Т. В. Кузнецова, С. Л. Кузнецов. – М.: ООО «Интел-синтез», 2005.