Место кадровой службы в системе управления

 

Отдел по управлению внебюджетной деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью Университета. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее.

 

В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения руководством (проректорами).

 

Важным направлением работы кадровой службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

 

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);

 

№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

 

№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);

 

№ Т-3 "Штатное расписание";

 

№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

 

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

 

№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

 

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

 

№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

 

№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);

 

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

 

№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

 

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

 

№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

 

№ Т-10 "Командировочное удостоверение";

 

№ Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

 

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

 

№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

 

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

Книга учета приказов:

О приеме;

О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

О переводе;

Об увольнении;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

Книга учета личных заявлений сотрудников Университета;

Книга учета сотрудников принятых на работу;

Книга учета сотрудников уволенных с работы;

Книга регистрации больничных листов;

Книга учета личных дел;

Книга учета документов для служебного пользования;

Журнал выдачи личных дел во временное пользование;

Журнал учета исполнительных листов

И другие.

 

Другой особенностью в деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является способ хранения документации.

 

Хранению непосредственно в отделе кадров Университета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.

 

Особенностью является то, что документы на сотрудников профессорско-преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов.

 

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников Университета, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

 

Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.

 

Личные дела заводятся не на всех сотрудников Университета, а только на ведущих работников профессорско-преподавательского состава, руководящие должности управленческо-вспомогательного состава и сотрудников администрации.

 

Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

 

Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».

 

Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.

 

На всех остальных работников Университета, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.

 

Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив Университета. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.

 

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел Санкт-Петербургского государственного политехнического университета включает в себя следующие разделы:

Приказы и инструктивные письма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами. Копии.

Приказы ректора университета по личному составу. Копии.

Основания к приказам по личному составу.

Положение об отделе кадров.

Должностные инструкции сотрудников

Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.

Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.

Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.

Личные дела.

Личные карточки преподавателей и сотрудников университета.

Списки профессорско-преподавательского состава, научных работников, административно-управленческого персонала.

Учетные карточки научных работников, специалистов с высшим и средним специальным образованием.

Документы о предоставлении работников университета к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов).

Заявления о приеме на работу по совместительству.

Графики отпусков, заявления на отпуск.

Трудовые книжки преподавателей и сотрудников университета.

Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.

Документы для служебного пользования.

Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.

Описи на дела, сданные в архив.

Акты об уничтожении дел.

 

А также некоторые другие.

 

Изучив основные положения номенклатуры дел Университета, можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

 

Для упрощения работы с документами в кадровой службе Санкт-Петербургского государственного политехнического университета используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствует система под названием «Радость кадровика». Эта система позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.

 

Система предоставляет работникам отдела кадров следующие возможности:

Оперативный доступ к информации о кадровом составе.

Получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека.

Подготовка и издание приказов.

Изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях.

Подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов.

Все сведения хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

 

Однако программу «Радость кадровика» нельзя назвать идеальной. Эта система хоть и проверенная временем и уже довольно привычная для сотрудников отдела кадров Университета, но тем не менее морально устаревшая для современного уровня развития автоматизированных технологий. Для учета, регистрации документов и хранении информации можно порекомендовать более новые и усовершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS (Electronic Document Management Systems). Что касается систем, предназначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не стоит на месте. Расширенными функциональными возможностями и самыми последними разработками обладают "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом