Методы совершенствования управленческой деятельности

3. Предварительная унификация  стилистических средств текста;

4. Формирование окончательного  варианта унифицированного содержания  документа.

5. Окончательный вариант  унифицированного текста документа  помещают в альбом унифицированных  форм документов организации  и в банк унифицированных форм  ЭД.

6. Унифицированных формы  применяют для подготовки конкретных  вариантов документов.

Содержание альбома унифицированных  форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят  устаревшие формы, разрабатывают и  включают вновь утвержденные. А также  корректируют действующие.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной  работой, так и этапом в работе по стандартизации . 

 

1.2.2 Стандартизация оформления  документов

Стандартизация в широком  смысле означает процесс установления и применения стандартов.

Стандартизация – изготавливать  по стандарту, придать чему-нибудь однообразие, стандартные формы. Под стандартизацией понимается деятельность, направленная на достижение упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих и потенциальных задач. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.

В соответствии с законом  от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом  регулировании", целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ. Услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использования ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154- 1 "О стандартизации" устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты ⁴.

Результаты стандартизации:

- Юридическая сила документированной  информации;

- Оперативное и качественное  исполнение, поиск документов;

- Эффективная автоматизированная  обработка документов.

Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов  документов на пути совершенствования  документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления) и  прямого (снижение затрат труда при  работе с документами, расход материалов на их изготовление).

Значение унификации и  стандартизации создания и оформления документов возросло в связи с  применением в управленческой деятельности НИТ.

 
           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3  Правила обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу  в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляется централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает  документы для отправки полностью  оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в  документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации  и отправки.

Неоформленные или неправильно  оформленные документы возвращаются исполнителем на доработку в структурные  подразделения.

На заказную корреспонденцию  сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4  Проблема совершенствования документооборота

Объем документации, создаваемых  в учреждениях имеет тенденцию  к постоянному и всё более  ускоряющему росту. В связи с НТР увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту  объемов информации. В то же время  производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее  производительности труда в управлении. Этот разрыв – одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами  увеличения объемов документов являются влияние научно-технической революции (НТР), развитие экономики, освоение новых  районов, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, строительство  новых объектов, усложнение процессов  управления. При этом объемы создаваемых  документов увеличивается с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым  эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов  документов значительным образом связано  с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- незнание и несоблюдение  работниками управленческих структур  законодательства, нормативных актов,  устанавливающих юридические требования  к оформлению документов. В результате  возникает недоверие к документам  и их перепроверка, т.е. создание  новых документов;

- бюрократизацию аппарата  управления, с которой связано  увеличение количества проверяющих  инстанций, увеличение контролирующих  органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью;

- неквалифицированное документирование  распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания,  нереальные сроки исполнения, противоречащий  изданным ранее приказам, обязательно  вызовет поток писем или докладных  записок управляемых организаций  разъяснительного характера;

- несвоевременное, некачественное  выполнение заданий, поручений,  договорных обязательств, срыв сроков  их исполнения порождает потоки  документов с просьбами переноса  сроков, объяснениями, претензиями  и т.д.;

- отсутствие прав у  подведомственных или подчиненных  организаций в решении стоящих  перед ними задач вынуждает  постоянно обращаться в вышестоящие  учреждения за разъяснениями  или разрешениями спорных вопросов;

- некомпетентность управленческого  персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач  приводит к выбору нецелесообразных  вариантов их решений, что отражается  на документировании самих этих  действий, а затем исправлении  принятого решения и т.д.;

- отсутствие в управленческом  аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

- широкое распространение  копировальной техники и ее  бесконтрольное использование в  учреждениях приводит к созданию  огромного количества копий документов, которые используются в незначительной  мере;

- использование в процессах  создания и подготовки документов  компьютеров, с одной стороны,  значительно повысило скорость  подготовки документов, сократило  трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.

Таким образом, в числе  субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные  с деятельностью руководителя, специалиста, так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время  на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками.

Из этой главы можно  сделать вывод что, происхождение  документа между его составителями  и потребителями – неотъемлемая часть документационного обеспечения  любой системы управления от отрасли  до отдельного учреждения.

Движение документа во всех случаях отражает, организационную  структуру аппарата управления и  распределение обязанностей между  его составными частями. Поэтому  совершенствование документирования в значительной степени связано  с совершенствования самой структуры  управления и не может рассматриваться  отдельно.

Существуют объективные  факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов, - создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска  продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных  сферах человеческой деятельности, в  том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее  время.

Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост населения, повышение  его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и  другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая причина возрастания  количества документации в аппарате управления – внедрение технологических  средств в управленческий труд. Возможность  лёгкого тиражирования, а затем  и создания документов привело к  резкому увеличению объемов документации и расходование бумаги.

Следующая объективная причина  – свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие  от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается  и нуждается в информации, тем  больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению  новой информации и т.п.

Существует ещё ряд  причин возрастания документопотоков: недостаточная разработанность  законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую  деятельность всё большего числа  работников. Возникает большой поток  неоправданной документации при  издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих множество запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки  ещё из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых  форм отчетного характера без  разрешений. Документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует  орган, который нёс бы ответственность  за состояние документации и её объёме.

Во второй части "Совершенствования  документирования" непосредственно  раскрывается тема курсовой работы и  исследованы методы совершенствования  документирования.

 

 

 

 

 

 

Глава 2. МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Совершенствование работы  с документами

На сегодняшний день можно  выделить два основных метода по совершенствованию  работы с документами: совершенствование  технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К числу способов, позволяющих  эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию  процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного её распределения.

Сокращение объема документооборота связываются с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных  требований к текстам, а также  использованием бездокументных связей.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом  упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям. Однотипные формы заменяются единой. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормированный характер. В табеле может указываться: вид формы документа; наименование законодательного или нормированного акта является основанием для применения или издания документ; период составления; согласование (внутреннее и внешнее), где указывается организации или структурные подразделения, должностные лица участвовавшие в создании, подписании; утверждение (должностного руководителя или наименование организатора который утверждает документ); проставление печати; адресат организации (структурное подразделение которое представляет документ). Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

Другое направление сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения  качества документов и сокращения объемов  тексов заключается в следующем: