Научно-справочный аппарат к документам архива

Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.

По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные и систематические указатели. Алфавитное расположение понятий применяется для указателей, содержащих однородные понятия (фамилии, географические объекты и т.д.). В указателях, раскрывающих содержание дел, документов в отраслевом или тематическом плане, структура основной части строится в систематическом (логическом) порядке, а алфавитное расположение понятий выступает на последнем этапе систематизации.

Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, предназначенный для информации заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определённой теме.

Выбор фонда или темы для составления обзора определяется задачами развития науки, техники, культуры, искусства на современном этапе, актуальностью избранной темы, научной ценностью документов фонда, степенью изученности фонда.

Для обзоров, предназначенных к изданию, должно учитываться наличие качественного НСА к фонду.

В состав справочного аппарата входят: титульный лист, оглавление, список сокращений; для тематических обзоров - список фондов, информация о которых включена в обзор; в необходимых случаях - библиографический список.

Глава 2. СОЗДАНИЕ И ВЕДЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА

 

 

2.1. Этапы создания архивных  справочников

 

Архивный справочник - информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную. Система НСА складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов. В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковую функции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива; указатель описей фонда; каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера). Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного управления систем научно-технической информации. Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда. Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные справочники - соответственно по регионам. Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда. Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда. Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.

 

2.2. Ведение и использование  научно-справочного аппарата

 

Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы  архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).

В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.

В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.

Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.

Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.

Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при первом поступлении документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.

Историческую справку составляет и  подписывает заведующий  архивом. В организациях с небольшим объемом  дел, образующихся за год, историческую справку  можно заменить предисловием к описи  дел постоянного хранения.

Историческая  справка состоит  из трех разделов:

1.   истории фондообразователя;

2.   истории фонда;

3.   характеристики документов фонда.        

 Первый раздел - история  фондообразователя, (в хронологической  последовательности) содержит следующие сведения:

1.   даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации  организации;

2.   крайние даты деятельности  организации;

3.   изменения в названии и деятельности  организации;

4.   задачи и функции  организации и их изменения;

5. масштаб деятельности организации, ее место  в системе государственного аппарата, отрасли;

6.   структура организации, ее изменения  (с указанием дат).

Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения:

1.   количество дел в фонде и крайние даты  дел фонда;

2.   состав документов фонда и крайние даты каждой группы;

3.   время поступления фонда в архив  организации;

4.   степень сохранности документов;

5.   изменения в составе и объеме документов фонда;

6.  указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный  государственным  архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду.

В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

1. основные виды документов;

2. указывают на особенности документирования  в данной организации;

3. дают общие сведения об использовании  документов (основное содержание  и   количество справок социально-правового характера,  подбора и выдачи документов  в структурные  подразделения.

Справку печатают на общем бланке организации в 4-х  экземплярах (3 экземпляра предназначены  для государственного   архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочниках, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. 

Основу НСА архива составляют:

• опись;
• путеводитель;
• каталог;
• указатель;
• обзор.

Каждый архивный справочник – звено сложной информационной системы, выполняющий строго определённые функции и ни в коем случае не дублируя, а дополняя информацию других типов справочников.  
Вся совокупность справочников выстраивается в единую цепочку, позволяющую последовательно вести поиск от межархивного уровня до документа – систему научно-справочного аппарата (СНСА)  
Основные усилия сектора НСА направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей. Основу НСА архива составляли описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
4. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Отечественные архивы. - 2000. - №3.
5. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; Под ред. В. П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
6. Банасюкевич В. Д. Формирование Архивного Фонда РФ. – М.: 2003.
7. Крайская З. В. Архивоведение. – М.: 2004.
8. Алексеева Е. В. Архивы и права. – М.: 2003.
9. Основные правила работы архивов организаций. – М.: 2002.
10. Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования /; Под ред. В.П.Козлова.  — М.  2005.
11. Совершенствование НСА к документам бывших партийных архивов: Метод. рекомендации. – М., 1994.
12. Автократов В. Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории. – 1973. - № 8.
13. Крайская З. В. Архивоведение. – М., 2004.
14. Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П. Архивоведение. – М., 2004.

15. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие. - М., 1996.