Номенклатура дел

Оглавление

 

Введение            3

Глава 1. Номенклатура дел         4

Глава 2. Порядок оформления и ведения       8

Заключение                  12

Список литературы                 14

Практическое задание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

     Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

      Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. [1]

Специальным классификационным  справочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими  словами, номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

      Цель курсовой работы – рассмотреть номенклатуру дел: виды, значение и порядок ведения.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Номенклатура дел

 

      Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов производится в номенклатуре дел.

      Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

      В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. [5, с.48]

      Номенклатура дел:

- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

- закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

- служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

- является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

- становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

      В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемником из других организации для их продолжения.

      Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в  процессе деятельности организации;

- раздельная группировка  в дела документов постоянного  и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая  формулировка заголовка дела, которая  полностью отражает состав и  содержание документов в нем  и исключает возможность включения  в дело документов, не соответствующих  его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри  разделов номенклатуры в соответствие  со степенью важности и сроком  хранения документации.

      Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел. 

     Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

      Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. [9, с.112]

      Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

      В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

      При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. [3, с.78]

 

Типовые и примерные номенклатуры дел

      В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых документов, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000 г.

      Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. [7, с.55] Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Порядок  оформления и ведения

 

      Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее - Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

      Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организации, состав которых определяется Архивной службой РФ, - и с эскпретно-проверочной комиссией одной из ее органов.

      После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года. При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

      В качестве первой графы номенклатуры дел указывают наименование структурных подразделений (отделов), и их индексы (номера) включаются в номенклатуру дел и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела. [2, с.206]

      При сложной иерархической структуре индекс может, состоят из индексов управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будет иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

      Во второй графе номенклатуры указывают полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

- организационно-распорядительная документация;

- плановая документация;

- отчетная документация;

- документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

- документация, относящаяся к проверкам выполнения вопросов основной деятельности;

- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

      Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будет указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д. [6, с.112]

      Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

      Третья глава номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование частей, томов.

      В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

      Пятая графа номенклатуры дел «Примечания» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

- отметки о заведении дел - «заведено»;

- о переходящих делах - «переходящие с 2001 г.» или «переходящие на 2003 г.»;

- о передаче дел в другую организацию - «акт выдачи во временное пользование от 00.00.0000 №__»;

- о местонахождении подлинников документов - «подлинники в деле 01-02»;

- о передаче дел в ведомственный архив - «переданы в архив по описи от 00.00.0000» и т.п.

      Использование графы «Примечания» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

 

Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

      Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года, и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

      Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функции и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации.

      После окончания делопроизводственного года к номенклатуре службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

- дела со сроками хранения до 10 лет;

- дела со сроками хранения свыше 10 лет;

- дела постоянного хранения.

      Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки, хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭК (ЭПК)». [8, с.301]