Номенклатура дел предприятия. Порядок формирования и оформление дел

Если организация небольшая  и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».

Индексация структурных подразделений  должна быть постоянной и повторяться  из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве

В настоящее время основным нормативным  пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления  номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к  уничтожению является «Типовой перечень». Его полное название – «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения»

Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.

Ведомственные перечни дополняют  и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

На первом листе номенклатуры к  наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно.

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения  сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

У некоторых  документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Здесь может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело подвергнется экспертизе ценности, по результатам которой лишь некоторые документы, возможно, будут храниться постоянно.

Утвержденная номенклатура дел  действует в течение 5 лет и  подлежит пересоставлению и переутверждению  в случае изменения структуры  и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Требования при формировании дел

1. В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
2. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
3. Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.
4. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.
5. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.
6. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том.
7. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ – ответ помещается за документом – запросом.

 

 

Список использованных источников

1. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М., 2010.
2. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: учеб.-практич. руководство / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. Мн., 2005.
3. Интернет ресурс http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk0701.htm

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

ООО «Инжиниринг проект»	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________ В.Н. Теличенко  «10» декабря 2011 года
НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ на 2012 год г. Минск

 

 

Индекс    дела	Название раздела, заголовок дела  (тома, части)	Кол-во дел  (томов,   частей)	Срок хранения дела  (тома, части)   и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
	01. Руководство
01-01	Устав, свидетельство о   государственной регистрации организации		Постоянно
01-02	Договор об учреждении общества, изменения и дополнения к нему, протоколы   учредительных  собраний, реестр учредителей (участников)		Постоянно
01-03	Положения  о структурных   подразделениях организации,   филиалах и представительствах		Постоянно
01-04	Приказы по основной деятельности		Постоянно
	02. Бухгалтерия
02-01	Положение о  бухгалтерии. Копия		Постоянно
02-02	Должностные инструкции работникам бухгалтерии		3 г	После замены новыми
02-03	Больничные  листы		3 г
02-04	Акты сверок расчетов по платежам в бюджет		До минования  надобности (далее ДМН)	После проведения налоговой проверки

 

1	2	3	4	5
	03. Отдел  кадров
03-01	Положение об отделе. Копия		Постоянно
03-02	Должностные инструкции сотрудникам отдела		3 г	После замены новыми
03-03	Приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании работников		75 л
03-04	Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников		3 г
03-05	Обращения граждан  и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка)		5 л
	04. Делопроизводство
04-01	Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и  др.)		5 лет ЭПК
04-02	Журнал регистрации входящих и исходящих документов		3 года

 

 

Заместитель генерального директора           И.А.Сухоруков

10.12.2011 года