Нормативно-правовая и методическая база документоведения

Таким образом, ГСДОУ содержит систему  взаимоувязанных правил, отвечающих уровню техники составления документов и технологии работы с документами на период конца 1980-х гг. Естественно, что за прошедшее время ряд норм устарел. В Российской Федерации создается правовая основа документирования работы с документами, изменились средства документирования, техническое оснащение организаций, пересмотрены многие стандарты на документы.

Новые информационные технологии, средства обработки документов и связи получили повсеместное распространение и повлияли на оформление документов и на делопроизводство в целом. Все эти факторы необходимо учитывать при создании системы ДОУ в рамках каждой организации.

Межотраслевые методические документы после 1990-х гг. не разрабатывались. Однако несколько раз издавались типовые инструкции (нормативные документы локального действия) для федеральных органов исполнительной власти.

Важную часть нормативной  базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти. Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, длительное время была принятая государственной архивной службой страны "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)". ГСДОУ были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993), которая Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 была заменена на новую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Действующая «Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» была утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.

Она содержит как общие правила составления  и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола и др. В инструкции изложены требования к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Из краткого перечисления содержания инструкции видно, что ее следует рассматривать как комплексный документ - она отражает практически все технологические операции ДОУ. Кроме того, инструкция регламентирует порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливает размеры шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные ни в один действующий нормативный документ.

Типовая инструкция предназначена для федеральных  органов исполнительной власти, однако службы ДОУ организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее в качестве нормативной основы при создании системы документационного обеспечения конкретной организации.

 Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве также разработаны архивными органами. В 2002 г. Росархив подготовил новый нормативный документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Пересмотр Основных правил работы архивов организаций был необходим, во-первых, в связи с изменениями правовых основ архивного дела в РФ, а во-вторых, по причине практически повсеместного внедрения в документирование новых информационных технологий, а также ввиду того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций. Среди них:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;
• правила формирования дел в делопроизводстве;
• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;
• порядок выделения документов к уничтожению;
• оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
• порядок передачи дел из делопроизводства в архив.

В Основные правила работы архивов организаций  внесены новые положения, связанные с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

Основные правила  работы архивов организаций содержат формы ряда документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которые используются для хранения документов в делопроизводстве организации, а также их учета и передачи в архив. Эти формы унифицированы, содержат порядок создания, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы документационного обеспечения управления.

Вторая часть  Правил содержит методику работы с  документами в архиве организации.

Существенное  значение в вопросах организации  хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным документом общего действия. Перечни устанавливают сроки хранения документов, возникающих в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.)

В процессе экспертизы делопроизводственные службы могут  воспользоваться и другими видами типовых перечней, справочными пособиями, разработанными Росархивом (Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР, утв. Главархивом СССР 21.12.1971; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР; Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. М.: ВНИИДАД, 1996.). Со второй половины 1990-х гг. архивные учреждения субъектов РФ активно разрабатывают перечни со сроками хранения.

Ведомственные перечни  создаются по инициативе отдельных ведомств, в основном в тех случаях, когда ведомственная система документации содержит большое количество специфичных документов. При наличии ведомственного перечня делопроизводственные и архивные службы используют его в своей работе. Ведомственные перечни разрабатываются на основе типового перечня.

С середины 1990-х гг. разработку таких перечней предпринял ряд ведомств РФ (Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения. Изд. 2-е. М.: Центробанк, 2000; Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы. М.: Сбербанк, 1995;. Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной Думы Федерального собрания РФ. М., 1999; Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. М., 1999).

Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г., Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом министра культуры от 25 августа 2010 г. № 558)

Существующие  требования к составу управленческой документации, к правилам их подготовки и оформления закреплены в разработках Госстандарта России, отражающих результаты унификации и стандартизации управленческой документации.

Унификация  и стандартизация документов является основным методом совершенствования содержания и формы документа, проводится в нашей стране с конца 1960-х гг.

Параллельно с  работами по унификации и стандартизации проводится работа по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. К настоящему времени создана система общероссийских классификаторов, каждый из которых является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. При внедрении в организации автоматизированных систем обработки документов необходимо иметь представление о роли, назначении и использовании Общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" (далее - Закон № 184-ФЗ) общероссийские классификаторы являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и другим). Классификаторы являются обязательными при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией.

Для организации ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 229 (ОКУД), который представляет собой официальную номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются на бланках и в формах документов.

В нем содержатся содержатся следующие системы:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации УСОРД);
2. Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);
3. Унифицированная система банковской документации (УСБД);
4. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений;
5. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
6. Унифицированная система учетной, и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7. Унифицированная система документации по труду;
8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
9. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Документирование  управленческой деятельности ведется на основе Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой приходится работать как специалистам управленческих структур, так и службам ДОУ независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы.

УСОРД содержит государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.

Государственный Стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, ныне действующая введена постановлением Госстандарта России в 2003 г.

В этом стандарте определены основные правила  оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов.

Кроме унифицированных форм и унифицированных  систем документации Госстандарт в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, обязательных к применению в делопроизводстве.

ГОСТ 17914-72 разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.

Стандартизация  терминологии является общегосударственной  формой регулирования языка в научной и технической деятельности. Термин представляет собой форму существования понятия; терминология - это система терминов, соответствующих системе понятий. ГОСТ Р 51141-98 нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. В стандарт включены 140 терминов, называющих общие понятия в делопроизводстве, термины, необходимые при документировании, организации работы с документами. Применение стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в т. ч. при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

К нормативным  документам, необходимым в практической работе по организации ДОУ, относятся разработки Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда службы ДОУ. Среди них надо выделить, прежде всего, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Минтрудом России, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в т. ч. работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты и технические исполнители) и их квалификационные характеристики.