Нормативно методические основы в ведомственных архивах

При необходимости положение  об архиве может дополняться другими  разделами.

В своей работе ЭК руководствуется  Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно - методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения Положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2.

1.5 Современное  состояние и перспективы развития  ведомственных архивов

За время существования  России как самостоятельного государства  произошло несколько полных реорганизаций  структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

История создания ведомственных  архивов показывает, что появление  их связано с объективными потребностями  общества в сохранении использовании  архивных документов до поступления на вечное хранение.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в  состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды  с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Все три названных  типа архивов в той или иной степени в настоящее время  испытывают воздействие нескольких факторов. Первый фактор - это законодательное  регулирование их деятельности. Применительно к решению задач управления, главным последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.

Второй фактор - это  организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского  общества. Он способствовал бурному  росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Третий фактор - изменение  ценностных ориентиров жизнедеятельности  общества, подчас противоречивое, что  особенно характерно для переходных периодов, - привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных  архивов и одновременно способствовал  повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

Четвертый фактор - концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в  новых политических и социально-экономических  условиях.

Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение - хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

2.2 Нормативно-методическое  регулирование экспертизы ценности документов в делопроизводстве в РФ

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в  архиве разработана также архивными  органами. В общих чертах она сложилась  в середине 1960-х гг. С 1987 г. много  лет действовали Основные правила  работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический документ, определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т. е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. «Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций. Среди них:

требования  к номенклатурам дел, их виды, порядок  составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

1. правила формирования дел в делопроизводстве;
2. организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
3. подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;
4. порядок выделения документов к уничтожению;
5. оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
6. порядок передачи дел из делопроизводства в архив.

Весьма существенные изменения  в Основных правилах (по сравнению  с редакцией 1987 г.) связаны с экспертизой  ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

В состав Основных правил включены унифицированные  формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.

Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации.

Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют  сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения.

Перечни документов - это систематизированные  списки документов учреждений, организаций  и предприятий, содержащие нормативные  указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием  которых на госхранение обязателен.

Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных  организаций.

Но уже с начала 1990-х гг., когда  в стране поменялись политические и  экономические устои и в связи  с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, были внесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

В данной системе традиционно различают  два типа перечней документов:

1. с указанием сроков хранения;
2. подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено  тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Например, приказы руководства  по основной деятельности должны храниться  постоянно, а документы по личному  составу - 75 лет. Списки военнообязанных, уведомления о прибытии командированных на работу, графики распределения отпусков и т.д. должны храниться только 1 год. Эти сроки распространяются на все без исключения предприятия и организации.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные  перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями  по экспертизе ценности при научно-технической  обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению  к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической  ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными  сроками хранения входит составной  частью во все ведомственные перечни.

До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организаций  разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых  видов перечней документов, учитывающих  происшедшие изменения.

Весьма своевременным является перечень документов для негосударственных  коммерческих организаций - справочное пособие «Управленческие документы  постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных  коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (1996 г.)2. Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.

Данная система перечней охватывает так называемые управленческие документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».

Как видим, рассмотренные перечни  представляют два типа перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.

Сегодня уже можно говорить о  новом, третьем виде перечней, где  даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние  не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время (2000 г.) типовых перечней наиболее современным  является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989г.

Рассмотрим взаимосвязь этих двух перечней.

Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня утрачивает свою силу лишь первая часть Типового перечня 1989 г.

Во-вторых, новый Перечень типовых  документов распространяет свое действие на документы, начиная с 1995 г., а для  установления сроков хранения документов, созданных в 1980-1990-е гг. (до 1995 г.) необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 г.

В-третьих, остается действующей вторая часть Типового перечня документов 1989 г., которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организаций, например конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода документации.