Оперативное и длительное хранение архивных документов

Описи составляются отдельно:

- на дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

- даты дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

 На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - оперативное хранение документов, в ходе которого решается важнейшая задача системы документооборота организации, а также их последующее хранение и использование. Можно сделать вывод - только централизованная система учета и хранения документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность и возможность использования архивных документов на протяжении многих лет. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение компьютерных систем для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе кадров позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению. Особое внимание необходимо обратить организации любой формы собственности на соблюдение правил и требований хранения архивных документов с целью их последующего использования в интересах людей, общества, государства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.

1. Абрамова, С.Г. «О понятии «корпоративная культура»  Москва, изд-во «Дрофа», 2009г, 269с.

2. Албастова, Л. Н. «Технология эффективного менеджмента» Москва,

Изд-во «ПРИОР», 2009г, 359с.

3. Беляцкий, Н.П. «Управление персоналом» Москва, изд-во «Экоперспектива», 2010г, 338с.

4. Богданова, М. В «Порядок хранения документов». Москва. Изд-во «Бек»,

2007г. 32с.

5. Виханский, О.С. «Стратегическое управление» 2-е изд., перераб. и доп.  Москва, изд-во «Гардарика», 2007г. 296с.

9. Власова, Н. «Корпоративная культура» Москва, изд-во «инфра», 2009г.  305с.

10. Емельяненько, А.П. «Документоведение и делопроизводство» Москва,

Изд-во «МГУ», 2004г. 185с.

11. Комышев, А. Л. Оперативное хранение документов»  Москва, изд-во «Дело», 2000г. 224с.

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1.

Наименование предприятия

 

                                                    ПРОТОКОЛ

 

«__» ________ 20__ г.  г. _____________   № _____________

 

заседания экспертной комиссии

 

Председательствующий - Фамилия И. О. (председателя ЭК)

Секретарь - Фамилия И. О. (одного из членов ЭК, которому на время заседания или на постоянной основе поручено исполнение обязанностей секретаря)

 

Присутствовали:

1. Фамилия И. О. - председатель  ЭК.

2. Фамилия И. О. - член ЭК.

3. Фамилия И. О. - член ЭК.

4. … (И т. д.).

 

                            ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рассмотрении описей  дел постоянного хранения, подлежащих  передаче в архив предприятия.

2. О рассмотрении описей  дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив  предприятия.

3. О рассмотрении акта  о выделении дел (документов), не  подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

4. Разное.

 

 

 

Приложение 2.

МЕЖРАЙОННАЯ ИНСПЕКЦИЯ

федеральной налоговой службы № 1

по Ростовской области

(Межрайонная ИФНС России  № 1 по Ростовской области)

 

Отдел

_______________

_______________

_______________

_______________

 

Дело № _________ том № __________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

 

начато _______________

окончено _____________

хранить______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 
 
 

Разработка информационно-поисковой системы по документам

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4.

 

 

 

структурного подразделения 
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 
__________№_________ 
 
_____________________ 
 
     (место составления) 
          на 20__год 
 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел единиц хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 
 
 
Наименование должности руководителя 
 
структурного подразделения                          Подпись                                  Расшифровка подписи 
СОГЛАСОВАНО 
Наименование должности руководителя 
 
службы делопроизводства                              Подпись                                 Расшифровка подписи 
 
дата 
Наименование должности руководителя архива 
 
(лица, ответственного за архив)                     Подпись                                 Расшифровка подписи 
 
Дата

 

 

 

 

 

Приложение 5.

 

О реорганизации Межрайонной инспекции МНС России №29 по Алтайскому краю

В соответствии с приказами Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 24.10.2002 № БГ-3-15/600 «О структуре Управления МНС России по Алтайскому краю», от 15.08.2002 № БГ-3-15/438 «О предельной численности территориальных органов МНС России», от 05.04.2002 № БГ-3-30/179 «О создании межрайонных инспекций по крупнейшим налогоплательщикам», приказом Управления МНС России по Алтайскому краю от 13.11.2002 № 315 «О реорганизации Межрайонной инспекции МНС России № 29 по Алтайскому краю»

 

                                                     ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Реорганизовать Межрайонную  инспекцию Министерства Российской  Федерации по налогам и сборам  № 29 по Алтайскому краю в Межрайонную  инспекцию Министерства Российской  Федерации по налогам и сборам  по крупнейшим налогоплательщикам  Алтайского края с 15.01.2003