Оперативное хранение документов

• составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
• систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки  используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. 

Форма регистрационно-контрольной  карточки и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в  самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма  регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной  карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации  документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о  документе вводятся в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может  изготавливаться один экземпляр  регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной  карточки).

Автоматизированная форма  регистрации в настоящее время  широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации  документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы  электронного документооборота, позволяющие  автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или  регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

 

4. Организация движения документов внутри организации

Передача документов между  структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений  или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При  этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в  регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное  за делопроизводство в структурном  подразделении. 

Документы в структурное  подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей  организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей  структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности  сотрудников. Поэтому не рекомендуется  передавать документы исполнителям без уведомления руководителей  структурных подразделений. 

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться  с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. 

При использовании в организации  автоматизированной системы документационного  обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная  карточка документа с прикрепленным  файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю  при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки  документов и повысить оперативность  и эффективность выполнения должностных  обязанностей.

Необходимо отметить, что  на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие  согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в  Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в  возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного  обучения управления (ДОУ) только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации  автоматизируют работу с проектами  документов с помощью использования  новейших технологий, к которым можно  отнести и АСДОУ, которые, как  правило, поддерживают полный цикл работы с проектами:

• создание регистрационной карточки проекта документа;
• изменение проекта с хранением предыдущих версий;
• согласование проекта документа;
• подписание или утверждение проекта документа;
• регистрация документа, созданного на основе проекта.

 

5. Информационно-справочная работа по документам организации

Одна из главных целей  регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного  обеспечения управления (или секретарь  в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. 

Владение всей совокупностью  информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные  формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как  и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме. 

Справочная картотека  строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке  являются названия структурных подразделений  или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего  размещать карточки по алфавиту корреспондентов  или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации  документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную  картотеку, другая в справочную. После  исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и  имеющая все отметки о решении  вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения  управления, по сравнению с традиционными  технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности  поиска и качества сводок и отчетов.

Используя автоматизированную систему документационного обеспечения  управления, можно быстро производить  поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых  реквизитов регистрационно-контрольной  карточки, так и по текстам самих  документов (файлов).

Использование автоматизированной системы документационного обеспечения  управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к  системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения  управления, а также возможность  оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом. 

 

6. Обработка исполненных и отправляемых документов

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно  экспедицией, сотрудниками службы документационного  обеспечения управления (ДОУ) или  секретарем в соответствии с Правилами  оказания услуг почтовой связи, утвержденными  постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

• наличие подписи;
• наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
• наличие заголовка;
• правильность адресования;
• если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге – наличие адреса;
• наличие отметки об исполнителе;
• наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны  при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. 

На заказную корреспонденцию  составляется опись рассылки, в которой  сотрудник экспедиции проставляет  свою фамилию и дату отправки. 

Документы, поступающие для  отправки, должны обрабатываться и  отправляться в тот же день или  не позднее следующего рабочего дня. 

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям  и сохранности носителей и  записанной на них информации. Ответственность  за упаковку документов должен нести  создатель документа совместно  со службой ДОУ. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. 

С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений). Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Оперативное хранение документов
1. Организация хранения документов

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование  документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;
• хранение исполненных документов. 

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. 

Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для  чего заводятся специальные папки  с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.