Оптимизация документооборота организации

 

 

Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота

 

 

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность использовать электронный документооборот.

 

Автоматизированные рабочие места.

 

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

 

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

 

Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

 

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

 

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

 

) персональные компьютеры, объединенные в сети;

 

) электронные пишущие  машинки;

 

) текстообрабатывающие системы;

 

) копировальные машины;

 

) коммуникационные средства, телефонная техника;

 

) средства для автоматизации  ввода архивных документов и  поиска информации (к ним относятся  нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

 

) средства для обмена  информацией - электронная почта;

 

) видеоинформационные системы;

 

) локальные компьютерные  сети;

 

) интегрированные сети  учреждений.

 

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

 

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

 

 

Электронные офисные системы

 

 

Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

 

Круг задач электронной офисной системы:

 

) автоматизация рутинных  операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

 

) организация одновременного  доступа к документам различных  пользователей;

 

) осуществление эффективного  поиска информации;

 

) обеспечение высокой  скорости и необходимого качества  подготовки документов.

 

Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

 

) ввод, подготовка и редактирование  документов;

 

) регистрация документов;

 

) совместная работа над  документами;

 

) контроль исполнения  документов;

 

) создание баз данных (хранение  документов);

 

) прием и пересылка  документов;

 

) систематизация документов, формирование дел;

 

) подготовка к хранению  и архивное хранение дел.

 

Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

 

 

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело»

 

 

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

 

Система включает в себя 2 продукта:

 

) «ДЕЛО-Предприятие» - многопользовательская  сетевая версия на базе СУБД  Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

 

) «ДЕЛО-Секретарь» - полнофункциональная  однопользовательская версия, которая  поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE).

 

Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих-входящих документов».

 

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

 

 

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»

 

 

Система включает в себя 3 продукта:

 

. «Делопроизводство» - комплект  баз данных для автоматизации  документооборота предприятия. Система  обеспечивает регистрацию всех  документов предприятия; контроль  документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ  исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных  документов исполнителям; ведение  электронного архива документов.

 

. «Малый офис» - комплект  баз данных для автоматизации  офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

 

. «Канцелярия» - система автоматизации  документооборота предприятия. Система  обеспечивает подготовку и хранение  исходящей корреспонденции; подготовку  распорядительной документации; регистрацию  входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков  исполнения документов; контроль  переадресации документов по  подразделениям; сортировку и поиск  документов; формирование сводок  и отчетов.

 

 

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route

 

 

Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.

 

Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы:

 

) автоматизация централизованной  службы ДОУ;

 

) автоматизация служб  ДОУ структурных подразделений;

 

) автоматизация работы  исполнителей в структурных подразделениях;

 

) автоматизация централизованного  архива.

 

 

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow»

 

 

Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

 

Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

 

Система управления неструктурированной информацией предприятия на базе платформы Documentum.

 

Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб-страницами, аудио- и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можно применять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задач управления.

 

Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративным содержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:

 

) обеспечивает создание, управление, обработку, распространение  и архивирование информации любого  содержания по определенным пользователем  бизнес-правилам;

 

) устанавливает связи  между частями содержания, позволяя  использовать одну и ту же  информацию в различном контексте, версиях и форматах;

 

) предоставляет возможность  интеллектуального анализа содержания  информации, упрощает ее публикацию  и распространение.

 

Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов.

 

Эффективность информационно-поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

 

Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

 

Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.