Організація роботи з документами

ЗМІСТ 
1.  Прийняття та попередній розгляд вхідних документів  
2.  Порядок оброблення та надсилання вихідних документів                                                                           
3.  Реєстрація документів 
4.  Організація контролю за виконанням документів 
5.  Строки виконання документів 
6.Здійснення контролю за виконанням документів 
7.Список використаної літератури 
1. Прийняття та попередній розгляд вхідних документів 
Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів. 
Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії або секретарем. Як правило, у канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. 
Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату. 
Документи, що надійшли до установи у вигляді службових листів, підлягають попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії або секретарем. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення. 
Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям. 
Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факси розглядаються негайно. 
Керівництву установи в першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи й виконавцям. 
Документи, що надійшли до установи, проходять такі етапи: 
• первинна обробка; 
• попередній розгляд; 
• реєстрація; 
• розгляд документів керівництвом; 
• направлення для виконання; 
• контроль за виконанням; 
• виконання документів; 
• підшивка документів до справ. 
Попередній розгляд документів здійснюється з метою розподілу їх на такі, що повинні бути зареєстровані, і такі, що не підлягають реєстрації. 
2. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів 
Відправлені організацією документи називаються вихідними. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації. 
Під час прийому від виконавців вихідних документів секретар обов'язково перевіряє: 
• правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів; 
• правильність зазначення адреси; 
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; 
• наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи; 
• наявність на документі відмітки про додатки; 
• відповідність кількості примірників кількості адресатів. 
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, у верхній частині правого поля першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню". 
Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Вихідні документи, як і вхідні, підлягають реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія. Документи, які доставляються на підприємства кур'єром, передаються адресатам під розписку в розносній книзі. 
Оригінали таких документів, як накази, плани, звіти, протоколи тощо, залишаються в установах, які є авторами цих документів, в інші установи надсилаються їх завірені копії. 
Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв — збереженою на них інформацією. Копія супровідного листа обов'язково підшивається до справи на загальних умовах. 
3. Реєстрація документів 
Реєстрація документа — це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Вона проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано в канцелярії або секретарем. Як правило, місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи. 
На підприємстві реєстрації підлягають документи, які потребують обліку, виконання й використання з додатковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян, а також як традиційні машинописні документи, так і створені за допомогою ПК. 
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані в установі — у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється. 
Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради, Президента та Кабінету Міністрів; накази установи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників, про надання відпусток, відрядження; з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо. 
Під час реєстрації документа надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо. 
Для реєстрації всіх документів використовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК. 
Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік. 
В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії структурного підрозділу, в який картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документа у процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга — для пошуків виконаних документів з певного питання. 
Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-коренспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання. Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби доповнюють такими відомостями: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою. 
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних. 
Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи й місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків. Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації й точне місцезнаходження документа в певний час. 
При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Це вихідні документи, вхідні документи, внутрішні документи. 
При реєстрації кожної групи документів повинні застосовуватися єдині уніфіковані способи присвоєння номерів. 
Внутрішні документи і комерційні контракти за умови невеликих обсягів і забезпечення їх повного збереження рішенням керівництва підприємства можуть не реєструватися. У такому випадку документу присвоюється порядковий номер, наступний за номером останнього, підшитого у відповідну справу. Зразки реєстраційних документів додаються. 
 
Перелік обов'язкових реквізитів для заповнення реєстраційно-контрольної картки 
Реквізити 
Пояснення до заповнення 
Назва виду документа 
Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється Під час реєстрації листів графа не заповнюється 
Автор (кореспондент) 
Під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) — автора документа Під час реєстрації документа, що Відправляється, записується найменування установи (особи) — кореспондента Допускається застосування скороченого найменування установи 
Дата документа 
Дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік) 
Індекс документа 
Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або Іншими Індексами 
Індекс документа 
Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється 
Дата надходження 
Дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр 
Індекс надходження 
Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або Іншими Індексами 
Заголовок документа або короткий зміст 
Переноситься заголовок, сформульований на документі У разі відсутності заголовка він формулюється відповідно до правил 
Резолюція 
Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора й дата резолюції 
Відповідальний виконавець 
Прізвище, Ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону 
Термін виконання 
Проставляється число, місяць, рік — трьома парами арабських цифр Під час реєстрації Ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання ВІДПОВІДІ 
Відмітка про виконання 
Короткий запис вирішення питання по суті або дата та Індекс документа-відповіді 
Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою 
1. Листи, що надійшли в копії до відома. 
2. Телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки. 
3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний. 
4. Графіки, наради, заявки, рознарядки. 
5. Зведення та інформація, надіслані до відома. 
6. Навчальні плани, програми (копії). 
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо. 
8. Прейскуранти (копії). 
9. Норми витрати матеріалів. 
10. Вітальні листи й запрошення. 
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені). 
12. Наукові звіти за темами. 
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти. 
14. Форми статистичної звітності. 
4. Організація контролю за виконанням документів 
Реєстрацію документів можна розглянути як початковий етап контролю за виконанням. 
Метою контролю за виконанням документів на підприємстві є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких визначене завдання. 
Обов'язковому контролю виконання підлягають такі документи: закони України; постанови Верховної Ради; укази, розпорядження та доручення Президента; постанови та розпорядження Кабінету Міністрів; запити та звернення народних депутатів України. 
Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим. Контроль за виконанням документів на підприємствах покладається на канцелярію, секретаря або на спеціально створену контрольну службу. За вказівкою керівництва контроль за виконанням може бути покладений на працівника підприємства, який не має відношення до діловодства. 
5. Строки виконання документів 
У діловодстві документи можуть поділятися на дві групи: 
• із зазначеним строком виконання; 
• без зазначеного строку виконання. 
Строки виконання документів можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строків виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а з позначкою "терміново" — протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. Строк виконання може бути замінено лише за вказівкою посадової особи, яка її встановила, а в разі її відсутності — посадової особи, яка її заміщає. При потребі строк може бути продовжений на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніш як за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку — до закінчення 30-денного строку від дати його одержання. 
Перелік документів із зазначенням строків виконання 
Депутатський запит — не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України. 
Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради народних депутатів — протягом не більш як 10 днів з дня одержання. 
Листи-доручення та листи-запити установ вищого рівня — до зазначеного в них строку або протягом ЗО днів. 
Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження й повідомлення рішень за ними у 15-д енний строк з дня одержання. 
Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, — до 2 днів, решта — протягом 10 днів. 
6. Здійснення контролю за виконанням документів 
Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:  
• постановку документів (доручень) на контроль, на формування картотеки контрольованих документів; 
• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; 
• попередні перевірки і регулювання ходу виконання; 
• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень); 
• інформування керівника про підсумки та хід виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів; 
• зняття документів з контролю; 
• формування картотеки виконаних документів. 
На державних підприємствах, а також у фірмах, які мають великий обсяг документообігу, контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках. Під час взяття документів на контроль на лівому полі проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки. РКК документів, що знаходяться на контролі, групуються у спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо). Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються. 
В установі з обсягом документообігу понад 25 тисяч документів на рік періодично складаються й надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може здійснюватися за допомогою ПК. При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання й змістом. 
Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені питання вирішені й кореспонденту дано відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі й РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до РКК. 
 
Примітка. Для організації з документообігом понад 25 тисяч зведення може бути доповнене графами за видами документів (накази, рішення колегії тощо). 
 
Примітка. Графи 6, 7 і 8 заповнюються у структурному підрозділі. 
Список використаної  літератури 
1.  Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высш. шк., 1995. 
2.  Бурнашова Г. А. Делопроизводство. — М.: Высш. шк., 1989. 
3.  Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. — М.: Изд-во стандартов, 1990. 
4.  Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. — К.: ВЗУУП, 1990. 
5.  Головач А. С. Оформление документов. —К.; Донецк: Выщашк., 1983. 
6.  Демидова А. К.,  Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонденция. — М.: Русский язык, 1985. 
7.  Діденко А. Н. Сучасне діловодство. — К.: Либідь, 1998. 
8.  Коваль А. П. Ділове листування. — К.: Либідь, 1992. 
9.  Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. — М.: ИНФРА-М, 1998. 
10.  Мурашко М. І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. — К., 1994. 
11.   Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1998. 
12.  Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. — К.: Либідь, 1993. 
13.  Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП, 1997. 
14.  Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С. Курбатовой. — Обнинск: Титул, 1995. 
15.  Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. — К.: МАУП, 1996. 
16.  Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партнером. —К.: МП "Мира", 1992. 
17.  Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. — К.: ТКК "Персонал", 1996. 
18.  Секретарь-референт І Т. В. Кузнецова, Г. А. Андреева и др. — М.: АО "Бизнес-школа", 1995. 
19.  Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 1998. 
20.  Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 № 1153.