Организационно-распорядительные документы

Введение.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

 Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

  В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации.

   Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записывающаяся любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

   Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Цель – Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними уходит в среднем 60% рабочего времени. 
      Современное управление государственным предприятием или негосударственной организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы. 
     Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они служат письменным доказательством.

 Целью данного реферата является, понять значимость организационно- распорядительной документации  в современных условиях управленческой  деятельности. Как грамотная работа  с документами, улучшает качество  управления. Познакомится с тонкостями  ведения документации их оформлением  в соответствии с новыми нормативами.

                             Задачи

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. 
         Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия. 
        В данной работе рассмотрены документы, связанные с управленческой деятельностью, а именно организационно – распорядительные документы (ОРД), их составление и оформление. 

1.ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ 

                         ДОКУМЕНТАЦИЯ

 
       Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами. Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.  
        Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы. Права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами. К ним относятся: уставы, положения, договор учредителей, инструкции, правила, штатные расписания.

  Распорядительные документы носят административный характер и должны строго соответствовать закону. К распорядительным документам: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления. 
      Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, письмах.

1. Стандарт на организационно-распорядительные документы

 
     Существуют  единые требования к оформлению  документов управления, установленные  стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 и применяемые  независимо от того:

-  государственное предприятие или негосударственное; 
- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии); 
-  каким видом деятельности занимается предприятие. 
      Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: 
-  качественное и своевременное составление и исполнение документов; 
-  юридическую силу документов; 
-  организацию оперативного поиска документов.

      Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. 
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше. 
      

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации;
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. код формы документа;
8. наименование организации;
9. справочные данные об организации;
10. наименование вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный номер документа;
13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. место составления или издания документа;
15. адресат;
16. гриф утверждения документа;
17. резолюция;
18. заголовок к тексту;
19. отметка о контроле;
20. текст документа;
21. отметка о наличии приложения;
22. подпись;
23. гриф согласования документа;
24. визы согласования документа;
25. оттиск печати;
26. отметка о заверении копии;
27. отметка об исполнителе;
28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. отметка о поступлении документа в организацию;
30. идентификатор электронной копии документа. 
    

2. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ  УПРАВЛЕНИЯ (ОРД) И ИХ СОСТОВЛЕНИЕ

2.1 Организационные  документы 

     Устав ООО — учредительный документ, который необходим при регистрации ООО и его открытии. От устава ООО во многом зависит правовая регламентация взаимоотношений Общества с участниками, а также отношений участников между собой. 

     Устав ООО должен быть оформлен в соответствии с п.2 ст.12 закона РФ «Об ООО».Т.е. должен содержать:

- полное и сокращенное  фирменное наименование общества; 
- сведения о месте нахождения общества; 
- сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов; 
- сведения о размере уставного капитала общества; 
- сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества; 
- права и обязанности участников общества; 
- сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества; 
- сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу; 
- сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

      Устав общества может также содержать иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.  Этот документ является обязательным для всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества).  Существует много способов написания устава ООО. Наиболее распространенным является способ, когда из соответствующего Закона автор убирает всё на его взгляд лишнее. Т.о. устав ООО будет повторять структуру Закона. Устав ООО для предприятия из одного участника будет несколько отличаться от устава ООО с двумя или более Участниками.

Положение 
 1)правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.

В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также состав учредителей (участников) общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества.

Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ). 

Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).  Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на правила внутреннего трудового распорядка).  
     Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:

- основные права и обязанности  работника и работодателя (ст. ст. 21 и 22 ТК РФ); 
- режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ); 
- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ); 
- порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ); 
- время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ); 
- предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ); 
- предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ); 
- порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ)

- виды поощрений (ст. 191 ТК  РФ). 

2.2 Распорядительные  документы

 
     Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения  и содержащий обязательные для исполнения предписания. 
1)   В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах). 
     По основной деятельности приказы издаются:

- при создании, реорганизации  или ликвидации структурных подразделений; 
- при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций; 
- при введении новых стандартов; 
- при изменении графика работы предприятия и т. д. 

     Приказы оформляются на общем бланке,  а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

- название вида документа (ПРИКАЗ); 
- дата (датой приказа является дата его подписания); 
- порядковый номер приказа; 
- место издания приказа; 
- индекс документа; 
- заголовок к тексту; 
- текст; 
- подпись руководителя; 
- отметка о согласовании; 
- фамилия и телефон исполнителя.