Тема: "Организация
архивной и справочно-информационной
работы по документам организации"
"Библиотековедение"
- Дать определение
терминам: архивное дело, Архивный фонд РФ, объединенный архивный фонд, муниципальный архив,
экспертиза ценности документов , паспорт
архива.
Архивное дело – это отрасль деятельности,
обеспечивающая организацию хранения
и использования архивных документов.
Архивный фонд Российской
Федерации: Совокупность документов,
имеющих историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое или культурное
значение, отражающих материальную и духовную
жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой
частью историко-культурного наследия
народов Российской Федерации.
Объединенный архивный
фонд: Архивный фонд, сформированный
из документов двух или более фондообразователей,
имеющих между собой исторически обусловленные
связи.
Муниципальный архив - структурное подразделение
органа местного самоуправления муниципального
района, городского округа или муниципальное
учреждение, создаваемое этим органом,
которые осуществляют хранение, комплектование,
учет и использование документов Архивного
фонда Российской Федерации, а также других
архивных документов;
Экспертиза ценности
документов: Отбор документов на государственное
хранение или установление сроков их хранения
на основе принятых критериев.
Паспорт архива - это учетный документ периодической
отчетности, он составляется ежегодно
на 1 января наступившего года в двух экземплярах:
один для самого архива, второй - для архивного
управления, которое также ведет учет
архивных документов и фондов. Паспорт
архива содержит сведения об условиях
хранения, объеме хранящихся в архиве
документов, составе научно-справочного
аппарата к ним, кадрах архива. В паспорт
включаются сведения о количестве фондов
архива, количестве единиц хранения, в
том числе внесенных в описи, микро- фильмированных.
- Характеристика ведомственного
архива: -научно-справочный аппарат(книга
А. Д. Тельчаров конспект лекций 2004 г)
Ведомственный архив - архив, создаваемый
государственным или муниципальным органом
или организацией (учреждением, предприятием),
и обеспечивающий отбор, учет, сохранность,
качество обработки и использование документов,
образующихся в его/её деятельности (и,
возможно, в деятельности подведомственных
организаций), а также своевременную передачу
архивных документов на государственное
хранение.
Система научно-справочного аппарата к документам
архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников
и автоматизированных информационно-поисковых
систем о составе и содержании документов, создаваемый
на единых научно-методических основах
для поиска архивных документов и архивной
информации в целях их эффективного использования.
Архивные справочники предназначены
для поиска информации об архивных фондах
и архивных документах. Они могут быть:
- межархивными (Росархив — архивы);
- внутриархивными (архив - фонд);
- межфондовыми (фонд — дело);
- внутрифондовыми (дело — документ).
Заложенная в основу создания научно-справочного
аппарата документная информация, сведения,
содержащиеся в документе, имеют два уровня.
Первичная документная информация содержится непосредственно
в архивных документах.
Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях
о документах, состоящих из описаний, специальных
шифров и кодов. В совокупности
они составляют архивную информационную
среду.
Архивные справочники могут быть обязательными
- опись, каталог и дополнительными - указатели,
обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись
документов. Остальные архивные
справочники формируются на ее основе и зависят
от конкретных условий работы архива и
специфики хранящихся в нем документов.
Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные
в разделе "Учет документов
в архивах", и информационно-поисковые,
рассматриваемые в данном разделе, входящие
в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например
опись, являются универсальными архивными
справочниками.
Принципы построения научно-справочного
аппарата:
- взаимосвязь и взаимодополняемость информации
различных справочников, описывающих
первичную ретроспективную документную
информацию на разных уровнях;
- неповторяемость
и недублированность информации
различных видов справочников;
- преемственность научно-справочного
аппарата ведомственных, государственных,
муниципальных архивов;
- единство методики создания
научно-справочного аппарата и обеспечение
унификации методики составления каждого
вида справочника;
- применение архивных
справочников ко всем видам документов при конкретных
и четких функциях каждого справочника.
Архивные справочники могут структурироваться горизонтально
и вертикально.
Горизонтальная
функциональная структура предполагает
справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые
системы.
Вертикальная структура
по соподчиненности выделяет
комплексы архивных документов Архивного
фонда РФ, сети архивов, конкретного архива,
фонда, дела.
Структура архивных справочников:
- Архивный фонд РФ;
- Центральный фондовый каталог Росархива;
- справочники и указатели общероссийского
значения;
- сеть архивов;
- фондовые каталоги, объединяющие сведения
ряда архивов;
- путеводители и указатели межархивного
значения;
- архив;
- путеводитель или краткий справочник;
- книга поступлений;
- список фондов;
- листы фондов;
- описи;
- каталоги;
- тематические обзоры;
- указатели;
- паспорт
архива.
Справочники фонда:
- лист фонда;
- опись;
- обзор фонда;
- каталоги;
- указатели;
- тематические путеводители;
- каталоги;
- указатели;
- тематические и фондовые обзоры;
- внутренняя опись дела;
- аннотация;
- заверительная
надпись.
Основные архивные справочники:
- опись;
- каталог;
- путеводитель;
- обзор документов;
- архивный указатель;
- историческая справка.
- Система научно-справочного
аппарата архива.
О составе справочных средств
архива пользователи получают информацию
в читальном зале в результате консультации
заведующим читальным залом.
Доступ пользователей к справочным
средствам обеспечивается путем выдачи
описей, каталогов и указателей в читальном зале.
Состоит система научно-справочного аппарата
архива из следующих компонентов:
Путеводитель по фондам архива
Другие справочники о составе
и содержании документов архива
Каталоги, карточки.
В МБУК ЦБС Пролетарская библиотека
филиал № 16 имеются каталоги:
Систематический - К нему нужно обращаться в том случае,
если необходимо выяснить, по каким отраслям
знания имеются книги в библиотеке; необходимо
подобрать литературу по определенной
теме, вопросу, предмету; нужно установить
автора и точное название книги, если известно
ее содержание.
по истории государственных
учреждений,
научно-технической документации,
именной,
фотокаталог,
картотека по истории административно-территориального
деления.
На 01.01.2015 г. в каталогах сосредоточено
113007 карточки.
Действует именная картотека
к Ф.Р-71 о награждении медалью «За оборону
Сталинграда».
Указатели - архивный справочник, представляющий
собой алфавитный, систематический или
составленный по какому-либо другому признаку
перечень названий (наименований) предметов,
упоминаемых в архивных документах, с
указанием их поисковых данных.
Указатели в архиве организации
могут быть межфондовыми, внутрифондовыми,
по форме - электронными, листовыми или
карточными, по структуре рубрик - глухими
(предметные понятия и их поисковые данные)
и аннотированными (предметные понятия
сопровождаются пояснениями), по группировке
понятий внутри указателей - алфавитными,
систематическими, хронологическими.
Указатели могут составляться
к заголовкам единиц хранения (без их просмотра)
или к документам (с просмотром единиц
хранения).
Основными видами указателей
являются:
· предметный (его разновидности
- тематический, именной, географический),
· хронологический.
По группировке понятий внутри
указателя различаются алфавитные, систематические
и хронологические указатели.
Пример:
Межфондовые:
«Указатель населенных пунктов,
приписанных к церквям (по фондам благочиний)»;
«Именной указатель к фотодокументам».
Внутрифондовые
к описям дел:
Ф.Р-2801 «Указатель к описям дел
фонда Областного управления сельского
хозяйства».
Внутрифондовые
к документам:
«Указатель организаций, учреждений
и предприятий системы управления кинофикации».
(Ф.Р-6525);
«Указатель к документам по
личному составу МТС» (Ф.Р-3707);
«Географический указатель
к документам Ф.Р-354 «Архивная коллекция
документов о призыве граждан в армию
военными комиссариатами Свердловской
области».
Обзор
документов - архивный справочник,
включающий систематизированные сведения
о составе и содержании отдельных комплексов
документов.
Видами
обзора в архиве организации являются
обзор фонда и тематический обзор.
Объектом
описания для обзора фонда является документ
(группа документов, часть документа),
единица хранения, единица учета одного
фонда. Объектом описания для тематического
обзора по документам архива является
документ (группа документов, часть документа),
единица хранения, единица учета одного
фонда (части фонда, группы фондов) архива
по определенной теме. При составлении
обзоров применяется дифференцированный
подход, заключающийся в выборе фонда
и / или темы, принципа группировки информации
в основной части обзора, применении различной
методики представления информации о
документах (индивидуальные или групповые
аннотации), различной методики описания
отдельных видов документов, выявлении
целесообразного состава и степени полноты
справочного аппарата к обзору