Организация и проведение конференций

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

 

 

ШАРЬИНСКИЙ  ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ

КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 

034700.01 «Секретарь»

 

 

К защите допущен (а)

зам.директора  по УПР __________ Р.И.Груздева

                                                                                                                      (подпись) 

 

 

 

Письменная  экзаменационная работа

 

Тема: «Организация и проведение конференций»

 

 

 

 

 

Выпускник(ца) Торопова Екатерина Олеговна

(ФИО)

группа 34/35

                                                                             

 

Работа выполнена _______________________

                                                                                                   (подпись выпускника(цы))

 

                                   Руководитель работы _____________________

 

 «____» _____________      2013 г.

 

 

 

 

Шарья, 2013

 

 

 

 

 

РАССМОТРЕНО на  цикловой – методической комиссии председатель ЦМК ______ Е.В. Нестерова «____» ______________ 20___ г.

УТВЕРЖДАЮ Заместитель директора  по УПР ___________Р.И. Груздева «____» __________20___ г.

 

ЗАДАНИЕ

НА ПИСЬМЕННУЮ ЭКЗАМЕНАЦИОННУЮ РАБОТУ

 

Студентки группы 34/35 Тороповой Екатерины Олеговны

 

Специальность: 034700.01  «Секретарь»

Тема  дипломной работы: «Организация и проведение конференций»

 

Закреплена  приказом директора ОГБОУ СПО  «Шарьинский политехнический техникум Костромской области» № ___ от «___» __________ 2013 г.

Целевая установка: изучить теоретические основы технологии подготовки конференций; рассмотреть понятие и сущность организации и проведения конференций; сформулировать основные этапы подготовки конференций; отразить роль секретаря в организации и проведении конференций; провести комплексный анализ обязанностей секретаря по подготовке и проведении конференций.

 

Дата выдачи задания: «15» октября  2013 г.

Дата сдачи работы: «13» января 2014 г.

 

Руководитель  дипломной работы _______________________ /__________________________/

/подпись/

Задание получил: ____________________________________

/подпись студента/

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………………..4

1. Цели проведения и регламент конференций …………………………………….6
2. Этапы организации и проведения конференций ………………………………..10
3. Особенности подготовки конференций …………………………………………17
4. Организация и проведение конференций

Заключение

Список используемых источников

Приложения 

ВВЕДЕНИЕ

 

Ежегодно в  мире проводятся сотни тысяч деловых  мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.д.

Прагматические  отношения во всех сферах жизни общества становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех предприятия, общественной либо политической структуры уже не возможен без проведения презентаций, выставок, мероприятий и т.д., особую актуальность приобретает грамотная организация конференций.

Организация и  проведение конференций одна из эффективнейших способов передачи информации, общественности прессы, телевидения, радио.

Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения.

Актуальность  моей работы  заключается в том, что сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные технологии как средство повышения эффективности работы людей в первую очередь это помогает организации и проведении конференций.

Цель  работы:

    Развить  у будущих специалистов в области  секретарского обслуживания, умения организовать конференции, представляющие интерес для их участников и отражающие интересы своей организации.

Исходящая из подследственной  цели вытекают следующие задачи:

1) Рассмотреть понятие и сущность организации и проведения конференций;

2) Изучить теоретические основы технологии подготовки конференции;

3) Отразить роль секретаря в организации и проведении конференции;

К сожалению, учебные  пособия, в которых были бы изложены технологии подготовки совещаний, презентаций, конференций, массовых и иных мероприятий, в настоящее время отсутствуют. При необходимости приходится буквально по крупицам собирать информацию в Интернете и не всегда корректных книжных изданиях.

 

1. Цели проведения И РЕГЛАМЕНТ конференций

Люди, только вступающие в научное или деловое сообщество, зачастую считают, что основная цель проведения конференций – это передача информации о новых результатах в ходе докладов. Однако это верно лишь отчасти. Во-первых, публикация или переписка (в том числе и электронная) является гораздо более эффективным средством передачи информации, чем устный доклад. Во-вторых, если результаты совсем новые и пока не опубликованы в «большой» печати, исследователь, как правило, не заинтересован в том, чтобы обнародовать их раньше времени в слишком широких кругах. Поэтому, хотя обмен информацией – важнейшая составляющая конференций, однако их основной целью обычно является поддержание научного или делового сообщества как социального института.

Представляя результаты исследования на конференции, исследователь тем самым обеспечивает распространение определенной информации в определенных кругах общения. Кроме того, он подтверждает тем самым свою принадлежность к этим кругам (или намерение вступить в них).

Таким образом, основные функции конференций можно сформулировать следующим образом:

1. Пленарный доклад, принятие организационных документов и т.д.
2. Формирование, поддержание и подтверждение старых связей, установление новых, достижение предварительных договоренностей о совместных проектах, и т.д.
3. Презентация новых материалов исследований, новых теоретических разработок и их широкое обсуждение.

  Важно передать информацию, но не менее важно знать, кто ее воспримет и какой эффект это будет иметь. Тем более что очная конференция – это единственное место, где можно получить не только индивидуальную реакцию отдельных членов, но и групповую реакцию сообщества.

Не все из перечисленных здесь целей одинаково  важны на каждой конференции. Иногда на первый план выходит цель поддержания института, иногда – презентация докладов. Из сказанного выше, тем не менее, вытекает ряд важных следствий. Во-первых, устраивая презентацию, важно учитывать, какие именно круги общения, какие социальные институты представлены на данной конференции. Во-вторых, на любой конференции, в том числе и самой важной, основная часть событий происходит не на заседаниях, а в кулуарах, в неформальном общении. Именно здесь достигаются предварительные договоренности о совместной и деятельности (коммерческой или исследовательской).

Регламент конференции

Для того чтобы  конференция была успешной, необходимо, чтобы её участники обсуждали  общие проблемы. Альтернативой является выступление каждого по своей  теме, слабо связанной с темами выступлений остальных участников, в результате чего всем становится неинтересно. Чтобы избежать этой ситуации, используются следующие средства:

• подготовка и презентация пленарного доклада (или докладов), в котором формулируются темы, центральные на данной конференции.

Обычно эти  доклады связаны с наиболее важными  на данный момент

пунктами хартии (например, наиболее спорными вопросами  теории);

• предварительная рассылка текстов пленарных докладов (или их резюме) с тем, чтобы рядовые докладчики заранее ориентировали свои выступления;
• разбиение всех докладов на отдельные тематические секции, в соответствии с тематикой докладов;
• предварительная публикация тезисов докладов, с тем, чтобы участники были заранее готовы к дискуссии по ним;
• предварительная организация дискуссии, когда руководство конференции

обращается  к отдельным участникам с просьбой выступить с содокладами к

отдельным докладам, с тем, чтобы стимулировать дискуссию;

• организация «круглых столов», на которых может обсуждаться более широкий круг вопросов и по более свободному регламенту, чем это происходит на секциях.

 Конференция  обычно начинается с пленарного  заседания, на котором участники  знакомятся с регламентом конференции  и организационными вопросами,  выходящими за рамки заседания  (культурная программа, раздаточные  материалы, и т.д.). На нем зачитываются пленарные доклады. Эти доклады принято обсуждать не на самом заседании, а на секциях и круглых столах. На небольших конференциях можно задавать вопросы докладчику, однако нередко и этот пункт переносится на секционные заседания.

К моменту проведения секционного заседания у всех участников должна быть программа конференции, с тем, чтобы каждый участник мог выбрать интересующие его секции и круглые столы, в которых он хотел бы принять участие, помимо той секции, участником которой является он сам. На конференции по итогам практикума каждый участник секции должен присутствовать на пленарном заседании и на заседании своей секции с

начала до конца.

Заседание секции включает:

• доклады;
• вопросы по докладам и ответы на них;
• дискуссию по докладам;
• ответное слово докладчика. Кроме того, председатель секции должен выступить со вступительным и заключительным словом. Обычно вопросы по каждому докладу и его обсуждение следуют непосредственно за докладом. Иногда, когда регламент секции ограничен, вопросы и дискуссия по всем докладам переносятся в конец заседания.

На каждой конференции  предварительно утверждается регламент  времени. Обычно выбирается следующий регламент:

• Доклад - 15 минут.
• Вопросы – 5 минут.
• Дискуссия – 10 минут.
• Ответное слово – 5 минут.

Таким образом, все выступление и его обсуждение по каждой теме должно укладываться в 35 минут. Контроль регламента возлагается на председателя секции. По своему усмотрению он может менять соотношение пунктов при обсуждении каждого доклада, а также уменьшать суммарное время по каждому докладу. Председатель секции не может увеличивать общий интервал, отпущенный на презентацию каждого доклада (35 минут).

Таким образом, в течение одного заседания могут  быть заслушаны и обсуждены 2 – 3 доклада. Разбиение обсуждения одного доклада на два заседания допускается, но нежелательно.

К началу заседания  секции должны быть готовы следующие  документы:

• программа конференции и тезисы докладов – для каждого участника заседания;
• 2-3 копии полного текста отчета (доклада) – для участников дискуссии и любого, кто захочет ознакомиться с содержанием доклада (отчета).

 

 

2. Этапы организации и проведения конференций

Прежде всего, следует подчеркнуть: неудачи раскрытия  содержания мероприятия вскоре забудутся, но о технологических срывах участники будут помнить годами.

Каждое мероприятие  имеет определенные требования, отклонение от которых в отдельных случаях  допустимо, но нежелательно. Так, если в каком-либо массовом мероприятии  всё действие рассчитано буквально  по минутам, но при проведении возникли неожиданные обстоятельства, то временные рамки придется все же немного нарушить.

Любое мероприятие  имеет организационный план, который  подразумевает логичность и порядок  действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия  состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела. Например, при проведении делового приема необходимо выбрать вид приема, составить список приглашенных лиц, разослать приглашения и т.д.