Организация и проведение приемов и презентаций

"Обед" - это самый почетный и торжественный вид приема. Столы, накрытые скатертью, ставят буквой П или Т и украшают цветами.

"Обед-буфет" - это буфетный обед или шведский стол. Он удобен для устроителей тем, что его организация и проведение менее сложны, чем при приеме "обед". На стол, накрытый широкой скатертью, ставят разнообразные закуски, салаты, холодные соусы, печенье, кондитерские изделия, прохладительные напитки. Закусочные тарелки ставят стопками. Рюмки и бокалы размещают по краям стола рядами и треугольниками. Ножи и вилки ставят в декоративной посуде или раскладывают узором на столе. На стол кладут салфетки и ставят цветы с длинными стеблями в высоких вазах.

"Чай" - если гостей много, накрывается несколько столиков. Перед каждым гостем на блюдце ставится чашка, слева от чашки, тарелочка и маленький ножик, которым намазывают масло, мармелад и т. п. на поджаренные ломтики хлеба или булки. Чайник ставится на стол.  Чайный стол накрывается цветной скатертью. Иногда на середину стола кладут узкую дорожку из цветных тканных салфеток. Тарелки с угощениями ставят на эту дорожку, а посуду для каждого гостя - на маленькие тканные салфетки.

  Таким образом, можно выделить следующие типы приемов: приемы с рассадкой и без нее, дневные и вечерние приемы, официальные и неофициальные приемы. Подготовка к каждому из типов приемов имеет одинаковую схему, однако существуют и некоторые специфические особенности. Например, при подготовке к приемам с «рассадкой» обязательно необходимо иметь подтвержденный список гостей, для того чтобы заняться планированием размещения приглашенных, чего не нужно делать для приемов «без рассадки». Кроме того, при составлении меню обязательно также необходимо учитывать специфику приема.

 

§ 2. Правила  проведения приемов

"Бокал вина" или "Бокал шампанского" – начинается в 12.00 и заканчивается к 13 часам.

Подаются  только шампанское, вина, соки, возможны виски и водка. Закуски не обязательны. Если закуска подается, то это обычно маленькие пирожные, бутерброды, орешки.

Во время приема не садятся.

Форма одежды - повседневный костюм или платье.

"Завтрак" - проводится между 12 и 15 часами, чаще всего между 12.30 и 13.30. Средняя продолжительность 1-1,5 ч, из них 45-60 мин гости проводят за столом, а 15-30 мин - за кофе.

Во время  приема подаются одно-два блюда холодной закуски, одно горячее мясное и рыбное блюдо и десерт. Перед завтраком гостям предлагаются аперитив, коктейль, сухое вино, соки и в течение всего завтрака - минеральная вода.

В России к  холодным закускам предлагается водка, к мясу - сухое красное вино, к рыбе - сухое белое вино, к десерту - шампанское, к кофе и чаю - коньяк, ликер.

Форма одежды - повседневный костюм или платье. Если предусматривается иная форма одежды, это специально оговаривается в приглашении.

"Коктейль"- начинается между 17 и 18 часами и продолжается 2 ч.

На приглашении  принято указывать время приема, например, 17.00-19.00. На "коктейль" можно прийти в любое время в указанном промежутке и уйти в любое время до окончания приема. Обычно на коктейле присутствуют до полутора часов.

Прибытие  на прием в самом начале и уход в самом конце - знак особого уважения к хозяевам. Позднее прибытие и ранний уход (без уважительных причин) расценивается как демонстрация неприязненного отношения.

Если сотрудники какой-либо фирмы прибывают на прием не вместе, а порознь, то младшие должны оказаться на месте раньше, чем их руководство. Подчиненный, который появляется позже своего начальника, тем самым грубо нарушает этикет. Уходить с приема следует в обратном порядке: сначала уезжает руководство, затем, в соответствии с рангами, остальные сотрудники.

В течение  всего приема хозяин и хозяйка  должны стоять у входа, встречая и провожая гостей. Хозяйка также представляет вновь прибывших гостей тем, с кем они не знакомы.

Официанты разносят стоящим гостям бокалы с коктейлями. Иногда может быть оборудован бар-буфет со спиртными напитками.

На коктейльном  столе нет ни тарелок, ни вилок, только деревянные или пластмассовые палочки, иногда вместо палочек - мини-вилочки, которыми берут фрукты из коктейля и канапе.

В качестве закуски  — канапе с кремом, паштетами, рыбой, мясом и проч., маленькие соленые пирожные, печенье, орехи, фрукты и т. п. Также подают миниатюрные кондитерские изделия.

Форма одежды - повседневный костюм или платье.

"А  ля фуршет" (на вилку) - проводится между 17.00 и 20.00, длится  два часа.

Само понятие "фуршет" (по-французски "вилка") означает, что гости не едят, а как бы пьют и закусывают на ходу, так что во время фуршета к столам не ставят стулья. Закуски подают небольшими порциями - "под вилку", чтобы можно было есть без помощи ножа.

"А ля  фуршет" от "коктейля" отличается большим числом закусок. Сначала подают холодные закуски, затем - запеченную еду (жульены). Не исключены горячие сосиски, маленькие котлеты. На столы кладутся вилки, салфетки. После горячих блюд подают десерт: фрукты, желе, мороженое, а в конце приема - кофе, шампанское.

Гости на приеме обслуживают себя сами: кладут еду  на тарелки, которые берут со стола и отходят, давая возможность подойти к нему другим гостям. Официанты только сменяют тарелки, приносят новые закуски, наливают напитки и накладывают мороженое.

На таком  приеме нужно обязательно поздороваться  с хозяевами, а уходить можно не прощаясь.

Форма одежды - повседневный костюм или платье (если в приглашении нет специального указания).

"Вечерний  фуршет" устраивается в особо торжественных случаях: в честь иностранной правительственной делегации, по случаю национального праздника и т. п. Начинается вечерний фуршет в 20.00 и позднее. Угощение такое же, но обильнее и разнообразнее. Форма одежды - парадная.

"Обед"- Начинается, как правило, между 19.00 и 21.00. Обед длится 2-2,5 ч, из них за столом 50-60 мин, остальное время — в гостиной.

Форма одежды - парадная. Мужчины во фраке или смокинге, дамы в вечерних платьях. Дамы могут не снимать шляпку, но обязательно снимают перчатки.

Если в  приглашении ничего не сказано об одежде, мужчина может появиться в строгом темном костюме.

"Обед-буфет" - начинается между 19.00 и 20.00.

Гости обслуживают  себя сами, официанты только меняют тарелки, приносят новые закуски, наливают напитки, накладывают мороженое. Гостю следует, подойдя к столу, положить на свою тарелку нож и вилку, взять левой рукой салфетку и поставить на нее тарелку. Затем гость накладывает на тарелку кушанья и, взяв правой рукой бокал с каким-либо напитком, отходит от стола..

Гости рассаживаются  за маленькими столиками (по 4-6 человек), на диванах, в креслах - в той же комнате или соседних помещениях. Иногда официанты помогают гостям класть еду в тарелки и устраиваться за маленькими столиками. Мужчина может по просьбе своей спутницы принести ей какое-нибудь кушанье или напиток с общего стола.

Крепкие напитки  размещаются на буфетных стойках  и столах, за которыми стоят официанты.

Форма одежды – парадная.

"Ужин" - начинается "ужин" в 21.00. Помимо обычных поводов для приемов, ужин может быть дан лицом, пригласившим своих партнеров в театр или на какое-либо иное вечернее мероприятие. В этом случае ужин начинается после окончания этого мероприятия (спектакля, премьеры и т. д.).

От обеда  ужин отличается только временем начала и тем, что на ужин обычно не подают суп.

Форма одежды - парадная.

"Чай" - начинается "чай" между 16.00 и 18.00 часами и длится 1-1,5 ч.

Гостям подаются маленькие бутерброды с икрой, рыбой, колбасой, пирожки, печенья, булочки, кексы, пирожные, торты, мороженое. На стол ставят коробки конфет, сливки, лимон.

Форма одежды - повседневный костюм или платье.

"Кофе" - начинается "кофе" не позже 19.00 часов и почти немногим отличается от "чая".

Иногда на этом приеме подают горячую закуску  или салат. Салаты подают в бокалах или креманках. В качестве напитков могут быть поданы соки, минеральная вода.

"Жур  фикс" - в наше время устраивается, как правило, женой министра иностранных дел (другого члена правительства) или женой посла один раз в неделю в один и тот же день и час в течение всего осенне-зимнего сезона (с осени до лета).

Приглашения на такие приемы рассылаются один раз в начале сезона и действуют до его конца, если нет специального указания о перерыве. Проводится "жур фикс" так же, как "чай". Иногда такие приемы носят форму музыкальных или литературных вечеров.

В современных  организациях вводится такой прием, как корпоративная традиция, например, чаепитие для сотрудников в конце недели.

"Бранч" устраивается в выходные дни, между завтраком и ланчем. На него бизнесмены приглашают своих друзей с семьями. Подают различные блюда из яиц, бекон, тушеное мясо, сосиски, рыбу, тушеные томаты и др. В качестве напитков используется кофе, чай, большое количество прохладительных напитков, иногда вино.

Форма одежды - повседневная.

"Шашлык" ("барбекю") - проводится на открытом воздухе. Мясо готовят на открытом огне или решетках. Пока готовится мясо, гостям предлагают пиво, вино, кока-колу, минеральную воду и т. д., а также соленое печенье, орешки, сырые овощи со сметанными или горчичными соусами. К мясу подаются отварные или печеные овощи, а на десерт - свежие фрукты.

Форма одежды - простая.

Пикник - проводится на открытом воздухе за городом. Блюда готовят заранее и тщательно упаковывают для доставки к месту пикника. Туда же отвозят складные столы и стулья, большие зонты.

Гостям предлагают холодные закуски, холодный или горячий суп (в термосах). Основное блюдо - говяжья вырезка или запеченная свинина - также доставляется в термосах. Десерт - фрукты, пирожные.

Одежда - наряднее, чем для шашлыка.

Несмотря на то, что правила проведения приема в основном зависят от вида этого приема, существуют некоторые аспекты поведения секретаря, которые подходят для любого типа приема.

В часы встречи  гостей особенно следите за своим  внешним видом и поведением. Помните: по вашему внешнему виду судят не только о фирме, в которой вы работаете, но и о вашей стране вообще. Поэтому неукоснительно соблюдайте правила этикета и достойного поведения. Не шумите, не суетитесь, не бегайте, не привлекайте внимания своей одеждой - одеваться надо согласно общепринятым стандартам: не отставая от моды, но и не опережая ее.

Таким образом, каждый вид приема имеет свои устоявшиеся  особенности проведения. Одни приемы являются более торжественными и требуют более тщательной подготовки, другие больше похожи на дружеские вечеринки и предполагают менее официальный прием.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Презентации и приемы прочно вошли в практику делового общения.

Презентация является одним  из наиболее эффективных способов обратить внимание возможных покупателей  и деловых партнеров на свой товар  или услуги. Презентация позволяет: продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обогатить программу; распространить информацию внутри организации или среди широкой публики; повысить узнаваемость имени или названия; поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам; найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать.

Презентации, в зависимости  от цели, размера аудитории, отношения  презентатора к аудитории, бывают нескольких видов: продвигающие и информационные, приватные, камерные и публичные, внешние  и внутренние, нисходящие и восходящие.

Важным является качество организации презентации. Технология подготовки сводится к следующим основным пунктам:

- определение цели презентации;

- создание рабочей группы для подготовки и проведения презентации;

- определение времени проведения;

- выбор и  подготовку места проведения;

- составление списка приглашенных;

- заблаговременную рассылку приглашений;

- составление схемы или порядка проведения презентации;

- составление речей и справочно-информационного материала;

- подбор рекламных подарков или сувениров.

Проведение презентации  в основном включает следующие аспекты: открытие, сообщение о деятельности организации, демонстрация видеоролика, заключительная часть, вручение подарков. В речи презентации следует выделять: вступление, основную часть, заключение, период задавания вопросов и ответов на них.

В последние годы в  нашей стране широко распространились приемы гостей и другие виды деловых и неформальных встреч. Прием является одной из форм внешней и внутренней жизни организации. Это своего рода неформальное продолжение рабочих будней.

 Приемы могут быть дневные, вечерние, формальные и неформальные, с рассаживанием гостей и без рассаживания. Вечерние приемы считаются более торжественными, к ним относятся «коктейль», «фуршет», «обед» и т. д.