Организация и совершенствования документооборота в таможенных органах

ОДО имеет круглую печать с обозначением наименования таможенного органа.

Основными задачами ОДО являются: 
1.Обеспечение организации делопроизводства в таможне в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

2.Разработка, внедрение новых технологических  процессов работы с документами  и документной информацией на  основе использования средств  организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

3.Осуществление  контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

4.Обеспечение  отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности  таможни, их архивное хранение, а также организация работы  архива таможни, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе таможенных постов;

5.Организация  методической помощи в работе  с документами, в том числе  и подведомственным таможенным  постам;

6.Обеспечение  режима доступа и использования  документной информации.

ОДО в соответствии с возложенным на него задачами осуществляет следующие функции: 
1.Организует в целом делопроизводство в таможне;

2.Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

3.Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможне;

4.Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможни;

5.Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможни;

6.Оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможни, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

7.Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

8.Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

9.Организует и осуществляет копирование, оперативное размножение документов с применением средств вычислительной техники;

10.Организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможни, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

11.Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможни и подведомственных таможенных постов;

12.Разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией Федеральной таможенной службы методические документы в области документационного обеспечения;

13.Разрабатывает сводную номенклатуру дел таможни, номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

14.Организует работу по приему руководством таможни посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

15.Организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

16.Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством таможни совещаний и заседаний;

17.Организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на постоянное хранение, работу архива и ЭК таможни;

18.Осуществляет подготовку документов ОДО к сдаче в архив таможни;

19.Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности таможни и таможенных постов.

Права и ответственность  ОДО.

ОДО имеет  право: 
-осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможни и таможенных постов, о результатах проверок докладывать руководству;

-запрашивать у руководителей структурных подразделений таможни и таможенных постов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

-вносить руководству таможни предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате таможни;

-участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой ОДО;

-возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

-привлекать специалистов структурных подразделений таможни и таможенных постов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

-участвовать в оперативных совещаниях таможни при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции ОДО;

Начальник ОДО  несет персональную ответственность  перед начальником таможни за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность должностных лиц ОДО определяются должностными регламентами.

ОДО находится  в тесном взаимодействии: 
-со всеми руководителями структурных подразделений таможни и таможенных постов – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации; 
-с правовым отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов; 
-с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров ОДО; 
-с отделом тылового обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами; 
-со информационно-технической службой – по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Организация и совершенствования  документооборота в таможенных органах

2.1 Основы документооборота в таможенных  органах

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов  работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможенного  органа (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.

Основными видами работ, обеспечивающими  правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление  номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых  в делопроизводстве таможенного  органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура дел предназначена  для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе изучения видов, состава и  содержания документов, образующихся в деятельности таможенного органа.

При составлении номенклатуры дел  следует руководствоваться положениями о таможенном органе и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Номенклатура  дел таможенного органа (сводная) составляется по установленной форме  на основании номенклатур дел  структурных подразделений, разработанных  по аналогичной форме 

Номенклатура  дел структурного подразделения  составляется ответственным за делопроизводство данного подразделения в последнем  квартале текущего года, согласовывается  с архивным отделением ОДО, подписывается  руководителем структурного подразделения  и представляется в ОДО.

Вновь созданное подразделение обязано  в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить  ее в ОДО таможенного органа.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел ОДО. Второй используется в ОДО в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве таможенного органа. Четвертый - в государственном архиве.

По  окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры заполняется  итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и  временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, представляются в первой декаде января текущего года в ОДО.

Формированием дел называется группировка  исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в таможенном органе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

Исполненные документы в 15-дневный  срок сдаются исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.

Контроль  за правильным формированием дел  осуществляется ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

При формировании дел соблюдаются  следующие основные правила:

в дело помещаются только исполненные  документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в таможенном органе; раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения; ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры; по объему дело не должно превышать 250 листов; при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

 Внутри дела документы располагаются  так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым  они относятся. Приложения объемом  свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с  относящимися к ним приложениями:

-уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

-приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

-приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможенного органа (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группируются в отдельные дела;

-документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии;

-протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;