Организация и структура службы документационного обеспечения управления на предприятии

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОВОЛЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

Кафедра управления и права

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Документационное  обеспечение управления»

на тему «Организация и  структура службы документационного  обеспечения управления на предприятии»

 

 

 

Выполнила: студентка гр. ЗГМУ-31у

Варсегова Е.С.

Научный руководитель:

 

 

 

Йошкар-Ола

2012

Содержание

Введение                                                                                                                  3

1. Формы и структура службы ДОУ                                                                     4

2. Должностной и численный состав службы ДОУ                                            7 

3. Задачи и функции службы ДОУ                                                                        9        

Заключение                                                                                                            16

Список использованных источников                                                                  18

Приложения                                                                                                          

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Организация и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами  и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных  информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения  управления ( служба ДОУ) [6].

Проблема совершенствования  организации службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном  документоведении.

От правильной организации  службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность  всего процесса управления.

Целью работы является поиск  и разработка предложений по совершенствованию  организации службы ДОУ.

Задачи работы:

исследовать формы и структуру  службы ДОУ, а также должностной  и численный состав;

проанализировать задачи и функции службы ДОУ.

 

 

 

 

 

 

 

1.Формы и структура  службы ДОУ

Структура в системе органов  управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как  схема распределения общего объема, функций органа управления между  структурными подразделениями и  схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения[6].

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный  состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных  организациях, а в негосударственных  – их руководством. В совместных предприятиях решение этого вопроса  осуществляет правление, а в акционерных  обществах – учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

Управление делами создается  в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется  работа с документами, и как орган  контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в  отрасли. Управления делами имеют следующий  типовой состав структурных подразделений:

секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных  документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

канцелярия, в состав которой  включают экспедицию, бюро правительственной  переписки, бюро учета и регистрации  документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, отдел  писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив [9, с. 13]

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных  заведениях создается отдел документационного  обеспечения или канцелярия. Их структурные  подразделения - отдел, сектор, группа (по приему и обработке входящих и исходящих документов, по учету  и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр с корректорской группой), копировально-множительное бюро, архив, по совершенствованию работы с документами  и внедрению технических средств, секретари) [9, с. 77] 

Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре  общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие  этих структурных подразделений  объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях [9, с. 20]

В Инструкции по делопроизводству сказано, что при небольшом объеме документооборота служба ДОУ может  не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников) [6].

Служба ДОУ действует  на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется  непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается  в положении. Служба ДОУ имеет  круглую печать с обозначение  ее наименования.

Однако на практике во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а  входит в состав административно-хозяйственной  службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Но организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, необходимо чтобы она была самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 человека), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. На мой взгляд, это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Таким образом, в учреждении любой формы собственности обязательно  должна быть создана специальная  служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел  ДОУ или канцелярия. При организации  службы ДОУ необходимо разработать  оптимальную для конкретного  управленческого аппарата структуру.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Должностной  и численный состав службы  ДОУ

Категория «Руководители» включает заведующего службой ДОУ (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего  общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего  архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и  расстановка кадров, координация  деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и  отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы [3]. Количество руководителей  не должно превышать 20% общего числа  делопроизводственного персонала.

В категорию «Специалисты»  включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь  руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как  технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу  и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства  организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста [3]. При этом соотношение  между старшими специалистами и  специалистами должно быть 2:1.

Технические исполнители  – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной  техники. Обязанности технических  исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации [3].

Проанализировав принятую в  стране классификацию, видно, что преобладающую  часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих  отнесены только операторы копировальных  бюро.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают  равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности  выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются  руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться [1, с. 10].

По моему мнению, было бы эффективным распространение  требований к работникам организаций  по знанию правил и порядка оформления и работы с документами, основам  делопроизводства. Так, в должностные  инструкции не только работников служб  ДОУ, кадровых служб, секретарей, но и  работников других, в том числе  производственных подразделений, предлагаю  включать обязанности по овладению  знаниями и навыками по оформлению документов, работе с ними в текущем  делопроизводстве в соответствии с  действующими государственными и локальными (в рамках конкретной организации) нормами.

Для эффективной организации  работы службы ДОУ и в целом  аппарата управления большое значение имеет определение оптимальной  численности делопроизводственного  персонала, которая, прежде всего, зависит  от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации  работы с документами).

Для определения численности  персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду  и организации труда, например такие, как Межотраслевые нормы времени  на работы по набору текста на персональных компьютерах и др.

 

 

 

 

3. Задачи и функции  службы ДОУ

Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

постоянное совершенствование  форм и методов работы с 
документами;

обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с документами;

построение информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив  в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота;

унификация документооборота;

разработка и внедрение  нормативных и методических документов по совершенствованию документационного  обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;

внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Проанализировав Примерное  положение о службе ДОУ можно  сказать, что в состав типовых  функций входят разные виды работ, которые  можно разделить на технологические, организационные, контрольные и  методические.

К технологическим функциям относятся:

прием, учет и регистрация  поступающих и отправляемых документов;

организация по поручению  руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

организация машинописного  изготовления документов;

копирование, тиражирование  и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к  отправке.

Среди организационных функций  службы ДОУ выделяются:

подготовка к докладу  руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива организации в соответствии с  нормативными и методическими документами  Комитета по архивам и делопроизводству, организация использования архивных документов в текущей деятельности организации;

организация повышения квалификации и обучения сотрудников организации, ответственных за работу с документами;