Организация конфиденциального делопроизводства

Технология выполнения работ по обращению конфиденциальных документов складывается из описания содержания работ и последовательности их выполнения. Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизводству или других документах.

Основные задачи и  функции подразделения конфиденциального делопроизводства должны быть закреплены в соответствующем положении, а обязанности, права и ответственность сотрудников этого подразделения или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц — в должностных инструкциях. В должностных инструкциях устанавливаются также и квалификационные требования — образование и стаж работы на аналогичной должности.

В соответствии с законодательством  сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную и гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации. Поэтому в должностных инструкциях целесообразно указать персональную ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации.

Положение о подразделении  конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.

При определении задач  и функций подразделения конфиденциального  делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение конфиденциальной управленческой и производственной деятельности организации (предприятия), но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и разглашения содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и разглашение конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства снизана с обучением исполнителей и пользователей правилам работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением.

Этим обусловлены и  соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, как участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от такой работы, поощрении или привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении внутренних расследований по фактам утраты конфиденциальных документов или разглашения содержащейся в них информации. В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его деятельности.

В особых случаях, когда  ценность конфиденциальной информации велика, а, соответственно, ущерб от ее разглашения или утраты критичен для организации (предприятия), назначение сотрудников на соответствующие должности в подразделение конфиденциального делопроизводства целесообразно осуществлять после проведения в отношении них службой безопасности организации (предприятия) специальных проверочных мероприятий (при письменном согласии на это сотрудников и наличии соответствующей лицензии у службы безопасности).

Все сотрудники, принимаемые  на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства или назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства, должны письменно оформить отношения с организацией (предприятием) по соблюдению режима конфиденциальности. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения, в части их касающейся, требований действующих нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующими должностными лицами.

Подразделение конфиденциального  делопроизводства, как уже отмечалось, должно быть обеспечено служебным помещением (при необходимости — несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также мест для работы исполнителей (пользователей). При этом должно быть исключено несанкционированное (в том числе случайное) ознакомление исполнителей (пользователей) с непредназначенной для них конфиденциальной информацией или вопросами, раскрывающими режим конфиденциальности.

Служебное помещение  должно иметь соответствующее технологическое оснащение для выполнения своих функций, быть обеспечено необходимым оборудованием и техническими средствами, включая средства вычислительной техники (ЭВМ), для оперативного изготовления, тиражирования, копирования, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска. Оснащение служебного помещения должно предусматривать и изготовление необходимых учетных журналов (карточек), бланков документов, приобретение печатей, штампов, а также расходных материалов (бумага, картриджей, тетрадей и др.).

В служебном помещении  необходимо иметь средства противопожарной  защиты.

При этом соответствующие  технические средства защиты информации должны быть сертифицированы, а помещение в целом должно иметь защиту, предотвращающую намеренное и случайное разглашение (перехват) информации (в том числе по техническим каналам или с использованием технических средств).

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание в организации (на предприятии) экспертной комиссии по защите конфиденциальной информации. Задачами такой комиссии должны быть:

• разработка перечня информации, составляющей коммерческую или служебную тайну;
• разработка перечней издаваемых организацией (предприятием) конфиденциальных документов;
• разработка системы доступа к конфиденциальным документам;
• снятия грифа конфиденциальности с документов или продление срока его действия;
• экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью их отбора для архивного хранения или уничтожения;
• проведение аналитической работы по предотвращению утраты конфиденциальных документов и разглашению содержащейся в них информации;
• другие вопросы, связанные с обеспечением (установлением) режима конфиденциальности.

Учитывая важность задач  экспертной комиссии, в ее состав следует  включать высококвалифицированных  сотрудников, в первую очередь руководителей  службы безопасности и конфиденциального делопроизводства, а также руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Председателем комиссии целесообразно назначать одного из заместителей руководителя организации (предприятия), допущенного ко всем конфиденциальным сведениям.

Такая комиссия создается  приказом руководителя организации (предприятия) и должна работать на постоянной основе. Непосредственную работу комиссии организует ее председатель. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней.

ПЕРЕЧНИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ

Одним из первоочередных и обязательных моментов в организации обращения конфиденциальных документов является определение перечня информации, составляющей коммерческую или служебную тайну. Определившись с тем, к какой информации надлежит ограничить доступ, можно выстраивать (регламентировать) порядок ее обращения и защиты.

Необходимо иметь перечень информации, относящейся к конфиденциальной, а также и обоснование, что эта информация действительно подпадает под определение коммерческой или служебной тайны, иначе перечень может быть признан неправомерным (в судебном порядке).

Технология разработки перечня на примере сведений, составляющих коммерческую тайну. Перечень разрабатывается самой организацией - обладателем информации, поскольку состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, определяется собственником информации (за исключением сведений, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне по закону).

Разработкой перечня информации, составляющего коммерческую тайну, занимается экспертная комиссия совместно со службой безопасности.

На первом этапе работы на основе анализа задач, функций и направлений деятельности организации необходимо установить весь состав циркулирующей информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде. Кроме того, с учетом перспектив развития взаимоотношений с партнерами определить характер дополнительной информации, которая может возникнуть в дальнейшей деятельности. Эта информация классифицируется по тематическому признаку.

На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной, и отнесена к коммерческой тайне.

Базовым критерием при этом является возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет две составляющие:

- неизвестность информации третьим лицам;

- получение преимуществ в силу этой неизвестности.

Данные составляющие взаимосвязаны и взаимообусловлены, поскольку, с одной стороны, неизвестность информации третьим лицам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ, с другой - преимущества можно получить только за счет такой неизвестности. Конфиденциальность является правовой формой и одновременно инструментом обеспечения неизвестности информации.

Этот критерий является объективным показателем возможности отнесения информации к коммерческой тайне, придания информации статуса конфиденциальной. Законодательством введены два ограничения на отнесение информации к коммерческой тайне.

Первое ограничение  состоит в том, что к коммерческой тайне не может быть отнесена информация, составляющая государственную тайну.

Второе ограничение  заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесения ущерба законным интересам государства, физических или юридических лиц. Перечни такой информации содержатся в законах «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и «О коммерческой тайне». Эти перечни в значительной мере дублируют друг друга (но имеют различную правовую основу) и обязательны к исполнению.

Третье ограничение – это ограничение диктуемое здравым смыслом. Оно состоит в том, что при отнесении информации к коммерческой тайне необходимо учитывать затраты на ее защиту. Если затраты превышают ущерб от ее возможного разглашения, то придание информации статуса конфиденциальной теряет смысл.

В перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, может включаться не только информация, создаваемая в данной организации, но и информация, полученная без использования неправомерных средств (к неправомерным средствам (способам) получения информации, составляющей коммерческую тайну, относятся: собирание информации посредством похищения документов, подкупа или угроз, дачи взятки, введения в заблуждение, нарушения или подстрекательства (принуждения) к нарушению обязательств о соблюдении режима коммерческой тайны, а равно иные незаконные способы (без согласия обладателя коммерческой тайны на ее передачу третьим лицам) при проведении исследований по собственной инициативе, в результате систематических наблюдений и сбора сведений. Такая информация считается полученной правомерно и самостоятельно независимо от того, что ее содержание может совпадать с содержанием коммерческой тайны другого юридического или физического лица. Правомерно полученной информацией считается конфиденциальная информация, полученная от ее обладателя на основании договора или в результате правопреемства. Организация, правомерно и самостоятельно получившая информацию, одновременно являющуюся коммерческой тайной другого юридического или физического лица, становится обладателем этой коммерческой тайны со всеми предусмотренными законодательством правами.

После установления состава конфиденциальной информации может определяться и дополнительное ограничение доступа к ней. Необходимо выделить наиболее значимую информацию (из всей конфиденциальной информации) с целью установления для нее более жесткого режима защиты.

Дополнительное  ограничение доступа целесообразно указывать для конкретного документа, например введением, при его адресовании, дополнительной надписи «Только:». Порядок использования этого ограничения, перечень должностных лиц, имеющих право его устанавливать, а также указание о запрещении дальнейшего расширительного адресования документа с такой надписью следует изложить в положении, регламентирующем общую систему доступа.

Введение  дополнительного ограничения доступа к документу связано с тем, что Федеральным законом «О коммерческой тайне» не предусмотрены степени (грифы) конфиденциальности. Это оправданно, т.к. все вопросы отнесения информации к конфиденциальной и установления режима коммерческой тайны определяются собственниками информации, которые могут иметь разные подходы к определению степени конфиденциальности однотипной информации. В этом случае при рассмотрении в судебном порядке дел о неправомерном получении информации, отнесенной к коммерческой тайне, сложно определить, кто из собственников установил правильную степень конфиденциальности, т.к. критерии отнесения информации к той или другой степени конфиденциальности выбирает сам собственник.