Организация работы ведомственного архива

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

 

1.4 Нормативно – правовая  основа работы ведомственных  архивов

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов5.

В своей работе архив организации, расположенной на территории Республики Татарстан, руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Татарстан от 13.06.1996 «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах» (с изменениями № 63-ЗРТ от 28.07.2006), распорядительными документами руководителя организации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ, научно-методическими разработками Национального архива РТ и др.

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

1) основные положения;

2) состав документов архива;

3) задачи и функции архива;

4) права архива;

5) организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно – методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Организация работы  ведомственных архивов 

2.1 Общие положения

Организациями в зависимости от объема документов, находящихся на ведомственном хранении, и задач по обеспечению их сохранности и использованию могут создаваться ведомственные архивы, как структурные подразделения или как составные части структурных подразделений. Ведомственные архивы, являющиеся учреждениями с правами юридического лица, могут функционировать за счет бюджетных ассигнований, а также за счет специальных внебюджетных средств.

Работа ведомственного архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус ведомственного архива; источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Положение о ведомственном архиве, являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР, утверждается руководителем организации, в непосредственном подчинении которой он находится.

Положение о ведомственном архиве, являющемся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует.

Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (ведомства) СССР, союзной, автономной республики должно согласовываться соответственно с Главархивом СССР, главархивом союзной республики, архивным управлением автономной республики.

Положение об объединенном ведомственном и междуведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы СССР.

На имеющиеся в ведомственном архиве должности согласно штатному расписанию (за исключением заведующего архивом) составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права. Должностная инструкция разрабатывается также для лица, ответственного за архив.

Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующим архивом (если архив является структурным подразделением) или его директором (если архив является учреждением).

Лицо, назначенное ответственным за ведомственный архив, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

 

2.2 Методическое обеспечение  работы ведомственного архива

Центральный отраслевой архив, центральный архив министерства (ведомства) СССР, союзной или автономной республики организует и принимает непосредственное участие в разработке нормативно - методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по делопроизводству и номенклатур дел и т.д.) как для внутреннего пользования в архиве, так и для их использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

Нормативно - методические документы союзного отраслевого характера утверждаются министерством (ведомством) совместно с Главархивом СССР или только министерством (ведомством), но по согласованию с Главархивом СССР.

На основе отраслевых нормативно - методических документов ведомственные архивы организаций отрасли разрабатывают конкретные нормативно - методические документы по проведению делопроизводственных и архивных работ.

Подготовленные ведомственными архивами нормативно - методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, представляются на рецензирование и согласование в соответствующие учреждения государственной архивной службы СССР.

 

2.3 Планирование работы  ведомственного архива

В ведомственном архиве составляются: годовые планы работы и годовые (с поквартальной разбивкой) планы - графики приема дел от источников комплектования архива, передачи дел на государственное хранение, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Планы - графики приема дел от источников комплектования архива до утверждения их руководителем организации согласовываются с ними, а также с соответствующим государственным архивом.

Планы - графики передачи дел на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения утверждаются совместно руководителем организации и соответствующего архивного учреждения.

В планах необходимо предусматривать санитарные дни для проведения санитарно - гигиенических работ .

Годовые планы работы архивов представляются на согласование в госархив по взаимной договоренности госархива и организации.

В целях выполнения постановлений и распоряжений директивных органов по вопросам архивного дела, приказов и указаний вышестоящих организаций, указаний учреждений государственной архивной службы СССР ведомственным архивом разрабатываются планы мероприятий.

Годовое планирование работы ведомственного архива проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год, вытекающих из требований постановлений директивных органов, решений местных органов государственной власти, приказов и указаний ведомства по вопросам архивного дела и делопроизводства, указаний учреждений государственной архивной службы и с учетом бюджета рабочего времени в планируемом году.

По каждому виду работы определяется его объем; отдельные виды работ могут не иметь объемных показателей (например, контроль за работой сотрудников), в таком случае их трудоемкость выражается только затратой времени.

В ведомственном архиве систематически должна проводиться работа по улучшению организации и условий труда.

В целях развития трудовой, общественно - политической активности, повышения трудовой и производственной дисциплины, ответственности за порученное дело работники ведомственного архива участвуют в социалистическом соревновании, проводимом в организации, в структуре которой функционирует архив, или организуемом учреждениями государственной архивной службы СССР.

 

2.4 Ведомственный контроль  за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве

Ведомственный контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве осуществляется в соответствии со структурой отрасли и звенностью управления: центральный отраслевой, центральный архив, архив союзно - республиканского министерства совместно со службой делопроизводства контролирует состояние архивов и организацию документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения и республиканских министерств; центральный архив республиканского министерства совместно со службой делопроизводства соответственно осуществляет контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения и республиканских (АССР), краевых, областных организаций; архивы республиканских (АССР) министерств, краевых, областных организаций осуществляют совместно со службами делопроизводства контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций непосредственного подчинения, а также городского и районного звеньев.

Центральный отраслевой архив, центральный архив союзного министерства совместно со службой делопроизводства осуществляет контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций союзного подчинения.

С целью выполнения задач, ведомственный архив совместно со службой делопроизводства проводит плановые проверки состояния архивов, организации документов в делопроизводстве не реже 1 раза в пять лет в организациях непосредственного подчинения, а состояние организации документов в делопроизводстве структурных подразделений самой организации - не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в ведомственный архив.

При необходимости могут осуществляться и внеплановые проверки.

Проверки проводятся комплексные и тематические. В подготовку к проверкам должно входить составление плана изучения проверяемых вопросов. Если проверка проводится несколькими сотрудниками, то в плане указывается распределение обязанностей между ними.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которых отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и дальнейшему улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководитель соответствующего структурного подразделения. В необходимых случаях по итогам проверок руководителем организации или руководителем вышестоящей организации могут издаваться приказы.

Одной из форм ведомственного контроля является проведение общественных смотров состояния архивов и делопроизводства организаций отрасли (группы организаций отрасли на одном или нескольких уровнях). Порядок организации и проведения смотра определяется министерством (ведомством) и т.д. совместно с соответствующими учреждениями государственной архивной службы СССР.

В целях осуществления систематического и качественного анализа состояния ведомственного контроля архивом ведутся карточки учета работы с организациями .

 

2.5 Работа с кадрами

Подбор кадров, расстановка и использование работников ведомственного архива осуществляются в соответствии с задачами архива, типовой номенклатурой штатной численности, квалификационными характеристиками должностей в отрасли.

Повышение квалификации работников архива и службы делопроизводства организации проводится по согласованию с ее администрацией.

Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации осуществляется архивом совместно со службой делопроизводства и отделом кадров.

Основными формами обучения работников архивов и служб делопроизводства являются: институты повышения квалификации, курсы, совещания, семинары.

Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.

 

2.6 Учет труда, отчетность, контроль за работой

Учет труда в ведомственном архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.

В дневнике каждого работника ведомственного архива ежедневно учитывается плановая (в соответствии с индивидуальными планами) и внеплановая работа. В дневнике записываются: даты, виды и объем работ, затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.