Организация работы с документами

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ  КАРТОЧКА 
лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КОРРЕСПОНДЕНТ
ИНДЕКС ДОКУМЕНТА	ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА	ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА	ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН  ДОКУМЕНТ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

оборотная сторона

ИСПОЛНИТЕЛЬ		ДАТА			ИСХОД №
КОМУ					№ ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ
РАССЫЛКА						КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД №			ОПИСЬ №	ДЕЛО №

 
На верхнем поле регистрационно-контрольной  карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. 
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка. 
Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций. 
 

5.4. Контроль исполнения  документов 
 
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов . 
Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение

 
Контроль исполнения документов 

 
 

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. 
Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения). 
В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. 
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения). 
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией  
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.  
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.  
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.  
Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с  
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". 
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке. 
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.  
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                          

 

                                          Список использованных источников

 

1.   Шаталов В.Ф.Точка опоры.М: Педагогика

2.   Гваева И.В. «Делопроизводство» 2008

3.   Тепляков А.А.Курс  лекций/Академия управления при  президенте Р.Б.

4.    Традиционное и новое в работе с документами в организации,основанной на знании  www.rae.ru/monographs/84-2990

5.    Технология обработки документов  bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/4.htm