Организация работы с документами

   Таким образом, технология обработки службой  ДОУ поступающих в организацию  документов практически завершается  передачей их конкретным исполнителям. Проставление отметки об исполнении документа и дальнейшее помещение его в дело - это задача самого исполнителя или ответственного за делопроизводство работника соответствующего структурного подразделения. Исключение составляют небольшие организации, где все делопроизводственные операции осуществляются секретарем, которому исполнитель может передать исполненный документ для его помещения в дело.  

   1.4. Вынесение резолюции и контроль.

   Для ускорения рассмотрения документов руководителем подбирают дополнительные материалы к поступающему документу (документы вышестоящих организаций, на которые имеются ссылки в документе, переписка по данному вопросу, которая  велась ранее, и т.п.).  Если в документе  отсутствует заголовок, в его  тексте подчеркивают или выделяют наиболее важные фразы, отражающие основные мысли  автора документа.

   Дата  резолюции играет также важную роль – от нее во многих организациях начинается исчисление срока исполнения, хотя по требованию ГСДОУ документы  должны быть рассмотрены в день поступления  и срок исполнения должен исчисляться  от даты поступления.

   Руководитель  не должен задерживать документы, оставляя их на неопределенное время. Это препятствует исполнению документов, не дает возможности  провести качественное исполнение.

   Резолюции (решения и поручения) пишутся  на свободных от текста полях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа  запрещается. Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А5-А6, подкладывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату. Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило только одному должностному лицу (например начальнику планового отдела, главному редактору и т.п.).

   Если  интересы дела требуют привлечения  в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за своевременное  и качественное исполнение данного  поручения (документа) в целом.

   В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции  первым.

   В случае,  если резолюция не содержит сроков исполнения, входящий документ должен быть исполнен в течении месяца после его рассмотрения.

   При этом сроки исполнения поручений  по телеграммам не должны превышать  двух дней.

   Устанавливая  сроки исполнения документа, руководитель обязан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.

   Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством.

   Из  всего выше сказанного можно сделать  следующий вывод:

   Работа  с входящими документами  представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Технология обработки поступающих документов в обществе с ограниченной ответственностью рекламно-издательской фирме «Тагильский Рабочий. Маркет»

(ООО  РИФ «ТРМ») 

3Документы, поступившие, в ООО РИФ «ТРМ» начинают свой путь к исполнению у секретаря.

Там они  подвергаются обработке, которая заключается  в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности  вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы  с пометкой "лично" передаются по назначению. В ООО РИФ «ТРМ»  обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который  ежегодно пересматривается.

   Секретарь производит предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление лица, которому должен быть направлен тот или иной документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО РИФ «ТРМ» либо другому исполнителю, например в бухгалтерию. Руководителю ООО РИФ «ТРМ» передаются документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения), а это от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов и только 10-15% поступающих документов передаются непосредственно исполнителям.

   Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителю ООО РИФ «ТРМ» либо исполнителям.

   В связи с тем, что в ООО РИФ  «ТРМ» поступает не значительное количество документов, то в организации  используется журнальная система регистрации, а документы поступившие по электронной почте, регистрируются на компьютере.

   Целью регистрации является обеспечение  учета, контроля и поиска документов. 
     Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. 
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

   Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях. В инструкции по делопроизводству ООО РИФ «ТРМ» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации секретарем. Перечень утвержден руководителем ООО РИФ «ТРМ».

   При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации секретарем; номенклатура дел.

   На  всех входящих документах проставляется  регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в ООО РИФ «ТРМ».  Место проставления штампа определено ГОСТР 6.30 – 2003

   Далее секретарь передает документы  руководителю.

   Руководитель  рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

   Исполнитель, работая с документом, готовит  ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными  материалами, которые использовались при подготовке ответа).

   Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

   Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

   Вывод:

   Даже  для такой организации как  ООО РИФ «ТРМ», которая является не большой фирмой, правильная организация работы с входящими документами – это обеспечение оптимальных условий для всего документооборота. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление предприятием, в частности и ООО РИФ «ТРМ» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ООО РИФ «ТРМ» документированной информацией.

    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

   Делопроизводство - это специфическое направление  деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. Мы знаем, что деятельность любого  учреждения,  организации, предприятия неразрывно связана с документацией. Документы важны, т.к. объединяют учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

   В теоретической части данной работы была подробно рассмотрена технология обработки поступающих документов:

   - прием и первичная обработка документов (проводится централизованно, специально выделенным работником);

   - предварительное рассмотрение и распределение документов (определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки);

   - регистрация (преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам);

   - вынесение резолюции и контроль (начало работы по исполнению документа).

   Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

   Теория, основа любой практики. Изучив все  теоретические моменты технологического процесса документооборота. Поняв всю  важность, соблюдения этих моментов  и оттолкнувшись от полученных знаний можно приступать  к практике.

   Рационально поставленное делопроизводство в учреждение и на предприятиях непременно ведет  к повышению уровня организации  и эффективности управленческого труда.

   В практической части курсовой работы на примере небольшой организации ООО РИФ «ТРМ», видно, что оперативность и надежность технологии обработки поступающих документов связана с четко установленной схемой движения входящих документов. Что в свою очередь увеличивает  скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность.

    Так как ООО РИФ «ТРМ» организация  небольшая, и как говорилось ранее, документы поступают в нее в малом объеме, соответственно секретарь успевает, (соблюдая весь технологический процесс обработки поступающих документов), подготовить и предоставить, все необходимые документы руководителю, который, в свою очередь,  своевременно решает поставленные перед ним задачи.

   Например: заключать или нет договор  с новыми поставщиками расходных  материалов.

   Вовремя изучив все предложенные ими варианты сотрудничества  и сравнив цены на товар с ценами предлагаемыми  другими компаниями, руководитель принимает  определенное решение. Что в свою очередь влияет на благополучную  работу и процветание организации, которой он управляет. 
 

Список  источников и литературы.

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
2. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
4. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое  пособие – М.: КОНКУРС; 2008-256с.
5. Басаков М. И. Основы делопроизводства. "Феникс", 2007.
6. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2009.
7. Кузнецова Т.В.. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2005.-320с.
8. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие.- М.: Изд-во «Дашков и К°», 2007. – 377 с.
9. Кугушева Т.В. Делопроизводство: учеб. пособие. – Ростов/нД: Феникс, 2007. – 321 с.
10. Кузнецов С.Л.. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения «Секретарское дело», 2004
11. Кудреев В.А.. Организация работы с документами; - М.: 1998-307с.
12. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник - М.: ИНФРА-М, 2008
13. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. - Санкт-Петербург: BVH, 2004.
14. Кирсанов М.В. Современное делопроизводство.- М. Инфа-М, 2008-302с.
15. Л.А. Румынина. /Документационное обеспечение управления./- М.: Издательский центр «Академия», 2005.-224с.
16. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. -М.: ПРИОР, 2004, 144с.
17. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: практическое пособие. - М.: ПРИОР, 2005,192 с.
18. Серова Г.А., Андреева В. И., Литвинцева И. А. Секретарское дело. М.: 2006.
19. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В.Кузнецова, М.Т.Лихачев, А.Л.Райхцаум, А.В.Соколов: Сост. М.Т.Лихачев.-М.: М.: БИНОМ, 2005.
20. Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно-практическое пособие).-М.: «Издательство РАГС»,2003-372с