Организация рабочего места секретаря

СОДЕРЖАНИЕ

Введение           3

1. Рациональное планирование времени и работы    5  
1. Рациональная организация работы секретаря    5
2. Непосредственное облегчение работы руководителя   7

2.1 Разделение ответственности за соблюдение сроков   7

3. Организация рабочего места секретаря      8
1. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению    

конференций         10

4 Работа  секретаря по бездокументному  обслуживанию  11

5 Деловые контакты секретаря      13

5. 1 Пользование телефоном       14

5. 2 Организация приема посетителей     14

5. 3 Работа секретаря с информацией для руководителя  15

Заключение         16 

Список  использованных источников     17 

Приложение А         18

 

   
 

                                                     ВВЕДЕНИЕ

     Интерьер  служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в «приемной» руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.

     Секретарю удобнее всего находиться в обособленном помещении, как правило, смежном с кабинетом начальника. Даже на малом предприятии у секретаря должен быть свой стол со всеми необходимыми принадлежностями. В солидном офисе должна быть, в идеале, комната отдыха и отделение для технических средств (копировальных машин, аппаратов для резки бумаг и т.д.).¹

     Механизация и автоматизация управленческого  труда требуют от секретаря постоянного  повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского  труда, делопроизводства.

     Одним из путей, обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков стенография, машинопись и т. п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом «проб и ошибок».

     Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного  значения организационные и психологические  аспекты труда служащих, и техника  способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководителя и секретаря. Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации. Значительно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования достижений современной вычислительной техники. Тем не менее, в управленческой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и психологические аспекты взаимоотношения людей.

     Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

 

1 Рациональное планирование времени и работы

     Способность отделить главное от второстепенного  в работе часто отсутствует у  многих руководителей. Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены потоком неудобоваримой информации. Эту проблему секретари решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.

     Главное в любом деле можно найти, только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.

     Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под проблемой понимают расхождение между «Должно» и «Есть», между планируемым и действительным. Существует три варианта решения проблемы:

1. «Должно» - требование, которое невозможно выполнить на данном этапе. Таким образом, то, что до сих пор представляло собой «Есть», превращается «Должно»;
2. За счет энергичной деятельности происходит сокращение разрыва между планируемым и действительным, так как «Должно» реально достижимо;
3. Компромисс для сближения «Должно» и «Есть».²

 

     1.1 Рациональная организация работы секретаря

     Порядок расположения документов:

1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат;³
2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены;
3. Исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки.

 

     Исходящие документы необходимо разделить  на:

а) Собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;

б) Документы, рассылаемые в пределах предприятия;

в) Документы, предназначенные для подшивки в дела.

     Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно);
2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку;
3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку;
4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.⁴

 

4. Непосредственное  облегчение работы руководителя   

     2.1 Разделение ответственности за соблюдение сроков

     В работе многих руководителей встречаются  элементы импровизации, но не всегда они  могут наладить необходимое планирование времени. Поэтому секретарь должен последовательно, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у руководителя чувство потребности в планировании времени, по крайней мере, в отношении к самой себе. Не следует принимать распоряжений руководителя, не добившись ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители, возможно, придут к выводу, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы секретарь оставила их в покое.

     Многочисленные  совещания оказываются бесполезными, так как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как правило, говорят: «Срочно» или «В ближайшее время». А насколько срочно или в какое ближайшее время - часто не уточняют, за все ошибки платит секретарь. Поэтому секретарь должен заботиться о календаре-памятке своего руководителя. Многие руководители подчас забывают о своих распоряжениях, и поэтому секретарь обязана думать не только за себя, но и за руководителя, быть так называемым «опекуном».⁵ 
 
 
 
 
 
 

5. Организация рабочего места секретаря

     Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации  труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и  возможностей использования современной  организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

     Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

     Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом  руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы  легко можно было видеть всех входящих. В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.⁶

     Мебель  для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

     Большую часть рабочего времени секретарь  работает сидя, а это утомляет, поэтому  он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей  машинке, чтения.⁷ Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы. Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т. п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинатор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.⁸

     При отсутствии руководителя, секретарь должен иметь возможность при необходимости говорить с ним по неотложным делам. Если работа руководителя хорошо согласована с работой его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо. Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.

     По-моему  мнению, руководитель должен всегда говорить своему секретарю, куда он идет, как с ним можно связаться, если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.⁹  

3.1 Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций

     Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

     В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

     Нужно позаботиться о том, чтобы при  проведении заседаний было обеспечено следующее:

1. Помещение для заседаний на все время их проведений;
2. Обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки, для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;
3. Служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;
4. Обслуживание в зале заседаний.¹⁰

 
 

4 Работа  секретаря по бездокументному  обслуживанию

     Профессия секретаря требует от человека высокой  подготовленности, целого комплекса  личных и деловых качеств, обусловленных  спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя.