Организация службы ДОУ

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Курский  государственный университет»

 

 

 

Факультет экономики и менеджмента

Кафедра маркетинга и управления персоналом

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Документационное обеспечение  управления»

на тему «Организация службы документационного обеспечения  управления»

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 3 курса, очной  формы обучения 5 лет специальность  Менеджмент организации,

Сомова Юлия Евгеньевна

 

Научный руководитель: Меньшикова Мария Алексеевна, д.э.н., профессор

Подгорная Анна Владимировна, магистр 2 года обучения

 

 

 

 

Курск-2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение                                                                                                                   3

1. Структура и состав службы ДОУ                                                                      5

1.1. Формы  и структура службы ДОУ                                                                   5

1.2. Должностной и численный состав службы ДОУ                                          7

2. Задачи и функции службы ДОУ                                                                      11

3. Должностные инструкции                                                                                18

4. Организация рабочего места                                                                            24

Заключение                                                                                                             31

Список использованных источников                                                                   32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Организация и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) [6].

Проблема  совершенствования организации  службы ДОУ является одной из наиболее актуальных в современном документоведении.

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением  его управленческих функций и  задач, эффективность всего процесса управления.

Целью данной работы является поиск и разработка предложений по совершенствованию организации службы ДОУ.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

1. исследовать формы и структуру службы ДОУ, а также должностной и численный состав;
2. проанализировать задачи и функции службы ДОУ;
3. изучить условия труда работников службы ДОУ.

На разных этапах работы применялись аналитический, монографический, сравнительный, графический методы исследования с их многообразными способами и приемами.

Исследованием данной темы занимались такие научные  деятели как Кузнецова Т.В., Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е., Кунай Н. и многие другие.

Работа  состоит из введения, 4 глав, заключения. В первой главе рассмотрены структура и состав службы ДОУ. Во второй главе – задачи и функции службы ДОУ. В третьей главе описаны должностные инструкции для работников службы документационного обеспечения, в четвертой – организация рабочего места.

 

 

 

 

 

1. СТРУКТУРА И СОСТАВ СЛУЖБЫ  ДОУ

1.1. Формы и структура службы ДОУ

 

Структура в системе органов  управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема, функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Инструкция  по делопроизводству в государственных  органах и организациях Российской федерации частично регламентировала названия служб ДОУ, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.) [4].

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются  вышестоящими организациями в государственных  организациях, а в негосударственных  – их руководством. В совместных предприятиях решение этого вопроса  осуществляет правление, а в акционерных  обществах – учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

Управление  делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив [16, с. 77].

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Их структурные подразделения - отдел, сектор, группа (по приему и обработке входящих и исходящих документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов, архив, по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, секретари) [19, с. 13].

Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях [19, с. 14].

Служба ДОУ действует  на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется  непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается  в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименования [19, с. 15]. Однако на практике во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Но организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, необходимо чтобы она была самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 человека), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. На мой взгляд, это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Таким образом, в учреждении любой формы собственности обязательно  должна быть создана специальная  служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел  ДОУ или канцелярия. При организации  службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

1.2 Должностной и численный состав службы ДОУ

 

Основным  нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников СДОУ, является «Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», М. – 2007, а также «Квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих», М – 2006 г. Согласно этим нормативным документам, все работники СДОУ по характеру труда делятся на три категории:

Категория «Руководители» включает заведующего  службой ДОУ (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы [3]. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

В категорию «Специалисты» включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста [3]. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1.

Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации [3].

Проанализировав принятую в стране классификацию, видно, что  преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают  равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности  выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются  руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться [12, с. 10].

Для эффективной организации  работы службы ДОУ и в целом  аппарата управления большое значение имеет определение оптимальной  численности делопроизводственного  персонала, которая, прежде всего, зависит  от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации  работы с документами).

Для определения численности персонала  службы ДОУ используются нормативные  документы по труду и организации  труда, например такие, как Межотраслевые  нормы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах, Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь и др.

Как правило, определение  численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ  – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или  экономическими подразделениями, но при  необходимости такие расчеты  могут провести и работники службы ДОУ.

Формирование штата  работников службы ДОУ в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность  работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного  персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации  отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой – необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Поэтому, крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ  СЛУЖБЫ ДОУ

 

Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: