Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» является нормативным актом в том смысле, что он устанавливает минимальные сроки хранения документов. Экспертные комиссии вправе увеличивать сроки хранения в зависимости от характера деятельности той или иной организации, специфики их функций и значения информации, содержащейся в определенных документах.

Для некоторых видов документов в типовом, рассчитанном на все организации перечне, чрезвычайно сложно точно определить их ценность и поэтому в ряде статей перечня наряду с указанием срока хранения документов проставлена отметка «ЭПК». Эта отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и их следует оставлять на постоянное хранение в организации или передать в государственный, муниципальный архив. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Аббревиатура «ЭПК» - это экспертно-проверочная комиссия архивного органа, которое и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении.

Уничтожение документов по акту, утверждаемому руководителем организации, являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива осуществляется с разрешения архивного органа или архива после утверждения ЭПК архивного органа описей на документы постоянного хранения за определенный период времени. При этом архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включение в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

4. Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

 

В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов РФ, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и законодательством субъектов РФ. Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.

Согласно ст. 27 Закона № 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Административная ответственность в данном случае регулируется ст. 13.20 КоАП РФ, в соответствии с которой нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа. При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение. Заметим, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета в результате неправильного их хранения является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Такие нарушения в соответствии с п. 2 ст. 120 НК РФ влекут за собой наложение  самостоятельного штрафа. Указанные штрафы не налагаются на учреждение, если оно представит доказательства, что документы утеряны не по вине учреждения, а вследствие наступления форс-мажорных ситуаций (кража, пожар, затопление). Такими доказательствами могут быть справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью, справка от пожарных и т. д. Однако следует иметь в виду, что если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают. Аналогично и с кражей. Если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить. Напомним, что потребовать у  организации документы налоговики могут только за три последних года. Поэтому оштрафовать ее по ст. 120 НК РФ за отсутствие документов за четвертый год они не вправе. Ответственность за организацию хранения документов учреждения несет руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности – еще и главный бухгалтер.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Перечень документов со сроками хранения – основной документ, содержащий нормативный сроки хранения, который используется для проведения экспертизы ценности документов.

Перечень типовых документов для конкретной организации имеет значение нормативного, но все-таки справочника, т.к. на его основе определяются нормативные сроки хранения созданных в организации документов.

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г//СЗ РФ 2003. № 2. Ст. – 167
2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.)// Гарант Пронет.
3. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения./ Автократов В.Н.  – М.: РГГУ. – 2005.
4. Козлов В.П. Архивная реформа: вопросы научного и методического обеспечения //Отечественные архивы. 2004. № 1.
5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. – М.: 2007.
6. Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур): Методические рекомендации. М., 1997.
7. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. – СПб.: Питер. 2007.
8. Шабанова Т.Е. О некоторых проблемах фондирования документов Архивного фонда // Отечественные архивы. — 2008. — № 2.
9. Шабанова Т.Е. Укреплена правовая база государственного учета Архивного фонда России // Отечественные архивы. — 2007. — № 5.

 

1 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.)// Гарант Пронет.

2 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.)// Гарант Пронет.

 

3 Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения./ Автократов В.Н.  – М.: РГГУ. – 2005.

4 Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения./ Автократов В.Н.  – М.: РГГУ. – 2005.