Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Октября 2014 в 20:01, отчет по практике
В ходе прохождения учебной архивной практики в обязательном порядке ознакомилась с процессом создания и функционирования данного архивного учреждения ГБУ «ЦДНИОО», развитием и пополнением его архивных фондов, использованием архивных материалов для предоставления информационных услуг заявителям на основании имеющихся архивных документов. Запросы поступают в архив разных видов: тематические, генеалогические, консульские и социально-правовые. Работа с заявлениями граждан предусматривала совершенствование навыков по предоставлению заявителям информационных услуг оформленных в установленном порядке архивных справок, копий архивных документов и архивных выписок
Архивная практика длилась 70 часов в Государственном бюджетном учреждении «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (ГБУ «ЦДНИОО»), расположенного по адресу: Оренбург, ул. Маршала Г.К. Жукова, д.38, в отделе исполнения запросов социально-правового характера.
В ходе прохождения учебной архивной практики в обязательном порядке ознакомилась с процессом создания и функционирования данного архивного учреждения ГБУ «ЦДНИОО», развитием и пополнением его архивных фондов, использованием архивных материалов для предоставления информационных услуг заявителям на основании имеющихся архивных документов. Запросы поступают в архив разных видов: тематические, генеалогические, консульские и социально-правовые. Работа с заявлениями граждан предусматривала совершенствование навыков по предоставлению заявителям информационных услуг оформленных в установленном порядке архивных справок, копий архивных документов и архивных выписок, связанных с социальной защитой граждан в соответствии с существующим законодательством, а так же, в случае отсутствия архивных документов или сведений, необходимых для исполнения запроса, - информационных писем. В период практики самостоятельно вела записи в рабочем дневнике (в тетради), фиксируя процессы и объем выполняемой работы по заявлениям граждан, анализируя методы и специфику архивного производства, обобщая свои наблюдения с целью закрепить полученные теоретические знания по историческим дисциплинам, в том числе по документоведению, архивоведению.
Целью учебной архивной практики являлось приобретение практических навыков в сфере архивоведения и документоведения, в том числе освоение приемов, методов и способов систематизации, обработки и анализа архивных документов для последующего использования их в ходе исполнения запросов для подтверждения, например, стажа работы, размера заработной платы и других сведений, оформлении архивных справок, архивных выписок, архивных копий, их выдаче заявителям; приложения с образцами архивных справок, архивных копий, выписок, других видов документов.
Для достижения поставленных целей, предусматривалось решение следующих основных задач учебной архивной практики:
- изучение действующего
законодательства Российской
- ознакомление со структурой и основными видами деятельности ГБУ «ЦДНИОО», непосредственно сектора справочной работы отдела использования и публикации документов: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов для работы по исполнению запросов граждан;
- использование навыков
работы с архивными
- составление архивных справок, копий архивных документов и архивных выписок, связанных с социальной защитой граждан в соответствии с существующим законодательством, а так же информационных писем.
Поскольку моя практика
проходила непосредственно в
отделе исполнения запросов
В использовании архивных материалов значительный удельный вес имеет справочная работа, призванная удовлетворить поступающие в архив запросы от учреждений и граждан о выявлении документов и выдаче на их основании справок, копий и выписок по конкретным вопросам. Ежегодно в ГУ «ЦДНИИОО» поступает несколько тысяч различных запросов, в том числе и консульские, генеалогические, тематические. Но большую часть составляют запросы социально-правового характера. Поскольку современное пенсионное законодательство требует обязательного подтверждения стажа работы архивными справками, то в ГБУ «ЦДНИОО» помимо традиционных справок о работе, зарплате, награждениях, об отпусках по уходу за ребенком, выдаются справки о государственной службе согласно штатных расписаний райкомов, горкомов, обкомов КПСС и ВЛКСМ.
Специфика работы справочного отдела, в котором я проходила практику, заключалась в информационном обеспечении граждан архивной информацией через исполнение запросов. Справочным отделом ведется активная работа по исполнению этих запросов, потому что информационное обеспечение граждан является одним из приоритетных направлений деятельности ГУ «ЦДНИИОО».
Архивной справкой называется составленное и официальное заверенное архивом письменное сообщение о том, какие сведения и в каких документах данного архива имеются по определенному вопросу. В соответствии с характером запроса справки, выдаваемые архивом, принято разделять на две группы: биографические и тематические. Справки выдаются только на основании письменных заявлений от учреждений или граждан. Архивная справка является официальным документом, поэтому она пишется на бланке ГУ «ЦДНИОО» и заверяется его гербовой печатью. В тексте справки вначале указываются названия и даты документов, из которых получены затребованные сведения, а затем излагается их содержание. Если справка составляется на основании нескольких документов, то изложение их содержания дается в хронологической последовательности событий, но не документов, в которых они освещаются. Архивные справки оформляются в соответствии с единой для всех архивов формой: в верхней части указывается адресат, которому направляется справка, и заголовок документа – «Архивная справка», далее излагается содержание справки. После текста справки приводятся исковые данные документов, послуживших основанием для ее выдачи.
Архивной выпиской называют документ архива, составленный на бланке ГУ «ЦДНИОО» и заверенный его гербовой печатью, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Архивная копия это дословное воспроизведение текста или его части, составленная на бланке ГУ «ЦДНИОО» и официально заверенное архивом письменное сообщение с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная гербовой печатью в установленном порядке.
Информационное письмо отправляется заявителю в случае отсутствия архивных документов или сведений в архивном фонде, необходимых для исполнения запроса, которое может содержать информацию об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, уведомление о направлении запроса на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
Прохождение данной учебной архивной практики позволило мне сформировать элементарные навыки архивной работы с заявлениями граждан. Так, на примере сбора информации для ответов заявителей в отделе исполнения запросов социально-правового характера ГБУ «ЦДНИОО» я уяснила, что исполнение запроса складывается из нескольких этапов:
- прием письменных запросов секретарем ГБУ «ЦДНИОО» и работа с заявителем, передача на рассмотрение директору ГУ «ЦДНИОО», затем регистрация запроса в журнале и присвоение ему порядкового номера, передача запроса в соответствующий отдел, а затем непосредственному исполнителю;
Прием запроса с пометкой директора в отделе исполнения запросов социально-правового характера, его регистрацию в отделе и дальнейшую работу с заявителем проводит начальник отдела Суходольская Наталья Петровна. При приеме запроса уделяется большое внимание его составлению, что ускоряет работу по его исполнению. Начальник отдела контролирует, чтобы заявитель дал подробные сведения о месте работы, стаже, декретах (если заявителем является женщина), приложил копию трудовой книжки и в обязательном порядке копию документа, удостоверяющую личность. Затем начальник отдела передает запрос непосредственному исполнителю.
- следующий этап работы с запросом заключается в поиске исполнителем запрашиваемой информации в архивном фонде, составление ответа в 2-х экземплярах. Исполнитель обязан подписать один из экземпляров, который остается в архиве ГБУ «ЦДНИОО» и передать подготовленные материалы на проверку начальнику отдела. Начальник отдела осуществляет выборочный контроль при проверке ответа на запрос и его редактирование (при необходимости возвращает ответ исполнителю на доработку), подписывает окончательный вариант экземпляра ответа рядом с подписью исполнителя, делает отметку в журнале регистрации заявлений и писем граждан и организаций, заполняет графы «дата ответа» и «характер ответа» (положительный, информационное письмо, непрофильный), только затем передает директору ГУ «ЦДНИОО» на подпись и заверение гербовой печатью.
- выдача заявителям ответов (отправки по почте) на запросы осуществляется канцелярией ГБУ «ЦДНИОО».
После выдачи заявителю ответа на официальном бланке ГУ «ЦДНИОО», заверенного гербовой печатью, исполнитель сдает архивные документы в архивохранилище – поскольку запрос считается исполненным.
На всех этапах работы с запросом, начальник отдела использования и публикации документов и директор ГУ «ЦДНИОО» осуществляют контроль его исполнения, поскольку последний несет персональную ответственность при подписании ответа на запрос. Качество исполнения запросов два раза в год проверяют: заместитель директора ГУ «ЦДНИОО», курирующий данное направление работы; постоянно действующая комиссия Комитета при проверке исполнения запросов социально-правового характера. Результаты проверок обсуждаются на заседаниях дирекции ГУ «ЦДНИОО», коллегии Комитета и занятиях по повышению квалификации специалистов, занятых исполнением запросов.
Во время архивной практики была представлена редчайшая возможность познакомиться с архивными документами, имеющими непреходящую историческую ценность. Но бесценный для себя опыт, я получила в ходе составления отчета ГБУ «ЦДНИОО» о проделанной работе за текущий месяц для Комитета по делам архивов Оренбургской области.
Хотелось бы отметить, что в ГБУ «ЦДНИОО» созданы все условия для отбора, комплектования и хранения архивных документов.
За время осуществления учебной архивной практики мы получили новые, более глубокие теоретические знания об архивоведении на примере ГБУ «ЦДНИОО», о его структуре и основными направлениями деятельности, ознакомились с путеводителем по фондам ГБУ «ЦДНИОО», архивным каталогом, содержанием основных фондов. Кроме того работая с описями фондов, выявляя, обрабатывая и систематизируя архивные дела в отделе исполнения запросов социально-правового характера, научились анализировать архивные документы для последующего их использования, составлять архивные справки, архивные копии, архивные выписки и письма-ответы, а так же узнали много интересного о людях своего края.