Оформление дел по трудовому законодательству

Внутренние описи. В конце  дела подшивается специальный бланк  листа-заверителя дела или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела - перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел  не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А так же для специфичной  документации — личные, судебные и  следственные дела, дела о присуждении  ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице  хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации  дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей  форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний  край к внутренней стороне лицевой  обложки дела. При внесении изменений  в состав дела: изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию, эти изменения отражаются в последней  резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации.

Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом

виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Лист-заверитель дела. На любую  пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная надпись). В книгах,

журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности  нумерации дела:

— литерные (25а, 256) и пропущенные  номера листов:

— номера листов с наклеенными  документами:

— номера листов с конвертами и вложений в них:

— номера крупноформатных  листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения  в составе и состоянии дела, как-то: повреждения, замена подлинных  документов копиями, включение новых  документов — отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Оформление обложки дела. На обложке дел постоянного и  долговременного хранения должно, в  соответствии с государственным  стандартом — ГОСТ 17914-72 «Обложки дел  длительных сроков хранения. Типы, размеры  и технические требования» быть указано:

— наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

— наименование структурного подразделения или направления  деятельности, в зависимости от структуры  описи дел;

— делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

— номер дела по годовому разделу описи дел;

— заголовок дела;

— дата или крайние даты первого и последнего по датам  документов дела;

— количество листов в деле;

— срок хранения дела или  запись «хранить постоянно»;

— архивный шифр дела, сначала  карандашом, а после утверждения  описи – чернилами.

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный  архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.

Подводя итог, можно выделить, внутренние описи необходимы в том  случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А  так же для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. Дела постоянного или долговременного  хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением  всех названных работ.

Содержание

 

Введение 2

1. Организационно-правовые документы 3

2. Устав организации 5

3. Учредительный договор 12

4. Инструкция 13

5. Структура и штатная численность 23

6. Штатное расписание 23

Заключение 25

Список литературы 27

 

Введение

 

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в  том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную  численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов  управления; установление режима работы и системы охраны; организацию  и оценку труда; порядок реорганизации  и ликвидации.

 

1. Организационно-правовые документы

 

Организационно-правовые документы  реализуют нормы административного  права и являются правовой основой  деятельности организации.

Организационные документы  содержат положения, обязательные для  исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

устав организации;

положение об организации;

учредительный договор;

положения о структурных  подразделениях, коллегиальных и  совещательных органах;

регламент;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

инструкции по определенным направлениям деятельности;

должностные инструкции работников;

правила внутреннего трудового  распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы  оформляются на общем бланке организации  или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы  утверждаются руководителем организации  или ее структурного подразделения  либо вышестоящей организацией. Утверждение  осуществляется либо проставлением  грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных  документах должен согласовываться  с наименованием вида документа, например:

положение (о чем?) об отделе кадров;

структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

инструкция (о чем?) о ведении  бухгалтерского учета;

должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы  имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел "Общие положения", в  котором указываются основания  разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных  правил и технологий.

Основной текст организационных  документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь  названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и  подпунктов производится арабскими  цифрами.

Организационные документы  проходят установленный в организации  порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными  подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей  соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы  относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить  в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости  перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные  документы: устав или положение  об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных  документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе  РФ (гл.4, ч. I).

Организация, являющаяся юридическим  лицом, "действует на основании  устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида" (ст.52 ГК РФ).

2. Устав организации

 

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Типовая структура текста устава государственного учреждения (пример 1) закреплена в "Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации".

Структура текста устава негосударственной  организации отличается от структуры  текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия  содержит дополнительные разделы, в  которых отражается специфика его  организации и деятельности.

В Гражданском кодексе  РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.

Приведем возможные разделы  устава.

Общие положения. В разделе  указываются полное и сокращенное  официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в  своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет  и цели деятельности; наличие зарегистрированного  товарного знака, фирменного бланка, печати.

 

 

Пример 1.

Типовая структура текста устава государственного учреждения

Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия  увеличения (уменьшения) уставного  фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в  состав имущества организации.

Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации  с другими организациями в  вопросах финансово-хозяйственной  деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники  в процессе финансово-хозяйственной  деятельности.

Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это  могут быть:

общее собрание акционеров - высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок  созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

совет директоров - высший орган  управления обществом в промежутках  между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается  количество директоров, срок, на который  они избираются, компетенция, порядок  выбора председателя и на какой срок);

исполнительные органы - генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и  порядок деятельности);

ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной  деятельности (устанавливается порядок  формирования комиссии, сроки и частота  проведения проверок, порядок представления  отчетности).

Учет и отчетность; распределение  прибыли. В разделе устанавливается  порядок ведения бухгалтерской  и статистической отчетности, порядок  представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения  прибыли.

Прочие накопления. В разделе  устанавливаются дополнительные фонды  общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.

Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также  порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.