Оформление и передача дел на архивное хранение

Оформление и передача дел на архивное хранение

25.05.2010

Оформление дел – один из самых важных процессов, так как  включает в себя дела по брошюровке документов, по нумерации листов, составление  описи, согласование с планом, а также  заголовок документа. В основном, оформлением дел занимаются сотрудники службы документационного обеспечения  предприятия и структурных подразделений.

Затем, после полого анализа  документов, их соединяют в папку  и подшиваются, с использованием твердой обложки. При сложении всех бумаг нужно учитывать нумерацию  листов. В конце любого документа  должна присутствовать заверительная печать. Конечно, есть документы, которые не сшиваются, а их просто упаковывают в коробки, таким примером могут быть ценные бумаги, рукописи…  
Также для очень важных дел, кроме заголовков нужно составлять и краткое предисловие, т.е. внутреннюю опись документов.

Заверительная надпись всегда находиться в конце любого дела.  
Обложки дел отвечают требованиям ГОСТ 17914-72 и оформляются в соответствии с ним. Надписи на обложке необходимо писать четко, тушью.

По окончании 10 лет, люди, которые отвечают за хранение документов, составляют описи дел, которые передаются в архив. На каждого сотрудника составляется личный архив.  
Каждое дело вносится под опись директору и заверяется печатью. После печати они должны получить одобрение экспертной комиссии организации.

Все годовые отчеты, как  правило, составляются в четырех  экземплярах, а описи дел, которые  остаются в архиве организации, как  правило, печатаются в двух экземплярах.

Сотрудники организации  должны сверять каждое слово с  описью, а также проверять правильность составления документа.

Последней стадией делопроизводственного  процесса является правильное оформление документации для хранения и дальнейшего  ее использования для нужд организации. Основные этапы подготовки документов включают в себя оценку их практичной либо научной ценности, качественное составление дела, определение времени  хранения дел и документации и  дальнейший перевод их в ведомственный  архивный фонд учреждения.

Оценка документации в делопроизводстве происходит при формировании номенклатуры дел и их составлении.

После проведенной экспертизы ценности архивных дел следует его оформление. Под оформлением дела подразумевается определенный ряд действий по пересчету дела, подсчету и нумерации листов, организации внутренней описи документации и заверительной надписи дела. Процесс оформления дела начинается с того момента, как его заверили в делопроизводстве, и заканчивается передачей его в архивный фонд учреждения, после окончания делопроизводительного (календарного) года. Составление дел производят делопроизводители, которые также решают о сроках хранения дел.

Дела, по срокам хранения, делятся  на два типа. Гранью между ними является срок хранения документов в десять лет. Если документы должны храниться  дольше указанного периода, они считаются  долговременными (постоянными), если же наоборот – временными. Временные  дела хранятся без систематизации и  нумерации документов, они не подлежат архивированию.

Существует ряд критериев оформления долговременных дел:

1. Оформление дел производят делопроизводители.
2. Обложка дела должна состоять из полного названия учреждения, номера дела (переносят из номенклатуры), даты дела (даты первого и последнего документов в деле), его индекса и срока хранения, численности листов в деле и его архивного шифра. По окончании делопроизводительного года на обложку дела наносят дополнительную информацию и уточнения.
3. В конец каждого дела вкладывается лист (заверительная надпись). В нее записывают количество листов, входящих в дело «плюс» количество листов в описи. Все дальнейшие изменения в деле вносятся в заверительную надпись, с указанием акта.
4. Опись дела представляет собой перечень входящих в него документов с их содержанием.

С того момента как в дело был  вложен первый лист документа и до сдачи в архив, оно должно храниться  в рабочих комнатах, специальных  помещениях.

При изъятии из незавершенного дела документации на ее место вкладывается листок с информацией о взявшим  и выдавшим документ работниками  и сроками его возврата. Из архивных дел документы не изымаются, в  пользование отдается все дело.

Все отделы учреждения передают долговременные дела в архивный фонд строго по описям.

Передачу дел проводит уполномоченное лицо от структурного отделения организации, принимает работник архивного отдела. Во всех экземплярах описи ставят пометки напротив полученных архивным работником дел, после чего составляется архивная опись, которую заверяют оба работника учреждения.

 

2.требование к оформлению

ТРЕБОВАНИЯ К  ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ    Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:  Верно     Инспектор службы кадров Личная  подпись А.Г. Сергеева   12.04.2003     Если копия документа  выдается на руки или пересылается в другое учреждение, отметку о  заверении удостоверяют печатью. Допускается  копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.  РЕКВИЗИТЫ, РАЗМЕЩАЕМЫЕ  НА СЛУЖЕБНОМ ПОЛЕ ДОКУМЕНТА  Отметка об исполнителе документа (28). Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:      В. А. Жуков   924 45 67      Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29). Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка проставляется на первом листе документа внизу, ниже отметки об исполнителе в специально выделенной зоне (см. пример 1 и пример 2.), например:      В дело 01-05. Запрос направлен  05.08.2004 исх. № 132 С. Васильев      Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

По материалам: ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.   Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3. докладная записка

Помощь: Составление и оформление докладной  записки

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке  прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями  составителя.

Докладные записки  могут составляться по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о переводе работника на другую работу, наложении  дисциплинарного взыскания и  т.п.), по административно-хозяйственным  вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства  и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные  записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Докладные записки  делятся на внешние и внутренние.

Внешняя докладная  записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем  организации - автора документа. Например, директор Национального исторического  архива Беларуси может направить  докладную записку на имя директора  Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь: «О необходимости разработки положения  о порядке оказания платных услуг  и выполнения платных работ государственными архивами», «О необходимости создания издательского центра в системе  Государственной архивной службы»  и т.п.

Внешняя докладная  записка оформляется на общем  бланке.

Внутренняя докладная  записка адресуется руководителю организации  в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.п.): заведующий канцелярией - «О состоянии работы с документами  в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров - «Об организации  курсов повышения квалификации работников»  и т.п.

Внутренние докладные  записки оформляются на стандартных  листах бумаги формата А4 или А5.

Формуляры внешней  и внутренней докладных записок  имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила  оформления, что и справки.

Текст докладной  записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие  причиной составления документа, проводится их анализ. Текст докладной записки  не следует начинать словами: «Довожу  до вашего сведения». Предпочтительными  являются следующие устойчивые обороты: «По вашему поручению проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п.

Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется  заканчивать текст докладной  записки словами: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для  принятия решения» и т.п. В конце  текста докладной записки следует  четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать  выводы. Заканчивать текст целесообразно  словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.)…», «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п.

Датой докладной  записки является дата ее подписания.

Внешние докладные  записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие  документы (письма, справки). Внутренние докладные записки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации  внутренних документов. Если в организации  создается небольшое количество внутренних документов, их допускается  регистрировать в журнале регистрации  исходящих документов.

Зарегистрированная  докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая  пишется на лицевой стороне первого  листа документа между адресатом  и текстом или на любом свободном  месте (но не полях!). Резолюция может  быть оформлена также на отдельном  листе и приложена к докладной  записке.

Примеры оформления внутренних докладных записок приведены  в приложениях 1-2.

Пример оформления внешней докладной записки приведен в приложении 3.

 

15.02.2008 г.

 

Андрей  Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского 
института документоведения и архивного дела, 
кандидат исторических наук

Приложение 1

Пример оформления внутренней докладной записки о приобретении оборудования
Производственный цех  ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА  18.03.2006 № 8  г.Минск		Директору ООО «Публицист»  Перовичу В.Л.    Зам. директора В.Н.Чалому  Проверить расчеты экономической  эффективности и представить  предложения о возможности  приобретения  машины к 25.03.2006  Подпись Перовича  18.03.2006
О приобретении проволоко-швейной  машины

 

В соответствии с планом работы ООО «Публицист» на 2006 год производственный цех осуществляет издание ряда брошюр объемом 6-8 печатных листов. Для выполнения операций по сшиванию брошюр такого размера  имеющиеся в отделе скобосшиватели, типа «A» и «B», не пригодны, так как толщина изданий превышает допустимую для них норму (до 5 печатных листов включительно). Использование клеевой машины «C» нецелесообразно с экономической точки зрения, кроме того, оно требует больших временных затрат. Сшивание брошюр объемом 6-8 печатных листов удобнее  всего производить с помощью  проволокошвейной машины класса «D». Ее стоимость в фирме «Полиграф» составляет _______ рублей. При существующем режиме работы экономическая эффективность  от эксплуатации машины приведет к  покрытию затрат на ее приобретение в  течение 1 года и 7 месяцев (расчеты экономической  эффективности прилагаются). В связи с изложенным прошу выделить средства для закупки  проволокошвейной машины класса «D». Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Начальник цеха	Подпись	П.Г.Макоед

Приложение 2

Докладная записка - документ, составляющийся с целью проинформировать руководство о каких-либо происшествиях , ходе работ или иных обстоятельствах и тем самым либо просто ознакомить с этими сведениями, либо побудить начальство к принятию определенного решения по данной ситуации.

Докладные записки  могут быть внутренними, т.е. направляемыми  руководителю  организации или ее структурного подразделения, и внешними — направляемыми в вышестоящие инстанции.

Конкретная форма  докладной записки законодательством  не установлена, поэтому в общих  чертах этот документ выглядит так.

Образец докладной записки

 

                                                              Генеральному директору                                                              

 ООО "Стройинвест"                                                              

 Петрову Владимиру  Николаевичу                                                             

 от начальника  отдела маркетинга                                                             

 ООО "Стройинвест"                                                              

 Григорьева Виктора  Ивановича 

 

  
Докладная записка

 

 

Довожу до вашего сведения, что сегодня 12.11.2010 года специалист отдела маркетинга Василенко Иван Петрович отсутствовал на своем рабочем месте  в течение пяти часов подряд с 9 часов 00 минут до 14 часов 00 минут.

Никакой информации, подтверждающей наличие уважительных причин отсутствия Василенко И.П. на рабочем месте, не имеется.

В связи с указанным  дисциплинарным проступком предлагаю  уволить Василенко И.П. за прогул.  

 

Начальник отдела маркетинга

ООО "Стройинвест"                                                                Григорьев В.И.