Персональные данные и их документирование

При работе с отдельными группами документации по кадрам есть специфические особенности. Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений граждан с предприятием. Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело принятого сотрудника, а в специальное дело, имеющее гриф “Строго конфиденциально”. Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личностные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику в процессе поиска им канала несанкционированного доступа к ценной информации предприятия, для шантажа сотрудника и склонения его с сотрудничеству. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в другое дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.

На личных делах гриф ограничения  доступа не ставится, т.к. весь комплекс личных дел является конфиденциальным. Личное дело должно обязательно иметь  опись документов, включенных в дело. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. При помещении  в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа  нумеруются и только после этого  документ подшивается. На оборотной  стороне обложки личного дела может указываться список руководителей, которым дело может быть выдано для  ознакомления. Здесь же подклеивается  конверт для карточки учета (контрольной карточки) выдачи дела.

Изменения и дополнения в  персональные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров и личную учетную карточку формы Т-2 на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых сотрудниками (свидетельства о браке, диплома и т.д.). Устное заявление сотрудника не является основанием для внесения указанных изменений (кроме второстепенных сведений - изменения номера домашнего телефона, места работы близких родственников и т.п.). Все новые записи в дополнении к личному листку по учету кадров и учетных формах заверяются росписью работников отдела кадров. При переносе сведений из приказа по личному составу работник расписывается против перенесенного пункта.

В случае изъятия из личного  дела документа в описи дела производится запись с указанием основания  для подобного действия и нового местонахождения документа. С документа, подлежащего изъятию, снимается  копия, которая подшивается на место  изъятого документа. Отметка в описи  и копия заверяются росписью работника  отдела кадров. Замена документов в  личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее подшитыми.

Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи или ознакомления руководящего состава с личными  делами сотрудников. Личные дела могут  выдаваться на рабочие места только первого руководителя, его заместителя по кадрам или персоналу и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений, включения в дело других документов или подмены документов.

В сферу ответственности  работника, осуществляющего ведение  личных дел, входит работа с трудовыми  книжками сотрудников предприятия. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел. Особое внимание обращается на учет в бухгалтерии и отделе кадров чистых банков книжек и бланков  листов-вкладышей. Начальник отдела должен строго контролировать, чтобы  подчиненные ему работники не оформляли трудовые книжки на неучтенных бланках (купленных и поддельных). Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только начальником отдела кадров, т.к. в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов.

Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы объективного санкционированного распространения  персональных данных и может служить  основой формирования канала несанкционированного получения и незаконного использования  ценных сведений. В связи с этим требуется повышенное внимание к  обеспечению сохранности и конфиденциальности отчетных и справочных массивов информации. Первым руководителем предприятия  должен быть регламентирован порядок  получения нижестоящими руководителями необходимых им для работы справочных данных. Устанавливается: кто, когда, какие  сведения и с какой целью может  запрашивать в отделе кадров. И, что  особенно важно — определяется порядок  дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти  сведения будут находиться, кто несет  ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

Передаваемые из отдела кадров руководителям отчетные и справочные сведения обязательно документируются  в виде сводок, списков, справок и  т.п. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения сотрудника, какой вуз закончил и т.п. На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф “Конфиденциально” или “Для служебного пользования”. В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы после использования подлинники этих документов возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.

В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие  документы, содержащие персональные данные: журнал табельного учета с указанием  должностей, фамилий и инициалов  сотрудников, штатное расписание подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности, дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения. Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях и правильность их ведения.

В отделе кадров дела, картотеки, учетные журналы и книги учета  хранятся в рабочее и нерабочее  время в металлических запирающихся шкафах. Работникам не разрешается  при любом по продолжительности  выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или  оставлять шкафы незапертыми. У  каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек. Трудовые книжки хранятся в сейфе.

На рабочем столе работника  должен всегда находиться только те документы и учетные карточки, с которым в настоящий момент он работает. Другие документы, дела, карточки, журналы должны находиться в запертом шкафу. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи. Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий, например: для подшивки в личные дела, для отправки и т.п., или фамилии граждан, к работе с которыми относятся данные документы. Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее дело. Карточки в процессе работы с ними хранятся в промежуточной рабочей картотеке, а после окончания работы — помещаются в основные картотеки.

В конце рабочего дня все  документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные  и справочные материалы должны быть убраны в металлические шкафы, сейфы, которые запираются и опечатываются  печатью данного работника. Ключи  от шкафов сдаются начальнику отдела кадров под роспись в соответствующем  журнале. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников хранятся только в сейфе начальника отела кадров. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками отдела.

Заключение

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы являются наиболее важными документами и требуют  особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Работа отдела кадров любого предприятия или фирмы связана  с обработкой значительных объемов персональных данных, отражающих профессиональные, деловые и личностные качества сотрудников и являющихся конфиденциальными. Конфиденциальность определяется тем, что эти сведения составляют личную или семейную тайну граждан и подлежат защите в соответствии с законом.

Функционирование отдела кадров должно быть подчинено решению  задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от множества видов угроз, которые может создать злоумышленник, чтобы завладеть этими сведениями и использовать их в противоправных целях. Работа службы персонала, управления или отдела кадров, менеджера по персоналу, связана с накоплением, формированием, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений обо всех категориях сотрудников. Эти сведения относятся к так называемым персональным данным, которые по своей сути отражают личную или семейную тайну граждан, их частную жизнь и входят в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа.

Личная тайна гражданина охраняется Конституцией Российской Федерации. Разглашение этой тайны, т.е. бесконтрольное распространение персональных данных во времени и пространстве, может  нанести значительный ущерб физическому лицу.

Обязательное ведение  кадровой документации на любом предприятии  предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами, следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является правильное документирование трудовых правоотношений.

В результате этого, ясно, что  и в интересах работника и  в интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Список нормативных  и правовых документов и литературы

1. Конституция Российской Федерации.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001.
3. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных».
4. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. пособие.-2-е изд.,перераб. и доп.-М.:Проспект,2009.-784 с.
5. Савенкова Т.М. Делопроизводство в кадровой службе: учеб. пособие для дистанц. обучения и самост. работы студентов.-Новосибирск : СибАГС, 2008.-252 с.