Подготовка дела для сдачи в архив

Содержание

 

Введение................................................................................................3

1. Формирование дел............................................................................4

2. Оформление дел................................................................................6

3. Составление описей  дел постоянного и долговременного  хранения..........................................................................................................8

4. Оперативное хранение  и использование документов....................10

5. Передача дел на архивное  хранение..............................................11

Заключение..........................................................................................12

Список использованных источников.................................................13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Подготовка дел для сдачи в архив завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «Об архивном деле и  делопроизводстве в Республике Беларусь» архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов.

В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечение этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения (если он есть) или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф.

Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Цель исследования – исследовать правила оформления дел в Республике Беларусь для сдачи в архив.

 Предмет исследования  – требования к оформлению  дел для сдачи в архив.

 

 

 

 

 

 

1. Формирование дел

 

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел, как правило, должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией структурного подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством и контролем работников архива организации, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1. помещать в дело только исполненные документы;
2. помешать в дело документы, которые по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела:

1. каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Типовой инструкции, неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;
2. включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
3. в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;
4. в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела: документы учебных заведений; истории болезней;
5. каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).

Приложения, независимо от даты их составления, формируются вместе с документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела, о чем в основном документе делается отметка.

Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Документ-ответ располагается после документа-запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.

Распорядительные документы, протоколы, положения и т.п. группируются в дела по видам, внутри дел - по хронологии и по номерам, с относящимися к ним приложениями. Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируются в отдельные дела, внутри дела систематизируются по номерам документов. Приказы по личному составу, о награждении и поощрении группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Утвержденные планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные списки должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например: отчет за 2007г., составленный в 2008г., необходимо поместить в дело за 2007г.; план на2008., составленный в 2007г., помещается в дело за 2008г. Проекты планов, отчетов, смет и других документов группируются в дела отдельно от основных документов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

 

2. Оформление дел

 

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела согласно номенклатуре.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) должны быть подобраны в хронологическом порядке и подшиты в три-четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются, но каждому тому отдельно. В конце дела, на отдельном листе, делается заверительная надпись, в которой указывается количество содержащихся в деле листов, дата и подпись лица, нумеровавшего листы.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: могут храниться в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак + (плюс).

На обложках дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения указываются:

1. полное наименование организации;
2. наименование структурного подразделения, где сформировалось дело;
3. индекс дела по номенклатуре дел;
4. заголовок дела по номенклатуре дел:
5. номер тома (если дело состоит из нескольких томов); 
   дата начала и окончания дела (датой начала дела считается дата первого документа, помещенного в деле, а датой окончания - дата последнего документа).

По окончании календарного года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), заведенных по номенклатуре дел, вносятся необходимые уточнения:

1. если название структурного подразделения изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке вписывается новое название структурного подразделения;
2. в заголовках дел, содержащих распорядительные документы (приказы, указания, протоколы) указываются их номера;  
3. для переписки, сформированной в дело из нескольких томов, заголовок в каждом томе уточняется указанием корреспондента, территории и т.п., каждый том датируется (число, месяц, год начала и окончания тома);
4. если в деле имеются документы - приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за ..... годы"; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;
5. при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с архивом организации, номер описи и фонда.

Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

3. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения

 

По окончании календарного года производится отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

Заголовки дел в описях систематизируются в соответствии с номенклатурой, т.е. дела структурных подразделений вносятся в опись согласно существующей структуры, внутри структурного подразделения дела систематизируются по степени важности.

Документы по личному составу систематизируются в описи по алфавиту, хронологии, видам документов.

Переходящие дела вносятся в опись того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годовых разделов описей каждого следующего года, в течение которых дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за .......... год, №№ ...".

В опись вносится наименование каждого дела полностью без сокращений и изменений. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения ведется с единой нумерацией в течение нескольких лег и заканчивается по согласованию с архивом организации железнодорожного транспорта.

Опись должна иметь титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие.

Годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных подразделений после передачи дел в архив, объединяются в единый сводный годовой раздел описи дел постоянного хранения организации железнодорожного транспорта, подлежащих последующей передаче на государственное хранение. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения организации составляется в четырех экземплярах.

Годовые разделы описей на дела долговременного хранения (свыше 10 лет), а также описей на дела по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, подписываются составителями, визируются руководителями соответствующих структурных подразделений. Дела временного хранения учитываются и хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.

Описи дел структурных подразделений составляются сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Оперативное хранение и использование документов

 
 Дела структурных подразделений с момента заведения их до сдачи в архив хранятся канцелярии или специально отведенных закрывающихся помещениях.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных и следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия подлинника.В течение календарного года на выданные дела или документы заполняются карточки-заместители. В них указывается структурное подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, расписки в получении и приеме дела (документа).

Выдача справок по документам, снятие с них копий и выписок, вынос документов и дел из организации и передача их во временное пользование производятся только с разрешения руководителя организации (структурного подразделения).

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства организации подлинных личных документов об образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. При этом пользователем архивных документов в соответствии со ст. 2 Закона «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» признается государственный орган, иная организация либо гражданин, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования содержащейся в них информации На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соотвествуюшая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.