Подготовка к деловой беседы

ПОДГОТОВКА К ДЕЛОВОЙ  БЕСЕДЕ

                                                                            «Хорошее начало половина дела» 

                                                                                                              Платон

Деловая беседа - устный контакт между собеседниками, которые  имеют необходимые для этого полномочия. В ходе беседы происходит обмен информацией, поддерживаются деловые контакты и пр. 
               Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает подписания договоров или выработки обязательных для выполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предшествовать переговорам или быть их составной частью. Существует несколько основных видов деловых бесед, и каждый из них имеет свои особенности.

Каждый из видов имеет собственный психологический «сценарий» проведения, цель и назначение. Однако все они являются разновидностями коммуникативного взаимодействия, и потому существуют некоторые общие принципы и правила их организации и проведения.               

    Одна из главных задач беседы - убедить собеседника принять конкретные предложения. Эффективность деловой беседы зависит от того, как партнеры готовятся к ней, знают ли, какими принципами надо руководствоваться на отдельных ее стадиях, умеют ли контролировать свое поведение во время беседы, умеют ли превратить разговор в диалог, учитывают ли психологические особенности партнера. Подготовку к беседе рекомендуется начать с информации о собеседнике. Какое положение он занимает? Как он к вам относится? Что он за человек? Каковы его намерения? Эти вопросы лучше выяснить до встречи. Не следует пренебрегать и кажущимися на первый взгляд мелочами. Неплохо знать основные моменту биографии собеседника, круг его личных интересов, включая его любимые занятия, хобби. Время, потраченное на подготовку к беседе, никогда не бывает потраченным зря.  Залог успеха деловой беседы - компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников.  
Немалое значение имеет предыдущая договоренность о беседе на “своей”, “чужой” или “нейтральной” территории, что сказывается на поведении собеседников. По этикету правила “игры” диктует хозяин территории, а на нейтральной территории инициатива принадлежит тому, кто пришел первый: это приветствия, жесты, начальные фразы для мобилизации внимания собеседника. 
Практики не советуют назначать деловую встречу на понедельник из-за снижения рабочего ритма вследствие воскресной расслабленности. Этот день наилучший для планирования встреч-бесед на целую неделю. Однако, совещания по большим проблем, лучше всего проводить в начале недели, чтобы завершить дело к ее концу.  
Встречи для обмена информацией могут происходить в любой день, но по определенным правилам. Так, встречи для неприятных сообщений или критики не стоит устраивать в пятницу, ибо за выходные они “обрастут” слухами и испортят расположение духа на начало будущей неделе. Критические совещания лучше проводить на протяжении недели (перед обедом или возвращением домой), тогда люди будут иметь возможность немного успокоиться, прежде чем снова увидеться.  
Не следует планировать встречу сразу после обеда, ибо поспешное завершение его совсем не будет оказывать содействие решению поставленных задач. И вдобавок собеседники должны иметь время, чтобы ознакомиться со срочными сообщениями. 
Начинать подготовку к беседе нужно с изучения собеседников, как они к нам относятся, какое положение занимают и т.п. 
Деловая беседа должна быть спланирована. Это - составление и проверка прогноза деловой встречи. Определение основных перспективных задач. Начертание путей для решения задач (стратегия). Определить и обработать краткосрочные задачи (тактика). Выявить узкие места в плане беседы. Стратегический план начерчивает путь и программу действий. Тактический - это перечень способов поэтапного достижения цели. После этого составляется рабочий план и план использования технических средств, графиков, проектов, схем ... 
 
Отработанный материал, его основные посылки нужно изложить на бумаге и совершенствовать, сокращать материал вплоть до совещания.                                    

.