Поиск информации и подготовка ответа по вопросам применения трудового законодательства

      *3 м 14 д

        3_______

       9+1,4         = 10,4 = 11 календарных дней 

      Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск составила 11 календарных дней.

11.  

      Ответ на запрос Министерства внутренних дел  Республики Хакасия исполнен на бланке письма, содержит соответствующие  реквизиты данного бланка, оформленные в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003 (приложение № 9). Закрытое акционерное общество «Гармония» направляет обоснованный нормативными документами письмо-ответ в МВД РХ с данными содержащимися в запросе, бывшей работницы предприятия – Марьясовой Ксении Михайловны. Текст ответа на запрос:

     «На момент приема на работу Марьясова  Ксения Михайловна не имела трудового  стажа, поэтому в соответствии с  Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.12.1992 № 933 «О районном коэффициенте к заработной плате на территории Республики Хакасия» ей была начислена надбавка к заработной плате 30%; в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 24.09.1989 № 794 установлена процентная надбавка к заработной плате за стаж работы: 10% с 30.03.2009, 20% с 30.09.2009, 30% с 30.03.2010 (основание: приказы по личному составу за 2009 год, личная карточка формы Т-2).

     На  основании Трудового договора пункта 5 «Права работника» работнице был установлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 36 календарных дней.  В соответствии статьи 127 части 3 Трудового Кодекса Российской Федерации Марьясовой Ксении Михайловне за период работы в организации с 09.27.2008 по 01.11.2009 была выплачена компенсация за неиспользованный ежегодный отпуск в размере 11 календарных дней».

12. 
 

Заполнение  граф:

1. № п/п - 3;
2. дата отправки -07.05.2010;
3. автор – ЗАО «Гармония»;
4. вид и содержание документа – Письмо ответ на № 6 от 06.05.2010 об уточнении надбавок к заработной плате Марьясовой Ксении Михайловне при приёме на работу, подтверждении использования ежегодного оплачиваемого отпуска, выплаты компенсации за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск;
5. исполнитель – Е.Ю.Боярова;
6. Отметка о направлении копии в дело – в дело № 01-09;
7. способ отправки - почта;

           (приложение № 10)

13. 
 
 
 
 
 

     Графа 7 - Отметка «Об исполнении и направлении в дело» выглядит следующим образом: 

     Отправлен ответ №3 от 07.05.2010

     копия в дело № 01-09

     (приложение №1,2) 

14.  
 

     Проставление  визы согласования на документе (приложение № 11).

15.  

 
 

     Отнесение копии документа в дело - переписка  с деловыми партнерами, физическими  и юридическими лицами, заполнение графы в журнале регистрации исходящей корреспонденции:

Графа 6 - «Отметка о направлении копии в дело» - в дело № 01-09 (приложение № 2). 

16.   
 
 

17. 

      Дело  «Переписка с деловыми партнерами, физическими или юридическими лицами» вышло из оперативного пользования и завершено в делопроизводстве в 2010 году. В течение 2010 года документы подкалывались в папку с металлическим держателем. Срок хранения дела 5 лет согласно номенклатуре дел, оно не передается в архив организации и подлежит частичному оформлению (согласно п. 3.6 Требования к оформлению дел, принимаемых в архив Основных правил работы архивов организаций). Хранится в папке, в которой осуществлялось формирование, металлические предметы не убираются, листы не нумеруются, учетные формы не составляются. В деле проводим систематизацию по хронологическому признаку.

      По  истечению 5 лет в 2010 году составляем акт о выделении дел к уничтожению. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована Основными правилами работы архивов организаций. При оформлении акта на момент выделения дел используются следующие реквизиты (приложение № 12):

1. Наименование организации – Закрытое акционерное общество «Гармония» (ЗАО Гармония»).

2.   Наименование вида документа – Акт.

3. Дата – 10.05.2016 (дата выделения дел к уничтожению), регистрационный номер - 1.
4. Заголовок к тексту – О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
5. В тексте документа указывается:
      
0.  Основание – номенклатура дел за 2010 год.
      
0.  Номер  фонда - 43.
      
0. Описательная  статья дела «Переписка с деловыми партнерами, физическими или юридическими лицами», оформленная в виде таблицы, которая содержит следующие графы: № п/п – 1, Заголовок дел или групповой заголовок документов - Переписка с деловыми партнерами, физическими или юридическими лицами, Крайние даты – 06.05.2010-07-05-2010, Номера описей – не заполняем, так как дело не включается ни в одну из описей, Индекс дела по номенклатуре дел или номер дела по описи – 01-09; Количество единиц хранения – 1, Сроки хранения и номера статей по перечню – 5 лет, ст. 12, 44, 5б, Примечание – не  заполняем.
      
0.  Итоговая  запись, где указываем цифрами  и прописью количество единиц  хранения и год их формирования – 1 (одна) ед. хр. за 2010 год.
      
0.  Годы  утверждения описей дел постоянного  хранения – 2010, наименование органа, с которым согласована опись по личному составу – ЭПМК Отдела по делам архивов при министерстве Республики Хакасия, дата и номер протокола согласования описей – протокол от 20.01.2010 № 1.
6. Подпись  должностного лица, составившего акт  - архивариус – А.В.Цицивера, с проставлением даты подписания – 10.05.2016.
7. Виза согласования:

      СОГЛАСОВАНО

      Протокол  ЭК ЗАО «Гармония»

      от  19.01.2016 № 1

8. Гриф утверждения:

        УТВЕРЖДАЮ

      Генеральный директор ЗАО «Гармония»

      __________ Л.Н. Буланова

      11.05.2016 

18. 

      После создания акта дела уничтожаются с помощью шрёдера. Факт уничтожения дела фиксируется на оборотной стороне акта. Указывается следующая информация:

1. Количество уничтоженных документов и способ уничтожения.

2. Наименование должностей, подпись и расшифровка подписи лиц, которые присутствовали при уничтожении с указанием даты подписания.

19. После уничтожения дела вносим изменения в учетные формы – Номенклатуру дел в графу «Примечание».

      Уничтожено 

      Акт № 1 от 10.05.2016

20. 
 

     В акте о выделении  к уничтожению  дел, не подлежащих хранению расписывается работник архива, внесшего изменения в учетные документы с указанием даты подписания (приложение № 12).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      В результате решения задач, я выявила: информация трудовой деятельности работника  фиксируется в таких документах как - лицевые счета – наличие информации какой стаж работы был у работника до работы в учреждении; приказ о приёме на работу – информация о процентных надбавках к заработной плате, трудовая книжка – наличие стажа работника до работы в учреждении и фиксация периода, работы работника в организации, личная карточка формы Т-2 – подтверждение выплаты компенсаций при увольнении, трудовой договор – права работника, заработная плата и условия труда работника. Записи в вышеперечисленные  документы учреждения производятся в соответствии с нормативными документами: Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «О персональных данных», Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Основные правила работы архивов организаций, Постановление Правительства Российской Федерации «О районном коэффициенте к заработной плате на территории Республики Хакасия», Закон Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненным к ним местностям», Постановление Совета Министров «О процентных надбавках к заработной плате».

      Отдел кадров в ежедневной работе должен внимательно ознакамливаться с  документами работников, вносить  своевременно соответствующие записи в учётные документы работников предприятия.

      Дела, вышедшие из оперативного пользования  и завершенные в делопроизводстве передаются на хранение в архив организации. На данном этапе работы с документами, непосредственно работникам архива, необходимо внимательно ознакамливаться  с документами, которые передаёт отдел кадров на хранение, то есть проверять правильность формирования и оформления дел.