Понятие и организация документооборота на предприятии

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением  не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций  и структуры организации разрабатывается  новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел  может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

 

1.7 Подготовка  документов к архивному хранению

 

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки  и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или  уничтожение является результатом  проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должны проводить квалифицированные специалисты, которые в своей деятельности должны руководствоваться действующим  архивным законодательством. Отбор  документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном  просмотре дел постоянного срока  хранения подлежат изъятию дублирующие  экземпляры документов, черновики, копии  документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с  истекшими сроками хранения. По результатам  экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Оформление делпроводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению.

 

 

2. Обработка входящей, исходящей и внутренней документации

 

Документы, поступившие в  организацию, в том числе созданные  с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям. Первичная обработка поступающих  документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в  них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним  об этом сообщается отправителю.

Ошибочно посланная корреспонденция  возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату. Все конверты и бандероли за исключением адресованных "лично", должны вскрываться. Обработанные документы передаются по назначению по мере их поступления в течение  всего рабочего дня. Предварительное  рассмотрение документов производится с целью распределения поступивших  документов, не требующих обязательного  рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные  подразделения и ответственным  исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании  установленного распределения обязанностей и функций. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно  структурным подразделениям или  работающим в них должностным  лицам. Документы, которые исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При  необходимости безотлагательного  исполнения поступившего документа  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством. Регистрация  документов производится с целью  обеспечения учета, контроля и поиска документов. Вся поступающая корреспонденция  сортируется на регистрируемые и  нерегистрируемые документы. Регистрации  не подлежат:

• документы, присланные в копии для сведения;
• телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
• месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;
• плановые документы;
• извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;
• статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);
• сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня;
• поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;
• печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);
• рекламные материалы, плакаты.

Нерегистрируемые документы  передаются в структурные подразделения  по принадлежности. Входящие документы  регистрируются в день поступления. Документы регистрируются в учреждении один раз. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется. Документы требующие обязательного  рассмотрения руководства, регистрируются в Общем отделе Департамента по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии); поступающие непосредственно  в структурные подразделения  документы регистрируются секретарем подразделения Если поступивший  документ является на запрос или в  нем содержится ссылка на предыдущую переписку, секретарь обязан подобрать  переписку по данному вопросу. На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется  регистрационный штамп с указанием  даты и порядкового номера. После  регистрации документы докладываются  руководителю или исполняющему обязанности  заместителю. Документы должны передаваться руководству организации или  в структурные подразделения  в день поступления. Рассмотрения документов руководством должно производиться  в кратчайший срок, как правило, в  день поступления. Запрещается задерживать  документы более чем на одни сутки. Руководитель определяет в резолюции  на документ порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом. Резолюция подписывается с указанием  даты. Исполнитель, указанный в резолюции  первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей. Резолюция  должна проставляться непосредственно  на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном  для подшивки документа в дело. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие  резолюции необходимо, когда в  них детализируется порядок исполнения документа. Изменить резолюцию имеет  право только руководитель, наложивший её. Резолюция полностью переносится  в регистрационно-контрольные формы.  Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями или должностными лицами, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Копии с документа снимаются при необходимости быстрого ознакомлении с документом большого числа исполнителей. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.

 

 ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 

 

 

ООО «Елена» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

___________А.А. Иванова

«   » _______2012

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ  ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

12.05.2005 № 5

Дата

 

1. Общие положения

1.1. Магазин является подразделением  фирмы, осуществляющий розничную  продажу женской одежды на  основании настоящего положения

1.2. Магазин возглавляет  заведующий, непосредственно подчиняющийся  директору фирмы

1.3. В своей деятельности  торговое предприятие руководствуется  законом в сфере торговли и  обслуживания населения, нормативными  актами и положениями

2. Задачи 

2.1. Организация розничной  торговли и обслуживания населения

2.2.Техническое и технологическое  обеспечение по организации торговли  и обслуживании населения.

3. Функции

3.1. Осуществляет работу  по розничной торговле и обслуживанию  населения

3.2.Осуществляет прием  товара

3.3 Осуществляет отправку  товара

4. Права

Заведующий магазина имеет  право

4.1. Требовать от подчиненных  добросовестного выполнения должностных  обязанностей

4.2. Требовать от подчиненных  выполнения правил внутреннего  распорядка, правил и норм охраны  труда, техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной  безопасности

5. Ответственность

Заведующий магазина несет  ответственность за:

5.1. Несвоевременное и   некачественное исполнение своих  должностных обязанностей

5.2. Утрату и порчу вверенных  ему документов, товара, оборудования

5.3 Разглашение коммерческой  тайны

 

Заведующий  магазина                                                   Бугримова Е.А

          Должность                                                     Подпись             

 

 ООО фирма  «Елена»

 наименование организации 

 

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о переводе работника  на другую работу

 

Перевести на другую работу

 

Оплеснину Анну Михайловну

фамилия, имя, отчество

временно  перевести

вид перевода (постоянно, временно)

 

Отсутствие  прямых обязанностей (вышивки) и недостаток штатных едениц закройщиков

причина перевода

 

новое место работы
	Закройный цех
	закройщица
	оклад (тарифная ставка)  2500руб. 00коп. надбавка                          3750руб. 00коп.

Основание:

изменение к трудовому  договору (контракту) от «1»сентября 2012 года № 30

Руководитель организации Ген.директор _________Иванова Е.А.

         должность                     подпись         расшифровка  подписи

 «1» сентября 2012 года

ООО фирма «Елена»

ПРОТОКОЛ 

14№____________

Заседания художественного  совета

Председатель — Иванова  Е.А.

Секретарь — Перкова Т.В.

Присутствовали: 5 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.  О модных тенденциях

Доклад Иванова Е.А

Слушали: Бугримова Е.М., Пархачева  Л.А., Оплеснина.А.М

 Перкова Т.А.

 Иванова Е.А. — «В  нынешнем сезоне популярны сочные  оттенки берюзового, песочного, хаки  цветов, силуэты полуприлегающие,  ткани струящиеся, шелковые и  легкие, актуальны восточный и  этно -стили….»

2. О разработке новой  коллекции весна-лето 2006

Доклад Пархачева Л.А.

Слушали: Бугримова Е.М., Иванова  Е.А. , Оплеснина.А.М,

Перкова Т.А.

Пархачева Л.А. — «Я представляю  эскизы коллекции весна-лето 2006, в  соответствии с направлением моды, моя коллекция выдержана в  оттенках голубого и розового цветов в этноческом стиле, я предлагаю  сочетание тканей бархата и натурального шелка…..»

Вывод: Коллекция утверждена голосованием (4-за, 1-против)

 

Председатель                    _________________  Е.А.Иванова

                подпись

Секретарь                           ________________     Т.А. Перкова

                подпись

 

 

 

 

                                                                                    УТВЕРЖДЕНО

          ООО фирма «Елена»                                         Приказ руководителя

                      АКТ                                                     от27.09.2012 № 5

              24.09.2012 № 5                                                   Ген. директор А.А.Иванова                                                                         

                                                                              _______________

                                                                               Подпись