Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства

Служебное помещение должно обеспечивать необходимую  площадь на каждое рабочее место, быть оснащенным удобной мебелью, а  также оборудованием и техническими средствами, включая ЭВМ, для оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска. Благоприятная окраска стен помещения и цветовая гамма интерьера, нормальное освещение, поддержание чистоты, необходимой влажности и температуры воздуха, снижение уровня шума, возникающего при работе некоторых технических средств, оказывают существенное положительное влияние на самочувствие сотрудников и стимулируют их работоспособность.

Оснащение служебного помещения должно предусматривать  и изготовление необходимых учетных журналов (карточек), бланков документов, печатей, штампов, а также приобретение расходных материалов (бумаги, копировальной ленты, спец блокнотов, тетрадей и др.).

В служебном  помещении необходимо иметь средства противопожарной защиты.

Организация трудового процесса включает: разработку технологии выполнения работ, рациональное размещение рабочих мест сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха, обеспечение техники безопасности.

Технология  выполнения работ складывается из описания содержания работ в последовательности их выполнения. Она может закрепляться в инструкции по конфиденциальному делопроизводству, технологических картах, картах организации трудового процесса или других документах.

Рациональное  размещение рабочих мест сотрудников предполагает их соответствие технологии выполнения работ, последовательности прохождения документов, взаимосвязям между сотрудниками. Оно должно способствовать и обеспечению персональной ответственности за сохранность документов.

Правильный  режим труда и отдыха требует рационального распределения нагрузки в течение рабочего дня, чередования труда и отдыха, проведения, при необходимости, психофизической разгрузки.

Установление  и поддержание здорового микроклимата в коллективе также способствует повышению производительности труда и сохранению здоровья сотрудников. Микроклимат зависит не только от взаимоотношений сотрудников, но и от отношения руководителя к сотрудникам. Непредвзятость со стороны руководителя, равномерная загрузка сотрудников, оказание им помощи, внимание к их бытовым проблемам, своевременное устранение конфликтных ситуаций создают благоприятную почву для хорошего настроения сотрудников и нормальных, доброжелательных взаимоотношений.

Каждый  сотрудник подразделения конфиденциального  делопроизводства должен быть обеспечен нормативно-методическими документами, регулирующими процесс его деятельности и технологию выполнения работ. К ним относятся документы, перечисляемые в различных темах курса лекций, а также методическая литература: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти ответы на вопросы, не отраженные в нормативных документах. На рабочих местах следует иметь и необходимые справочники, включая телефонные.            

Вопросы специального оснащения помещений, в соответствии с их функциональным назначением, будут рассмотрены нами в теме: «Обеспечение сохранности конфиденциальных документов»

Важной  составной частью организации конфиденциального  делопроизводства является созданиепостоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:

1. разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
2. разработка перечня издаваемых предприятием конфиденциальных документов;
3. снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;
4. разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;
5. экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;
6. проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

Учитывая  важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных  сотрудников, в первую очередь, руководителей  подразделений, имеющих доступ к  конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности предприятия и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК  создается приказом руководителя предприятия  и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях  отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

Сотрудники, допущенные к работе с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к коммерческой тайне в целом.

Допуск сотрудников предприятия к коммерческой тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:

1. принятие сотрудниками обязательств по соблюдению установленного на предприятии режима коммерческой тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны;
2. ознакомление сотрудников с положениями законодательства о коммерческой тайне, предусматривающими ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
3. ознакомление сотрудников с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с ними требуют  определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно  пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения сотрудников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений предприятия, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

Более подробно вопросы изготовления конфиденциальных документов и режима обращения с ними будут изложены в последующих лекциях. 

Конфиденциальная информация в компании

• Законодательство Российской Федерации в области защиты информации. Правовые основы наличия в компании конфиденциальной информации. Информация, доступ к которой не может быть ограничен
• Какая информация относится к конфиденциальной. Структура конфиденциальных информационных массивов
• Источники конфиденциальной информации. Виды и формы представления конфиденциальной информации
• Коммерческая тайна как составная часть конфиденциальной информации. Законодательство Российской Федерации в области коммерческой тайны. Процедуры создания в компании режима коммерческой тайны
• Персональные данные как составная часть конфиденциальной информации. Законодательство Российской Федерации в области защиты персональных данных. Особенности обработки и защиты персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации. Особенности обработки и защиты персональных данных, осуществляемой с использованием средств автоматизации
• Профессиональная тайна как составная часть конфиденциальной информации. Законодательство Российской Федерации в области защиты профессиональных тайн (врачебная тайна, нотариальная тайна, банковская тайна, адвокатская тайна и т.д.)
• Служебная тайна как составная часть конфиденциальной информации. Законодательство Российской Федерации в области защиты служебной тайны. Правовой режим применения ограничения доступа к информации в виде пометки «для служебного пользования». Возможность наличия служебной тайны в коммерческих структурах
• Виды юридической ответственности за разглашение конфиденциальной информации, а также за ее незаконное получение. Уголовная, административная и гражданско-правовая ответственность. Обзор судебной практики

Практикум: Выполнение задания на определение информационных ресурсов, которые нужно отнести к коммерческой тайне в организациях, чьи представители присутствуют на семинаре. Определение идет по аналитическим методам, разбираемым на семинаре.

Основные направления защиты конфиденциальной информации в компании

• Направления защиты конфиденциальной информации. Комплекс мер по защите конфиденциальной информации. Системный подход
• Организационные мероприятия по защите конфиденциальной информации. Анализ информационных ресурсов компании. Определение информации, подлежащей обязательной защите и информации, которая может быть защищена. Оптимизация информационных потоков в компании. Определение формы представления информационных ресурсов, подлежащих защите. Дробление информации на части, как эффективный организационный способ защиты информации
• Режимные мероприятия по защите конфиденциальной информации. Создание внутриобъектного и контрольно-пропускного режимов в компании. Физическая защита охраняемых информационных ресурсов. Способы хранения информации вне территории компании
• Кадровые мероприятия по защите конфиденциальной информации. Распределение прав доступа к информации. Разглашение информации через «человеческий фактор», как основной канал утечки конфиденциальной информации. Процедура проведения внутрикорпоративного расследования по факту разглашения конфиденциальной информации
• Инженерно-технические мероприятия по защите конфиденциальной информации. Применение систем видеонаблюдения для защиты материальных носителей информации. Возможность использовать видеозаписи как доказательства противоправных действий с защищаемыми информационными ресурсами
• ITмероприятия по защите конфиденциальной информации. Защита конфиденциальной информации, представленной в электронном виде. Защита компьютерных сетей. Применение средств криптографической защиты информации
• Правовые мероприятия по защите конфиденциальной информации. Создание в компании правовых режимов по защите информации. Возможность использование правовых режимов для привлечения сотрудников компании к юридической ответственности за разглашение информации или неправомерному доступу к информации
• Международный стандарт безопасности информационных систем ISO 17799
• Американская концепция системного подхода к обеспечению защиты конфиденциальной информации (OPSEC  OperationSecurity)

Практикум: Выполнение задания по применению американской концепции системного подхода к обеспечению защиты конфиденциальной информации в организациях, чьи представители присутствуют на семинаре.

Конфиденциальное делопроизводство компании. Защита конфиденциальных документов

• Определение необходимости создания в компании конфиденциального делопроизводства. Принципы построения конфиденциального делопроизводства. Порядок взаимодействия открытого и конфиденциального делопроизводства
• Материальный и электронный документ, общие черты и принципиальные отличия, материальный и электронный документооборот, а также  системы их сопряжения. Юридическая равнозначность материального и электронного документов при наличии электронной цифровой подписи
• Конфиденциальный документооборот и конфиденциальное информационное хранилище, как составные части системы конфиденциального делопроизводства
• Определение порядка работы с конфиденциальными документами (создание, учет, хранение, перемещение и уничтожение). Возможность передачи конфиденциальных документов в иные организации, в том числе государственные, выполняющие контрольные, надзорные или правоохранительные функции
• Этапы создания конфиденциального делопроизводства в компании, практические рекомендации
• Формирование внутренней нормативной базы для обеспечения конфиденциального делопроизводства. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в компании. Обучение сотрудников компании правилам работы с конфиденциальными документами. Формирование корпоративной культуры работы с конфиденциальными документами
• Способы и средства защиты конфиденциального делопроизводства. Основные направления защиты материальных и электронных конфиденциальных документов. Технические средства защиты конфиденциального делопроизводства. Применение средств криптографической защиты информации в конфиденциальном делопроизводстве

Практикум: Выполнение задания на разработку плана поэтапного создания конфиденциального делопроизводства, исходя из защищаемых информационных ресурсов и информационных потоков, циркулирующих в организациях.