Порядок проставления на документах печатей

1. Порядок проставления  на документах печатей

 

В законодательстве не имеется  общего правила, по которому все документы  в обязательном порядке должны скрепляться  печатью. Печать как обязательный реквизит кадрового документа является строго необходимой только в специально установленных случаях, например, в  трудовой книжке.

Кроме того, прямое нормативное  требование иметь печать относится  далеко не ко всем организациям. Например, о печатях не упоминается в  отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.

Заметим, что и Федеральный  закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной  регистрации юридических лиц  и индивидуальных предпринимателей»  также не обязывает организации  или индивидуального предпринимателя  иметь печать. При регистрации  юридических лиц, в соответствии с названным Законом, не требуется  представлять в регистрирующие органы ни эскиз печати организации, ни иные сведения о ней.

В то же время федеральные  законы, касающиеся других форм юридических  лиц, требуют наличия печати. Это  требование определено в:

пункте 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;

пункте 7 статьи 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;

статье 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».

Этими законами установлено, что печать юридического лица обязательно  должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование и указание на место нахождения общества.

Итак, необходимость иметь  печать прямо установлена только для некоторых организационно-правовых форм юридических лиц. Однако требование о наличии печатей можно обосновать не только прямым указанием соответствующего нормативно-правового акта, но и  косвенно, из смысла законодательства. Именно такое толкование дал Верховный  суд РФ, разрешая одно конкретное дело: «…в практике делового оборота наличие  у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не может быть открыт расчетный счет в банке  или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые  сделки и иные документы. При таких  условиях в соответствии со статьей 6 Гражданского кодекса РФ допускается  применение гражданского законодательства по аналогии».

Итак, юридические лица и  индивидуальные предприниматели обязаны  иметь печать, иначе они не смогут надлежаще оформлять отдельные  обязательные документы, в том числе  кадровые.

Реквизиты печати

Как уже упоминалось, отдельные  законы в качестве обязательных устанавливают следующие реквизиты круглой печати: полное фирменное наименование и местонахождение. Печать может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещается товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При их отсутствии в центре помещают сокращенное наименование юридического лица.

Прежде изготовление печати строго контролировалось государственными органами. Это было установлено в  ранее действовавшем приказе  МВД СССР от 13 февраля 1978 г. № 34 «Об  утверждении инструкции о порядке  открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей  и штампов». Так, заказать печать организации  в штемпельно-граверной мастерской можно было лишь по специальному разрешению, выдаваемому органами внутренних дел. Для получения такого разрешения требовалось подать заявление с приложением выписки из устава и эскиза самой печати. Из Инструкции усматривалось, что печать должна была содержать наименование организации (не сокращенное). Отдельные требования предъявлялись к печатям филиалов. И даже изготовление так называемых «простых» печатей (печати общего отдела или отдела кадров, треугольные печати, угловые штампы, печати для удостоверений) было невозможно без санкционирования органами внутренних дел.

Данная Инструкция утратила силу на территории РФ в связи с  изданием приказа МВД РФ от 14 февраля 1994 г. № 48. Однако региональное законодательство довольно долго после этого сохраняло  разрешительный порядок изготовления печатей. Например, в г. Москве для  получения разрешения на изготовление печати обращались в районное или  городское управление внутренних дел (п. 4.14 Положения о порядке регистрации  предприятий в г. Москве, утв. постановлением правительства Москвы от 17 сентября 1991 г. № 97). Этот порядок существовал  в г. Москве до 1997 года.

Одно время московское законодательство устанавливало дополнительные требования к обязательным реквизитам печатей. Эти требования устанавливались  во Временных правилах изготовления и основания для уничтожения  печатей и штампов на территории г. Москвы (утв. распоряжением мэра от 25 августа 1998 г. № 843-РМ), которые с 8 февраля 2005 г. утратили силу.

В частности, предусматривалось  обязательное указание следующих реквизитов:

полное наименование организации  на русском языке с указанием  организационно-правовой формы;

местонахождение;

основной государственный  регистрационный номер;

номер городского Реестра  печатей.

Для «простых» печатей, помимо перечисленных реквизитов, предусматривалась  дополнительная надпись, например, «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «для счетов», «для удостоверений», «для справок» и т.д.

Предусматривалась возможность  по усмотрению организации указать  идентификационный налоговый номер (ИНН) и код по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Для получения разрешения на изготовление печати или штампа необходимо было получить разрешение Московской регистрационной палаты. Для этого организация должна была представить эскиз печати (штампа) и другие необходимые документы3.

В настоящее время регистрация  юридических лиц и индивидуальных предпринимателей находится в ведении  федеральной власти, которая не устанавливает  никаких дополнительных требований к реквизитам печати и их изготовлению, кроме обозначения полного наименования и указания местонахождения. Однако юридические лица следуют деловым  обычаям, сложившимся на практике, и  не ограничиваются в своих печатях  только обязательными реквизитами. Напротив, принято указывать как  можно больше реквизитов.

Если организация решает завести «простую» печать, например, для отдела кадров, в этой печати должны присутствовать все реквизиты, которые имеются на «основной» печати организации. Однако в центре вместо логотипа помещают надпись «ДЛЯ ОТДЕЛА КАДРОВ». Если же в организации не имеется отдела кадров (например, есть только инспектор по кадрам или менеджер по персоналу), то заказывать печать для  отдела кадров совершенно нецелесообразно. Тогда дополнительный реквизит в  центре печати выглядит так: «ДЛЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ». Однако Правила и Инструкция указывают именно на печать отдела кадров (то есть печать соответствующего структурного подразделения), а не на иную «простую» печать (впрочем, проверяющие  весьма редко обращают на это внимание).

Если в организации  отдел кадров именуется «Департамент по работе с персоналом» и в  его функции входит работа с трудовыми  книжками, то в центре печати целесообразно  поставить именно такой дополнительный реквизит: «ДЕПАРТАМЕНТ ПО РАБОТЕ С  ПЕРСОНАЛОМ». Порядок использования  этой печати следует закрепить в  положении о данном структурном  подразделении или ином локальном  нормативном акте организации.

Печать на трудовом договоре

Трудовой кодекс РФ (ст. 67) в обязательном порядке требует  наличия трудового договора в  письменной форме в двух экземплярах (один для работника, другой для работодателя). Требования к содержанию трудового договора определяются в статье 57 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), однако обязательного наличия на нем печати юридического лица или индивидуального предпринимателя законодатель не предусматривает. Вместе с тем незаверенная печатью подпись представителя работодателя может вызвать вопросы о ее правомерности, особенно если представителем работодателя, подписывающим трудовой договор, является не руководитель юридического лица (директор, генеральный директор, президент), а иное уполномоченное лицо (например, заместитель руководителя, директор по персоналу и т.п.). Вполне возможна ситуация, когда в ходе «корпоративных войн» руководитель, лишенный своих полномочий учредителями, отказывается покидать свой пост и продолжает «руководить» организацией, в том числе принимать работников на работу и подписывать с ними трудовые договоры. Такой «руководитель» уже не имеет доступа к печатям организации, поэтому его подпись остается незаверенной. Значит, отсутствие печати юридического лица (индивидуального предпринимателя) на трудовом договоре должно насторожить работника. Обычно аудиторы также делают замечание, если трудовой договор не скреплен печатью со стороны работодателя. Фактически речь идет о правовом обычае, сложившемся в отрасли трудового права и предписывающем скреплять печатью договоры (трудовой, о полной материальной ответственности) и дополнительные соглашения (приложения) к ним.

Ошибкой также является заверение  подписи работодателя (его представителя) не печатью организации, а любой, так называемой «простой» печатью (например, печатью «для отдела кадров»).

Печать на приказах

Печать на приказах не проставляется. Это связано с тем, что приказ является внутренним распорядительным документом, который включает вновь  принятого работника в организационные  связи предприятия. Так, кадровые работники  начинают вести на данного работника  табель учета рабочего времени, вносят запись о приеме в трудовую книжку и т.п. на основании приказа о  приеме. Унифицированная форма приказа  о приеме работника на работу не предусматривает этого реквизита (отсутствует аббревиатура «М.П.»). В  принципе кадровые приказы допустимо  вести и в произвольной форме, но и в этом случае печать не нужна.

Однако не следует забывать, что работник имеет право потребовать  копию приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Копии приказов о  приеме на работу, равно как иные копии кадровых документов, исходящие  от организации, требуют надлежащего  заверения, что невозможно без проставления печати.

Как заверять копии кадровых документов

Статья 62 ТК РФ обязывает  работодателя выдавать работнику копии  документов, связанных с работой, причем эти копии должны быть заверены «надлежащим образом». Рассмотрим, как именно необходимо заверять копии и какими нормативно-правовыми актами при этом следует руководствоваться.

Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке  выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий  документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) верность копии  документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись (см. Пример 1):

ниже реквизита «подпись»  проставляется надпись «Верно»;

далее указывается должность  лица, заверившего копию;

проставляется его личная подпись;

делается расшифровка  подписи (инициалы, фамилия);

указывается дата заверения;

проставляется печать.

Также на практике можно  встретить следующую заверительную надпись (см. Пример 2). Этот способ заверения вполне допустим.

 Чаще всего работники  обращаются за выдачей копии  трудовой книжки (например, для оформления  загранпаспорта и т.п.). Иногда  они просят выдать копию приказа  о приеме на работу по совместительству, чтобы «основной» работодатель  смог внести в их трудовую  книжку соответствующую запись.

Поскольку речь идет о кадровых документах, которые хранятся в отделе кадров, то их копии заверяет инспектор  отдела кадров. Желательно, чтобы в  локальном нормативном акте организации (например, в Положении о кадровой службе предприятия или в инструкции по кадровому делопроизводству) был определен порядок такого заверения, а также определено, какие именно копии допустимо заверять печатью отдела кадров. Это вполне сообразуется с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003, который допускает заверение копий печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26).

Конечно, ГОСТ Р 6.30-2003 не имеет общеобязательной силы, фактически он содержит рекомендации. Однако Указ не делает акцента на виде печати, определяя лишь, что «верность копии документа свидетельствуется… печатью» (без уточнения «печатью организации»). Иными словами, нормативно-правовой акт безразлично относится к виду печати, проставляемой при заверении. Поэтому рекомендации Госстандарта РФ не противоречат в этой части нормам права.