Порядок составления документов

Трафаретные тексты - это тексты, содержащие постоянную информацию, и пробелы, необходимые для заполнения их конкретной информацией. Как правило, их печатают типографским путем (например, справки, доверенности). Применение трафаретных текстов значительно сокращает время на подготовку документов.

Составив  текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки: оригинальность, подлинность, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Многие  документы имеет строгое ограниченное число реквизитов. Отсутствие или  неправильное указание какого-либо реквизита  в служебном документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома и т.п.

Так как документы складываются из одних  и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и  оформления этих реквизитов можно грамотно оформить любой документ.

ЗАДАНИЯ

1. Расскажите о единых правилах  документирования управленческих  действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

2. Раскройте все реквизиты служебных  документов согласно ГОСТ Р  6.30-2003. Расскажите об их расположении  на документе и оформлении.

3. Определите, в чем заключается  общие требования к унификации  документов.

4. Проанализируйте бланки служебных документов из ГОСТ Р 6.30-2003. Определить реквизиты, входящие в состав различных бланков.

5. Составить бланк служебного  письма ООО «Детский мир», расположенного  по адресу: 129128, Москва, ул. Ростокинская, д. 7. Телефон 187-06-09. Вышестоящая организация - Северо-Восточное окружное управление Московского департамента образования.

6. Составить бланк служебного  письма туристической фирмы «Трэвел», расположенной по адресу: 129219, Москва, ул. Митинская, д. 38, корп. 2, тел/факс: 572 38 90, 572 73 43.

Список  литературы

1. Постановление Правительства  Российской Федерации от 27 декабря  1995 г. № 1268 «Об упорядочении  изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

2. Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные  положения. Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Унификация текстов управленческих  документов: Методические рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 243с.

5. Андреева В. И. Делопроизводство. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000. - 187 с.

6. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - 2-е изд. испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. - 328 с.

© Центр дистанционного образования МГУП