Правила работы и оформления международной деловой переписки

Автономное образовательное  учреждение

Вологодской области 

среднего профессионального  образования 

«Вологодский колледж  связи и информационных технологий»

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

На тему: «Правила работы и оформления

международной деловой переписки»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: Михайлова Яна

Обучающаяся 489 группы

Проверила Е.А. Манькова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вологда

2013

 

Оглавление

 

 

Правила международной  переписки. 2

Общие требования к деловым письмам 2

Обязательные  атрибуты делового письма 2

Характерные типы деловых писем 4

Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки 8

Особенности оформления корреспонденции на английском языке 10

Структура оформления делового письма на немецком языке 13

Структура оформления делового письма на французском  языке 16

Оформление  конвертов для деловых писем 18

Заключение 19

 

 

Правила международной переписки.

Общие требования к деловым  письмам

 

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При  невозможности это сделать (трудности  с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет  им) крайне нежелательно, так как  могут возникнуть трудности с  переводом, задержка его, а также  искажение текста. Можно рекомендовать  направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке.

Письмо должно быть по возможности  кратким, четко выражать мысль отправителя  и не допускать двояких толкований.

Обязательные атрибуты делового письма

 

Письмо принято делить на следующие части:

сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс);

внутренний адрес или  адрес получателя;

дата отправления;

вступительное обращение;

собственно содержание письма;

заключительная формула  вежливости;

подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии  и указанием должности;

ссылка на документы, которые  могут быть направлены приложением.

Они располагаются на листе  следующим образом:

Заголовок (сведения об отправителе)

Внутренний адрес дата отправления

Вступительное обращение

Текст письма

Заключительная формула  вежливости

Подпись

Указание на приложения

Как правило, номера для ссылки адресата или отправителя употребляются  только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В  остальных случаях эти атрибуты в письмах к зарубежным партнерам  указывать не следует.

Заголовок (сведения об отправителе) может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках.

Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны.

Если деловая переписка  осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера. Примеры написания внутренних адресов:

1. Mr. Russel Cheetham

Director of East European Department

The World Bank

1818 M. Street, N. W.

Washington, D. C. 20433 U. S. A.

Mr. Arthur S. Obernayer

President

American Soviet Economic

Educational Television

239 Chestnut Street,

West Newton, Massachusetts, 02165 USA.

Tel: (617) 244-0180

Fax: (617) 244-2496

Messrs Smith & Co. Ltd.

25 Leadenhall Street,

London, E. C.

England

4. The Chairman

A. Smith & Co., Ltd.

25 Leadenhall Street,

London, E. C.

England

5. Mrs. John Long

25 Leadenhall Street,

London, E. C.

England

6. Miss Mary Brown

25 Leadenhall street,

London, E. C.

England

Третий пример содержит обращение Messrs (от фр. messieurs - господа), так как  в названии фирмы имеются фамилии  определенных лиц, а деловое письмо адресовано фирме без указания конкретного  должностного лица.

Четвертый пример употребляется, когда письмо адресуется должностному лицу в какой-либо организации или  фирме и его фамилия неизвестна.

В пятом примере письмо адресовано замужней женщине. Причем после  обращения Mrs. часто пишут имя  мужа-адресата: John Long.

И, наконец, в шестом примере  письмо адресовано незамужней женщине  с указанием имени и фамилии.

Дата отправления  письма располагается, как правило, в правом верхнем углу и обозначается одним из следующих способов:

16th April, 2008

April 16th, 2008

April 16, 2008

Следует обращать внимание на правильное написание порядкового  числительного при помощи цифр и  окончаний: 1st, 21st, 2nd, 22nd, 3d, 4th, 24th...

Месяц нужно писать словом, так как цифровое обозначение  может быть понято по-разному.

Запомните следующую схему:

В Англии: 6.10.08 - день, месяц, год

в США: 10.6.08 - месяц, день, год

Вступительное обращение. На левой стороне письма, на два-три интервала ниже внутреннего адреса, помещается вступительное обращение. Оно должно согласовываться с адресатом.

Заключительная  формула вежливости. На правой стороне письма после основного текста помещается заключительная формула вежливости. Она должна согласовываться с характером обращения. Как вступительная, так и заключительная формулы пишутся с отдельной строки.

После формулы вежливости, перед подписью ставится запятая.

Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости.

Если нужно указать  должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается ниже подписи.

Женщина, подписывая письмо, ставит не только фамилию, но и имя  полностью.

Приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово - Encl. - прилагается и указывается число приложений.

Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано  определенным лицом, то перед вступительным  обращением ставится надпись типа "Вниманию г-на Брауна":

Часто в деловых письмах  дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме  артиклей, предлогов и союзов, пишутся  с прописной буквы.

Например:

Dear Sirs,

Re: Letter of...

We Have Received Your Letter of...

Re - сокращение латинского  выражения in re (по делу) - употребляется  в значении "касательно, относительно".

На официальных пригласительных  письмах после текста письма справа печатается сокращение R.S.V.Р. (франц. Repondez s'il vous plait), что означает: "Пожалуйста, пришлите ответ".

Конверт. Адрес на конверте пишется так же, как и внутренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие на способ отправки (заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т.д.). Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его оборотной стороне.

Общий вид делового письма

Заголовок

Внутренний адрес

Дата

Вниманию г-на

Вступительное обращение

Указание на содержание

Текст письма

Заключительная формула

Подпись

Указание на приложения

Следует обратить внимание, что указанный выше вариант делового письма является наиболее распространенным, однако не единственным. Возможны и  другие варианты.

В случае, когда нужно, чтобы  письмо передали какому-нибудь определенному  лицу нераспечатанным, необходимо написать: "Для передачи".

Характерные типы деловых  писем

 

Письмо-презентация (представление) предприятия Должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.).

Письмо-оферта (предложение товара)

Оно должно содержать необходимые  данные (условия предложения), чтобы  иметь правовое значение для ведения  дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия  являются потом обязательным условием предстоящего контракта. Условия эти следующие: наименование предлагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено в спецификации или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия оферты.

Следует отметить, что оферта может быть твердой или свободной.

Если письмо-оферта твердая, то она выражается словами: "предлагаем твердо", если свободная, то: "предлагаем без обязательств".

Письмо-запрос

Содержит практически  все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам  известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить  ее в оферте с указанием базиса места поставки.

Письмо-запрос информации о фирме

В таком письме помимо просьбы  выслать какие-либо интересующие вас  материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о  вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени  фирма может быть заинтересована в вас.

Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента  сроки приезда.

Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и в случае необходимости  вывоз транспорта от Москвы до вашего предприятия, вопросы приобретения билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время  встречи (в Москве, в вашем городе и т.п.).

Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта.

Письмо-рекламация

Посылается заказным письмом  с приложением всех необходимых  доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на номер  контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления  такого письма считается датой предъявления рекламации.

В данных кратких рекомендациях  мы не останавливаемся на сопроводительных к документации письмах, на письмах  с выражением благодарности и  т.д. Эти письма составляются по общепринятым стандартам.

Желательно прикрепить к  письму свою визитную карточку, можно  с краткой рукописной надписью на ней.

Все вышеизложенное в равной степени относится и к телеграфно-телексной  переписке, естественно, с учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письма.

Пригласительное письмо для партнера

"Уважаемые господа" (запятая).

Ниже, под словом "уважаемые", начиная с красной строки, с  прописной буквы следует: "От имени... я имею удовольствие пригласить Вас... в качестве гостей..."

С новой строки: "Могу заверить Вас, что я и мои коллеги будем рады встрече с Вами и сделаем все, чтобы пребывание в нашей стране стало для Вас и интересным, и приятным".

Отступив и образовав  более широкие поля, т.е. даже ближе  к середине страницы, с прописной  буквы начинаем: "Было бы очень любезно с Вашей стороны, если бы Вы смогли ответить на наше приглашение о приезде в любое удобное для Вас время".