Правила разработки распорядительных документов при коллегиальном принятии решений

Содержание.

 

1.Правила разработки распорядительных документов при коллегиальном принятии решений. ……………………………………………..3

2.Работа с поступающей корреспонденцией. ………………………….7

3.Документы службы делопроизводства………………………………11

Список используемой литературы……………………………….........20    Практическое задание……………………………………………………21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Правила разработки распорядительных документов при коллегиальном принятии решений.

К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения.

Эти распорядительные документы  издаются на основе решений, принимаемых  совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.[1]

В системе коллегиальных  органов особое место занимают совещательные  по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при  руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения.[1]

На второй стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании. [1]

На третьей и четвертой стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение.[1]

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь. ⁵

Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания. [1]

Седьмая стадия – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Работа с поступающей корреспонденцией

Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

• ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
• полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

При получении факсимильного  сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.

В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

• в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
• в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• получена доплатная корреспонденция;
• полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.[2]

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с  уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.[2]

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию, которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.[2]

Отметка о поступлении  может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа  в виде штампа, от руки или электрическим  штемпелевателем.⁴

При проставлении отметки  о поступлении документа в  организацию необходимо учитывать  следующие моменты:

• если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
• если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
• если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";
• если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
• если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются  дежурным сотрудником. Первичная обработка  документов должна осуществляться в  день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.[3]

В организации целесообразно  установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  полученные работниками в командировках  в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Документы  службы делопроизводства.

 

1. Формы регистрации и учета документов

В соответствии с перечнем, имеющимся на предприятии (в учреждении, организации) все документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрация документа - запись необходимых сведений о документе и проставление на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации. Основное назначение регистрации состоит в придании документу юридической силы, подтверждении его создания или поступления. Регистрация обеспечивает учет, контроль и поиск документов.

Документы регистрируются однократно: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, учетные, бухгалтерские и др.); документы, поступающие из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций; важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы и др.); заявления и жалобы граждан. [6]

Система регистрации  может быть централизованной, децентрализованной или смешанной. Наиболее эффективна централизованная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одной службой (или одним лицом). Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания и исполнения (в структурных подразделениях), т. е., например, приказы по кадрам регистрируют в отделе кадров, бухгалтерскую документацию - в бухгалтерии и т. д. При этом документы делят на группы, каждую из которых регистрируют отдельно (входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, договоры и т. д.), используя валовую (порядковую) нумерацию в пределах каждой группы.

Индекс документа составляют исходя из принципа формирования дел, принятого для данного массива. Обязательный элемент индекса - порядковый номер в пределах регистрируемого массива (как правило, за год), в дополнение к которому указывают код места исполнения и хранения документа и т.д. Например, индекс 13/1-3 состоит из порядкового номера (13) и номера дела (1-3), в котором хранится документ.