Принципы отбора документов при ЭЦД

Архивисты понимают принцип  всесторонности и комплексности  как единый или как две стороны единого методологического требования рассмотрения документа в комплексе других документов и других источников с разных точек зрения, в том числе и будущего использования.

Теория экспертизы ценности документов всегда строилась  в целом на научной базе. Принципы экспертизы ценности документов взаимосвязаны и образуют целостную систему, т.е. методологическую основу экспертизы.

Принцип — это основа, основные исходные положения любой теории, находящие свою конкретизацию в критериях (или признаках) и методах. В настоящее время применительно к экспертизе ценности документов они ориентируются на социально-политическую нейтральность при оценке социальных ценностей, т.е. явлении действительности с точки зрения их соответствия или несоответствия потребностям общества.

2.2. Основные  критерии определения ценности документов.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев  ценности документов.

Критерии — признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.⁵

Рассмотрим  основные критерии отбора документов при ЭЦД:

1. Значимость  учреждения или лица, которые создали документы.

В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется прежде всего значимостью учреждения в  системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

Органы государственной  власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения — научно-технический  прогресс, производственные объединения — развитие экономики и т.п.

Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы создаются  и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы бывших крупных партийных и государственных деятелей, ученых, изобретателей, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социалистического Труда, Героев России и других лиц.

Фонды личного  происхождения хранятся в федеральных  и местных госархивах, в архивах  учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения собирают также документы  журналистов, краеведов и других лиц, которые могут помочь изучению истории родного края. Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них - личные документы; документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.); переписка (деловая и личная); документы, собранные данным лицом (коллекция). Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

2. Значимость  содержания документов (критерий содержания).

Этот критерий применяется  во всех случаях. В общем массиве  документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и  документы, играющие вспомогательную  роль, нужные для текущей работы учреждений.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач; указания, направляемые подчиненным организациям; материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю; часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других.

Документы, относящиеся  ко второй группе, как правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение (например, значительная часть документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через 1-5 лет. Это — документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

3. Время и  место образования документов.

Эти два критерия, как  правило, взаимосвязаны. Они также  являются основными критериями экспертизы. В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства. Советское архивоведение к таким периодам относит: Отечественную войну 1812 г., первую русскую революцию 1905 — 1907 гг., февральскую буржуазно-демократическую революцию 1917 г., Великую Октябрьскую социалистическую революцию, гражданскую войну и иностранную интервенцию, коллективизацию сельского хозяйства и социалистическую реконструкцию народного хозяйства, Великую Отечественную войну 1941 — 1945 гг.

Необходимо было сохранить  комплексы документов, полно и  всесторонне освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая, так как в  периоды гражданской и Великой  Отечественной войн создавалось  меньше документов, характерных для  мирного времени; во время войн и революций создавалась новая специфическая документация; в эти периоды были утеряны и погибли массы документов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.

Критерий времени применяется  не только к документам прошлого. В  деятельности каждого учреждения, организации, предприятия есть периоды, имеющие особое значение. Это — периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за эти периоды также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.

Критерий места происхождения  документов тесно связан с критерием  времени: при оценке документов, созданных  в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Например, документы хозяйственного характера периода Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.

Критерий места применяется  и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики. Так, строительство  гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовка к эксплуатации новых месторождений полезных ископаемых и строительство городов и т.п. меняют экономическую, а иногда и административную структуру данного района, области. Возникают новые организации, рождаются новые комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи со значимостью данного события.

4. Подлинность  и копийность документов.

При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд  категорий документов имеется в  учреждениях только в копиях, в  том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др.

Согласно ЕГСД копии  писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется.

Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка «незаверенная копия» снижает ценность источника.

5. Юридическая  сила документа. 

Этот критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют, главным образом, правильно оформленные подлинники. Имеются, правда, некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают и вторые, и третьи экземпляры (например, разного рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех реквизитов документа. Поэтому важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы, особенно постоянного хранения.

6. Дублетность  документов.

Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи  с широким распространением дублетных  документов во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. Дублетный документ — это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала. Цель такого размножения — рассылка учреждениям или структурным подразделениям документа для повышения оперативности работы либо для информации.⁶

Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Речь идет главным образом о документах, которыми постоянно пользуются: планы, отчеты, приказы, особенно по личному составу. Для того чтобы сохранить основные экземпляры этих документов в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно будет уничтожить за минованием надобности.

7. Поглощенность  содержания.

Этот критерий применяется  особенно широко при экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание месячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальных отчетов — годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены им.

Поглощение содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений поглощаются  отчетом учреждения, отчеты подведомственных организаций частично - сводным отчетом по отрасли (или по учреждениям одной отрасли в масштабе района, области).

На государственное  хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать в рамках одного учреждения. Значительно сложнее  это выполнить при решении вопроса о хранении отчетов подведомственных организаций, так как поглощение происходит неполное.

8. Физическое  состояние документа. 

Этот критерий — вспомогательный  и применяется в отдельных  случаях. Один из случаев применения этого критерия — наличие сильно поврежденных документов, например залитых водой и слипшихся, поврежденных плесенью так, что часть текста почти или совсем нечитаема. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли документы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дела и документы, утрата которых обеднит комплекты документов за определенный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния.

Следует иметь в виду, что документы особой ценности должны сохраняться, как бы сильно испорчены  они не были: техника реставрации развивается, документы, казавшиеся безнадежно испорченными в 30-х годах, теперь восстанавливаются. Уже в начале 50-х годов в Центральной научно-исследовательской лаборатории Главархива СССР фотографировали в инфракрасных лучах архивные документы с полностью выцветшим текстом, и на фотографии текст был ясно виден. Можно предположить, что документы, не читаемые сегодня, могут быть прочтены в будущем.

Другой случай применения этого критерия: если сильно попорчен важный документ (годовой отчет или  обзор деятельности, протоколы и т.п.), но имеются второй и третий экземпляры, тогда не уничтожают официально оформленный подлинник, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.

Существует еще ряд  критериев. Например, языковые или художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности), степень сохранности фонда и некоторые другие, но рассматривать их здесь нет необходимости, так как к документам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются.

Разработка критериев  ведется давно, вырабатывались они  постепенно, менялось понимание сущности некоторых критериев, изменялись формулировки и представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается; возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены.⁷