Принципы планирования рабочего дня секретаря

">  Начало  рабочего дня:

- прийти на работу не менее чем за 20 — 25 мин. до прибытия руководителя или до начала работы офиса (в зависимости от того, что происходит раньше);

- проверить состояние рабочего места руководителя и своего рабочего места;

- уточнить дату на календарях, время на часах;

- включить или переключить на дневной режим работы офисную технику;

- просмотреть план работы на предстоящий день, подобрать в соответствии с планом необходимые документы и дела;

- по прибытии руководителя уточнить план работы на текущий день, содержание намечаемых мероприятий;

- записать поручения и указания руководителя.

  Конец рабочего дня:

- наметить (желательно совместно с руководителем) план работы на следующий день;

- напомнить соответствующим службам и должностным лицам о мероприятиях, намеченных на следующий день (прием делегации,  проведение совещания и т. д.);

- записать поручения и указания руководителя;

- если руководитель отбыл из офиса, привести в порядок его и собственное рабочие места;

- убрать документы в шкафы и сейфы;

- выключить или переключить на ночной режим работы технические средства;

- если  руководитель остался работать после окончания рабочего дня, в зависимости от важности проблемы или остаться и продолжать ему помогать, или, получив разрешение руководителя, покинуть офис, обеспечив руководителя необходимыми документами и информацией⁵. 
 

    

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Приведенные выше рекомендации могут быть полезными секретарю, инспектору и вообще любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени – как на работе, так и после нее.

     Рассмотренные универсальные рекомендации по планированию рабочего времени, а так же рекомендации по планированию рабочего времени секретаря очень схожи.

     Сравнивая их, можно прийти к выводу, что основными принципами являются:

1.      Составление плана на день;

2.      Сортировка дел по важности;

3.     Фиксирование важной информации, т.к. память – не самый верный друг;

4.      Не заниматься одновременно несколькими  делами сразу;

5.      Не доделав одно дела, не приниматься  за другое.

     Применяя эти рекомендации в работе и в жизни вообще можно значительно улучшить организацию работы, а, следовательно, повысить производительность труда.

     Четкая организация работы поможет быстрее и лучше ориентироваться в делах, а, следовательно, повысить свою компетентность. Это неизбежно приведет к повышению не только авторитета у коллег, но и собственной самооценки. Жизненные наблюдения показывают, что человек с достаточно высокой самооценкой намного лучше и быстрее справляется с работой, чем человек с недостаточной самооценкой.

     На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планирования рабочего дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях.

    

       

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 

1. Бондарева  Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высшая  школа, 2001.

2. Галахов  В.В. Секретарь-референт высокой  квалификации. Организация секретарского  дела. 2-е изд. - М.: Academia, 2010.

3. Кузнецова  Т.В. Организация рабочего времени  и оборудование рабочего места.  Секретарское дело. №4, 2005.

4. Михайлов  Ю.М. Секретарь руководителя. - М.: Альфа-Пресс, 2010.

5. Оскерко Т.С., Шалашень С.В. Современный секретарь. Актуализация компетенций. - М.: Издательство Гревцова, 2008.

6. Паневчик В.В. Секретарское дело: практ. пособие / В.В. Паневчик, С.В. Некраха, В.А. Акулич; под общ. ред. В.В. Паневчика. - Мн.: Дикта, 2006.

7. Петрова  Ю.А. Секретарское дело. Настольная  книга секретаря-референта. - М.: Омега-Л, 2008.

8. Пешкова  Г.Д. Секретарское дело. - М.: Высшая  школа, 2010.

9. Селезнева.  Т.А. Планирование рабочего времени  как составляющая организационного  обеспечения управленческой деятельности  фирмы. 2007

10. Центр  дистанционного образования (www.elitarium.ru).