Проблемы доступа к архивным документам

Очевидно, что совершенно необходимо изменение ответственности за такие правонарушения на более суровую, поскольку ценность многих утраченных документов и стоимость реставрации сохранившихся значительно больше предусмотренной данной статьей.

В Советском Союзе были созданы первые кино- и фоноархивы, благодаря которым мы сегодня можем увидеть и услышать давно минувшее. К сожалению, сейчас ситуация с пополнением этих архивов изменилась в худшую строну: даже государственные теле- и радиовещательные компании не считают нужным отправлять обязательный экземпляр своей аудиовизуальной продукции в соответствующие государственные архивы. И это - несмотря на то, что в начале 2004 года было принят новый вариант закона «Об обязательном экземпляре документов» (Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ с изменениями от 27 декабря 2000 г., 11 февраля 2002 г.), предполагающий обязательную поставку в Федеральные архивы любого аудиовизуального произведения. Очевидно, что здесь большую роль играет широкая востребованность такого информационного продукта и значительная финансовая выгода от его продажи и существующая очень незначительная ответственность за нарушение архивного законодательства, и поэтому производители просто блокируют передачу документов такого рода на государственное хранение. Ведь, в случае наличия таких документов в архиве, они будут доступны для многих пользователей. Здесь происходит столкновение авторских прав на информационный продукт и названного Закона «Об обязательном экземпляре документов», что требует дальнейшего совершенствования законодательства в таких, на первый взгляд, далеких друг от друга областях.

Наши архивы во многом уникальны. Для многих зарубежных партнеров огромный интерес представляет покупка у России сырой архивной информации - копий, микрокопий, электронных копий документов и т.д. Этот вопрос представляет собой предмет ожесточенных споров, хотя несомненно, что Россия не должна идти на масштабные проекты, связанные с продажей такой информации. Сегодня наша страна вышла из полосы кризиса начала-середины 90-х годов прошлого века. И поэтому курс, который был взят когда-то на такую форму международного сотрудничества в архивном деле, уже не является оправданным5.

Глава 2. Проблемы доступа к архивным документам

1. Основные ситуации усложнённого доступа к архивам6:

— Хрупкость носителей: вмешательство архивиста способно нарушить целостность документов. Обычно это относится к повреждённым или частично повреждённым историческим архивам, а также архивам, хранящимся в особых условиях. К примеру, археологи знают, что при несоблюдении очень строгих мер безопасности, неаккуратные раскопки могут повредить очень большое количество источников. Даже при соприкосновении в воздухом ряд документов могут мгновенно прийти в негодность из-за резкого окисления и изменения химического состава. Как правило, все подобные ситуации решаются применением той или иной специальной технологии либо методики доступа.

— Языковые сложности. Исторические или иные архивные документы могут быть сформированы на языках, недоступных архивистам. Проблема актуальна только в историческом плане, так как современные архивные работы возможны на любых языках.

— Сложности криптографии. Явно присутствующая на носителе информация может быть зашифрована, что представляет сложность при проведении архивных работ. Если ключи к шифру утеряны, то данные могут быть получены только через очень большой срок, зачастую нецелесообразный при проведении архивных работ.

— Стеганография: сокрытие самого факта передачи информации. К примеру, широко известен факт, что в древних английских песнях передавались точные технологические описания различных процессов обработки оружейной стали для ковки наиболее прочных клинков.

— Формат хранения данных. Архивные работы зачастую предполагают использование промежуточных устройств для получения доступа к информации: к примеру, невозможно считать звуковую информацию непосредственно с носителя, будь то грампластинка, магнитная лента или компакт-диск. Требуется то или иное устройство, способное обеспечить конвертацию данных — и в некоторых случаях поиск и конструирование таких устройств может представлять сложность. Как правило, проблема заключается в консолидации архивов, содержащих данные на устаревших носителях: требуется перевести их в новый формат, что зачастую может вызывать ряд проблем чисто логистического характера. К примеру, при переводе информации телестудии в цифровой формат требуется выполнить огромное количество работ по снятию данных с плёнок и их ремастерингу.

Отдельно стоит отметить разного рода запреты, вводимые владельцами документов: от полного вето на исследования до сокрытия части документов от исследования по соображениям коммерческой, государственной или личной тайны.

2. Ограничение доступа к архивным документам

Доступ к документам Архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния, регламентирован федеральным законодательством, в частности Федеральным законом «О государственной тайне», который возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста7.

«Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства РФ о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством».

Из Федерального закона «О государственной тайне»8

Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности страны. Срок засекречивания документов, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со времени их создания. Этот срок в отдельных случаях может быть продлен или сокращен.

В соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне и по их засекречиванию, должны иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пересмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет возможности открытия доступа.

В любом случае отказ архива в предоставлении архивных документов пользователям должен содержать веские причины, срок действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выдается в письменной форме.

Архивист должен объяснить порядок получения доступа к частично рассекреченным и секретным документам. Неправомерный отказ в доступе может быть обжалован исследователем в суде. Вместе с тем архивы должны предупреждать пользователей об ответственности за сохранение государственной тайны и даже потребовать письменные гарантии сохранения полученной информации от разглашения. Ознакомление с секретными бумагами осуществляется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с документами, содержащими гриф «совершенно секретно». Ознакомимся с категориями документов, доступ к которым ограничен. Если документы хранятся в ведомственном архиве органа управления, государственного учреждения или предприятия, порядок доступа к ним определяется правилами ведомства по согласованию с Росархивом.

Ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Такой информацией являются9:

• сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
• сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;
• служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна);
• сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее);
• сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);
• сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

(Из Указа Президента  РФ от 6 марта 1997 г. «Об утверждении  Перечня сведений конфиденциального  характера»).

Конфиденциальную информацию содержат также следующие документы: о частной жизни граждан, о состоянии здоровья, семейных и интимных отношениях, имущественном положении, а также о жилище. Ведь в соответствии с Конституцией РФ каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, защиту своей чести и доброго имени. Такие сведения могут находиться в личных делах, документах кадровых служб, медицинской документации, судебно-следственных делах. Срок засекречивания этих сведений приближается к длительности человеческой жизни и равняется 75 годам. Ранее этого срока доступ к документам, содержащим подобную информацию, можно получить, имея письменное разрешение человека, конфиденциальная информация о котором содержится в деле или находится у его прямых наследников. Если в деле содержится информация о нескольких лицах (например, в судебно-следственном деле), необходимо письменное согласие всех этих лиц.

С другой стороны, архив обязан предоставить самому гражданину, персональные данные о котором имеются в документах, как эти документы, так и их копии (бесплатно). Например, в соответствии с Законом РФ «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991 г. архив обязан дать возможность бывшим узникам ГУЛАГа (Главное управление исправительно-трудовых лагерей) или их родственникам ознакомиться с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также выдать по их требованию копиидокументов.

Ограничен доступ к документам общественных и религиозных объединений и организаций, личных и семейных фондов и фондов других негосударственных организаций. Эти ограничения оговариваются самим фондообразователем при передаче документов на хранение и, как правило, связаны либо с тайной личной жизни, либо авторским правом, либо с коммерческой тайной10.

Под коммерческой тайной понимается информация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам. Статьи 139 и 727 Гражданского кодекса РФ предусматривают, что сведения, содержащие коммерческую тайну (ноу-хау, технические задания и др.), не могут быть сообщены третьей стороне без согласия собственника информации. Однако при этом следует помнить, что фирма или организация, обладающая информацией, вправе охранять ее конфиденциальность только в том случае, если к ней нет доступа на законном основании. Срок действия ограничений и порядок получения разрешения на доступ к этой категории документов должны быть четко оговорены в договоре с фондообразователем при приеме документов на хранение. Документы, на которые распространяется Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах» (документация об изобретениях и открытиях, о научных, литературных и музыкальных произведениях, рукописи, кинофильмы), а также документы, содержащие коммерческую тайну, выдаются исследователям с разрешения фондообразователя и его наследников. Однако по истечении сроков действия авторского права, предусмотренного законом, документы поступают в общее пользование. Если фондообразователь не оговорил правила доступа к своему фонду, документы выдаются пользователям в соответствии с правилами, установленными для открытой документации. Исключение делается для документов, содержащих информацию конфиденциального характера (см. выше о тайне личной жизни).

Исследователь несет ответственность за обнародование (публикацию) и разглашение сведений, содержащих государственную тайну. Кроме того, лицо, сведения о личной жизни которого были обнародованы, может подать в суд за нанесенный ему моральный ущерб, причем как на архив, выдавший документы, так и на исследователя, предавшего их гласности.

3. О доступе к документам архивов

Сам факт специального выпуска «НЛО», посвященного проблемам архивов и библиотек современной России, отраден, поскольку свидетельствует о неравнодушии интеллектуального сообщества к этим проблемам. Понятно, что публикуемые материалы почти не касаются профессиональных сюжетов, но акцентированы на общественной роли и значении библиотек и архивов.

Архивы и библиотеки, во многом похожие по своим задачам (и те, и другие, прежде всего, работают с закрепленной во времени и пространстве информацией), отличаются, прежде всего, по своей общественной роли. Об этом хорошо сказано в статье Т.М. Горяевой, то же говорит и В.Эрнст11. В этой связи вспоминается разговор в Лондоне во время моей первой зарубежной командировки с одним английским архивистом, который сказал: «Историки думают, что архивы созданы для них, но мы-то с вами знаем, что это не так». Действительно, архивы создавались и многие века функционировали не для историков, а, прежде всего, с целью сохранения документов в правовых целях, и лишь последние два с половиной века стали обслуживать интересы истории и других, в основном гуманитарных, наук. Роль современных государственных и корпоративных архивов, определенным образом влияющих в интересах как государства, так и граждан на документирование и организацию документов, отчетливо осознавалась в развитых странах уже с начала ХIX в., но оказалась забытой в России в ходе последней административной реформы. Ясно также, что память, хранимая архивами, необходима не только для исторической науки, но и для государства и обеспечения других, не всегда духовных, интересов организаций и граждан.

Нежелание видеть это отличие приводит к необоснованному стремлению некоторых авторов «НЛО» уравнять роли библиотекаря и архивиста и к недоброжелательному удивлению по поводу того, что архивы занимаются научной работой и что «исследовательская деятельность до сих пор представляет наиболее приоритетное направление» в архивах (А.Койтен). Между тем традиционное для российских архивов стремление не только хранить, но и изучать документы вносит достаточно серьезный вклад в развитие исторической науки, а симбиоз архивов и историков-профессионалов в публикации архивных документов дает наиболее плодотворные результаты. Нельзя также не напомнить, что без исследовательской работы архивист не может качественно отбирать документы на хранение, описывать их, создавать путеводители и другие справочники.