Протокол как информационно справочный документ

СОДЕРЖАНИЕ

1. Протокол как информационно-справочный документ

2. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Литература

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Протокол как информационно – справочный документ

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным  органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых  в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов  и органов охраны общественного  порядка (например, протокол санитарного  инспектора, протокол дорожно-транспортного  происшествия и др.), а также протоколы  договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов  директоров и др.)

Ответственность за подготовку протокола  лежит на секретаре (ответственном  секретаре) коллегиального органа или  секретаре руководителя. Секретарь  несет ответственность за правильность записей в протоколе.

2. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол составляется на основании  записей, произведенных во время  заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В федеральных органах  исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной  части указываются инициалы, фамилии  председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании  и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица.

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается  повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных  в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола  состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст  протокола или прилагается к  нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола  делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - …, против -…, воздержалось - …».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола  также состоит из двух частей. В  вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместитель Министра экономического

развития Российской Федерации                                           И.О. Фамилия

Заместители руководителя Росархива                                    И.О. Фамилия

                                                                                                 И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола  указывается номер вопроса в  соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса  нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается  председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются  порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и  постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с  системой регистрации, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости  рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель  составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся  до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

– наименование федерального органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;

– вид документа – ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);

– вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

– место проведения заседания, совещания – указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

– дата и номер протокола – дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола  печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами  и включает наименование должности  лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности  печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образцы прилагаются.

 

 

 

 

 

 

Литература

 «Правила делопроизводства  в федеральных органах исполнительной  власти», утвержденные постановлением  Правительства Российской Федерации  от 15 июня 2009 г. № 477

 «Методическими рекомендациями  по разработке инструкций по  делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.