Профессиональные и личные качества секретаря

Совещание обычно проводится в определенный день недели. В обязанности секретаря входит оповещение участников, контроль за своевременной явкой,  
а так же выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не явившихся сотрудников.

Секретарь как помощник руководителя должен владеть все необходимой информацией по подготовке и проведение совещаний, так как о того, как подготовлено совещание, напрямую зависит его результат.

 

Речевой этикет  
в деловом общении секретаря8

Секретарь находится в постоянном общении: в непосредственном диалоге (с руководителем, сослуживцами, посетителями офиса) и опосредованном  
(телефон, факс, электронная почта).

Пожалуй, самое главное и трудное в речевом этикете – это умение слушать других людей. Нельзя перебивать собеседника, следует дослушать его до конца, особенно если он чем-то раздражён. «Дайте партнёру возможность выговориться» – это один из методов, помогающих погасить конфликт или не допустить его. Это важнейшее условие любого общения, тем более оно важно для секретаря. Зачастую люди не умеют слушать другого и, даже сосредоточившись на предмете, многое упускают. Происходит это оттого, что человек очень быстро переключается на собственные мысли.

«Собственные мысли человека и внешние помехи отвлекают внимание собеседников тем незначительнее, чем важнее и интереснее и сам собеседник».

В процессе общения следует помнить о том, кто ваш собеседник, и своё поведение соотносить с его характеристиками. Это поможет подобрать интересную тему для беседы, нужный тон и вести себя непринужденно, сохраняя дистанцию.

Воспитанный секретарь не допускает в своей речи жаргонные выражения, используемый не к месту сленг и заимствования из иностранных слов. Секретарь, как и любой другой работник, должен владеть культурой речи, которая определяется объёмом активного словаря, дикцией, а также владением речью.

«Не рекомендуется исправлять ошибки речи собеседника, показывая тем самым, что вы умнее и грамотнее его. Не следует также говорить слишком быстро и громко».

Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу – необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры.

Секретарю приходится вести беседу с людьми, отличающимися по возрасту, положению в обществе, типу нервной системы.

 

ИМИДЖ СЕКРЕТАРЯ,  
ДЕЛОВАЯ ЖЕНЩИНА-ПРОФЕССИОНАЛ9

В последние годы в связи с быстрым развитием рыночных и демократических отношений в нашей стране значительная часть населения всё более  
активно вовлекается в сферу политики и предпринимательства. Основным видом профессиональной деятельности многих людей стали бизнес и политическая деятельность, позволяющие максимально реализовать творческие способности  
и деловые качества человека. Однако эти способности и качества дают наибольший эффект лишь при наличии должного делового имиджа. Именно  
деловой имидж позволяет создать первое впечатление о человеке; имидж  
в данном случае – фирменный знак человека, его внешняя вывеска. Чем он привлекательнее, тем выше профессиональный авторитет бизнесмена и общественная репутация политика.

Об имидже и его роли в бизнесе и политике в последнее время говорят всё чаще и серьёзнее. Необходимость обладания им становится всё более очевидной. Опыт мирового цивилизованного сообщества убедительно доказал, что без создания положительного делового имиджа наивно рассчитывать на успешное осуществление как коммерческих, так и политических проектов и пользоваться достойной репутацией в деловых кругах.

Для деловой женщины, в том числе и для секретаря, имидж наиболее  
важен, ведь от того, какое впечатление она производит, в немалой степени  
зависит отношение посетителей, клиентов и сотрудников к ней самой и к учреждению в целом.

Имидж деловой женщины рассчитан на аудиторию, состоящую из деловых людей. Подобная среда требует неукоснительно соблюдать общепринятые правила, а потому любая попытка соригинальничать может быть расценена негативно. Незнание и пренебрежение правилами может нанести репутации секретаря, а иногда и репутации компании непоправимый ущерб. Поэтому лучший способ выделиться из окружающих – быть слегка элегантнее и изысканнее  
остальных.

Путь к деловому успеху – это строгое соответствие имиджа профессии.

 

ТЕКСТ  НА  СКОРОСТЬ10

.........1.........2.........3.........4.........5.........6......
Приёмная офиса – это центр работы фирмы, её сердце. Самый   талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера. Это центр работы фирмы, ведь от того,	67 132 204 273 342
как организована работа в приемной зависит эффективность работы   руководителя. Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения	412 477 537 605 667
вопросов и общее впечатление от фирмы у её клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу. Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную   площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной	735 798 860 921 985
безопасности сотрудников фирмы. Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.	1059 1125 1193 1245

 

 

 

История происхождения  
должности секретаря

Должность секретаря в административном управлении появилась впервые в США в 1789 году. В Англии эта профессия появилась в 1820 году. В России уже в 1840 году (известна даже точная дата – 23 марта) на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей-помощников первых руководителей. Во многих других европейских странах эта профессия появилась значительно позже (например, в Германии – в 1890 году). В 1868 году в Харькове были открыты курсы обучения секретарей. В США подобные курсы впервые появились в 1879 году, в Англии и Франции – соответственно в 1900 и 1907 годах. С 1884 года в России издавалось 8 специализированных журналов по вопросам секретарского и канцелярского труда.11

В 1932 году секретари были поделены на две группы. В первую группу вошли помощники и референты, во вторую – машинистки-секретари I и II категории. В начале 1960-х годов в перечне профессий и должностей значились лишь секретари-машинистки и секретари-стенографистки.

Только в 1980-х годах в штатные расписания предприятий и организаций стали официально включаться инспекторы по контролю исполнения, документоведы.

Таким образом, произошло становление профессии секретаря. С течением времени функции, выполняемые подобными специалистами, расширялись.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Секретарь – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация работы офиса. Под офисом, в данном случае, понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала  
и осуществляющая взаимодействие с клиентами.

Из текста данной курсовой работы можно сделать следующий вывод: секретарь играет важную роль в эффективной работе руководителя и самой организации в целом. У секретаря особое положение в фирме – он фактически первый человек после руководителя – его правая рука, но предпоследний по штатному расписанию. И действительно, в последнее время всё больший интерес возникает к этой профессии. Секретарский труд довольно высоко оплачивается, и быть секретарем сегодня престижно.

В любой фирме время от времени возникают конфликтные и стрессовые ситуации, и очень часто ареной их действия становится приемная. Секретарь, как укротитель, должен быть сильным и эмоционально уравновешенным человеком, чтобы суметь вовремя разрядить обстановку. В идеале секретарь – мастер компромиссных решений и не ищет в конфликтах правых и виноватых.

Итак, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним  
и внутренним обликом. Специфика и сложность секретарского труда связана  
с тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Без секретаря не обходится ни одна организация.

Исследование данной темы также показало, что секретарь-референт в современном офисе должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-референт - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

Проанализировав особенности профессии секретаря, можно сказать, что секретарь является квалифицированным специалистом в современном мире.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Ришар Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М.: Экономика, 1983. С.13–25.
2. Энциклопедия секретаря/В.И  Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М., 2004. С.9–10, 485.
3. Энгатова О.А. 500 советов секретарю. М., 2006. С.21–34.
4. Орлова М.А. Должность секретаря – стартовая точка в карьере // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 6. С.55.
5. Кузин Ф.А. Современный имидж делового человека, бизнесмена, политика. М.; 2002. С.10.
6. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М. ИНФРА-М, 2002. С.326
7. Селезнева, Т.А. Секретарь-референт в структуре управления / Т.А.Селезнева // Документ. Архив. История. Современность: сб. науч. тр. – вып. 4 – Изд-во Уральского университета, 2004. – С.339–344.

1 Ришар Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М.: Экономика, 1983. С.13–15

2 Энциклопедия секретаря/В.И.  Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М., 2004. С.9–10.

3 Энгатова О.А. 500 советов секретарю. М., 2006. С.21–22.

4 Энгатова О.А. 500 советов секретарю. М., 2006. С.23–34.

5 Орлова М.А. Должность секретаря – стартовая точка в карьере // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 6. С.55.

6 Энциклопедия секретаря/В.И  Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М., 2004. С.485.

7 Ришар Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М.: Экономика, 1983. С.54–56.

8 Энциклопедия секретаря/В.И  Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. М., 2004. С.485.

9 Кузин Ф.А. Современный имидж делового человека, бизнесмена, политика. М.; 2002. С.10.

10 Бондырева Т.Н. Секретарское дело, М: ИНФРА-М, 2002.С.326.

11 Селезнева, Т.А. Секретарь-референт в структуре управления / Т.А.Селезнева // Документ. Архив. История. Современность: сб. науч. тр. – вып. 4 – Изд-во Уральского университета, 2004. – С.339–344.