Процесс согласования документов

Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:

 

1) исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну,  любых лиц без согласия ее  обладателя;

2) обеспечивается возможность использования  информации, составляющей коммерческую  тайну, работниками и передачи  ее контрагентам без нарушения  режима коммерческой тайны.

Режим коммерческой тайны не может  быть использован в целях, противоречащих требованиям защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и  безопасности государства.

В целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан:

1) ознакомить под расписку работника,  доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну,  необходим для выполнения им  своих трудовых обязанностей, с  перечнем информации, составляющей  коммерческую тайну, обладателями  которой являются работодатель  и его контрагенты;

2) ознакомить под расписку работника  с установленным работодателем  режимом коммерческой тайны и  с мерами ответственности за  его нарушение;

3) создать работнику необходимые  условия для соблюдения, им установленного  работодателем режима коммерческой  тайны.

Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено  его трудовыми обязанностями.

В целях охраны конфиденциальности информации работник обязан:

1) выполнять установленный работодателем  режим коммерческой тайны;

2) не разглашать информацию, составляющую  коммерческую тайну, обладателями  которой являются работодатель  и его контрагенты, и без  их согласия не использовать  эту информацию в личных целях;

3) не разглашать информацию, составляющую  коммерческую тайну, обладателями  которой являются работодатель  и его контрагенты, после прекращения  трудового договора в течение  срока, предусмотренного соглашением  между работником и работодателем,  заключенным в период срока  действия трудового договора;

4) возместить причиненный работодателю  ущерб, если работник виновен  в разглашении информации, составляющей  коммерческую тайну, ставшей ему  известной в связи с исполнением  им трудовых обязанностей;

5) передать работодателю при  прекращении или расторжении  трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

Работодатель вправе потребовать  возмещения причиненных убытков  лицом, прекратившим с ним трудовые отношения, в случае, если это лицо виновно в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, доступ к которой это лицо получило в  связи с исполнением им трудовых обязанностей, если разглашение такой  информации последовало в течение  срока, установленного в трудовом соглашении. Причиненные ущерб либо убытки не возмещаются работником или прекратившим трудовые отношения лицом, если разглашение  информации, составляющей коммерческую тайну, явилось следствием непреодолимой  силы, крайней необходимости или  неисполнения работодателем обязанности  по обеспечению режима коммерческой тайны.

Трудовым договором с руководителем  организации должны предусматриваться  его обязательства по обеспечению  охраны конфиденциальности информации, обладателем которой являются организация  и ее контрагенты, и ответственность  за обеспечение охраны ее конфиденциальности.

Руководитель организации возмещает  организации убытки, причиненные  его виновными действиями в связи  с нарушением законодательства о  коммерческой тайне. При этом убытки определяются в соответствии с гражданским  законодательством.

Работник имеет право обжаловать в судебном порядке незаконное установление режима коммерческой тайны в отношении  информации, к которой он получил  доступ в связи с исполнением  им трудовых обязанностей.

3. Делопроизводство по  документам, содержащим коммерческую  тайну

Ведение делопроизводства, обеспечивающего  учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает  выполнение ряда рекомендаций.

Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения  доступа.

Приказом руководителя предприятия  назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и  использование документов, содержащих коммерческую тайну. Это может быть сотрудник, для которого работа с  такими документами является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции  будут дополнительными.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат отдельному учету  и хранению.

Конфиденциальность сведений, права  предприятия на них, порядок их использования  и т.п. могут быть оговорены в  тексте документа. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной с другим предприятием деятельности, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте.

На документах, предоставляемых  органу государственной власти, иному  государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая  тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей -фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

 

Традиционное место расположения грифа «Коммерческая тайна» на организационно-распорядительных документах - правый верхний угол титульного листа или первой страницы документа.

На документе с грифом «Коммерческая  тайна» обычно кроме полного наименования и места расположения обладателя коммерческой тайны указывается  количество экземпляров документа  и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и  «фамилия исполнителя»).

На обороте листа документа, имеющего гриф «Коммерческая тайна», или в резолюции на нем руководитель пишет фамилии тех должностных  лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Печатание документов с грифом «Коммерческая  тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные  документы передаются для регистрации  должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики и варианты документа  уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При  значительном объеме документов могут  быть заведены журналы отдельно для  входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы  журналов, учитывающих документы  с грифом «Коммерческая тайна», нумеруются, прошиваются и опечатываются. В  конце журнала в заверительном  листе указывается количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы  с грифом «Коммерческая тайна» принимаются  и вскрываются специально назначенным  должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое  право. При поступлении обязательно  проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров  основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или  недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая  тайна», формируются в отдельное  дело (или дела). На обложке дела в  правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется  список сотрудников, имеющих право  пользования этим делом. Все листы  дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который  опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

 

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить  номер (индекс) полученного документа  с номером (индексом) в журнале, проверить  количество листов и поставить в  журнале свою подпись.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале  учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

Выданные для работы документы  с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю-референту в  тот же день. С разрешения руководства  предприятия отдельные документы  с грифом «Коммерческая тайна» могут  находиться у исполнителя в течение  срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного  обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие  сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа  и в присутствии работника  ставит в графе «Отметка о возврате»  подпись и дату возвращения документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или  перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства  и отметок в Журнале регистрации  документов с грифом «Коммерческая  тайна».

Документы с грифом «Коммерческая  тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут  разрешить сотрудникам вынос  таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием  необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения  документов с грифом «Коммерческая  тайна». Они должны копироваться с  разрешения руководства предприятия  в специально выделенном помещении. Все копии документов с грифом «Коммерческая тайна» берутся на учет в специальном журнале или  в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится  для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии  должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии  документов им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «Коммерческая  тайна», журналы (картотеки) учета таких  документов в обязательном порядке  вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная  комиссия предприятия выполняет  следующие работы:

- проверяет наличие всех документов  с грифом «Коммерческая тайна»;

- отбирает документы с грифом  «Коммерческая тайна» для архивного  хранения;

- отбирает документы с грифом  «Коммерческая тайна» для уничтожения.

 

Проверка наличия документов с  грифом «Коммерческая тайна» по решению  руководства предприятия может  производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая  тайна» немедленно ставится в известность  руководитель предприятия, и принимаются  все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается  комиссия.

На утерянные документы, после  того как розыск их не принес положительных  результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие  отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая  тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем  предприятия или его заместителем.

При передаче дел в архив на документы  с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный  доступ.

На документы с грифом «Коммерческая  тайна», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии  комиссии с помощью специальной  машины или иным способом, исключающим  возможность восстановления имеющейся  в них информации

 

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, правовой режим коммерческой тайны стал совокупностью мер, обеспечивающих конфиденциальность соответствующей  информации, включающей в себя так  же секрет производства. Тоесть можно рассматривать понятие коммерческой тайны в качестве родового, а секрет производства видового. Ноу-хау может не включать в себя перечень информации, которая является коммерческой тайной.

Исходя из вышеизложенного материала, можно сделать следующие выводы:

1) Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну,  на всех этапах осуществляется  отдельно от делопроизводства  по документации без ограничения  доступа. Все документы, содержащие  конфиденциальные сведения, подлежат  отдельному учету и хранению.

2) На документах, предоставляемых  органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления  и содержащих информацию, составляющую  коммерческую тайну, должен быть  нанесен гриф «Коммерческая тайна»  с указанием ее обладателя.