Пути совершенствования документооборота

 

Помощь: Пути совершенствования  документооборота

ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  ДОКУМЕНТООБОРОТА

Под документооборотом  понимают движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или  сдачи их на хранение.

На рост объема документооборота влияют объективные факторы: создание новых учреждений, организаций, предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции, активное использование документированной  информации и др. Чем больше общество развивается и нуждается в  информации, тем больше оно ее производит и использует. Кроме того, объем  документооборота в каждой конкретной организации определяется ее функциями  и задачами в процессе управления. В этих условиях большое значение приобретает упорядочение используемой документируемой информации, совершенствование  организации работы с документами.

Основными направлениями  совершенствования документооборота являются:

- сокращение объема  документооборота,

- совершенствование  технологии документооборота.

В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:

- разработку моделей  документооборота в государственных  органах и организациях;

- составление маршрутных  карт технологического процесса;

- разработку рациональных  схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

Основные методы совершенствования документооборота рассмотрим подробно.

1. Унификация и  стандартизация документов. Унификация  документов - это установление единообразия  состава и форм управленческих  документов, создаваемых в процессе  осуществления однотипных управленческих  функций и задач.

При осуществлении  работ по унификации в организации  проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава  документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями  управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.

В целях оптимизации  состава применяемых в организации  форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.

При унификации и  стандартизации документов рекомендуется  использовать Унифицированнуюсистему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

2. Повышение качества  документируемых решений. Одним  из методов сокращения неоправданных  документопотоков является повышение  качества самих принимаемых решений.  Большой поток документов возникает  при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих  массу запросов и разъяснений.

Если в решении, отраженном в документе, нечетко  определены задания (поручения), не указаны  ответственные исполнители, возникает  безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение  заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает  поток новых документов. Если в  решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным  и ресурсным обеспечением, вновь  порождается переписка с просьбами  о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую  информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью  при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные  формы, текст которых содержит оптимальную  структуру и конкретные формулировки.

3. Повышение качества  подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования  документооборота является применение  всеми государственными органами  и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и  оформлению документов и их  составных информационных элементов  - реквизитов. Например, соблюдение  единых требований к оформлению  и расположению в документе  таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат,  отметка об исполнителе документа  и др.

Указанные вопросы  регламентируются государственным  стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

С целью экономии времени на подготовку документов и  организацию работы с ними рекомендуется  сокращать текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных  частей и преамбул, исключения из служебной  переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности  и т.п.

4. Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документооборота способствует замена бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:

- при запросе  информации (запрос и ответ передаются  устно);

- при ответе на  инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном  документе оформляется отметка  о его исполнении и направлении  в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос, поставленный в инициативном документе).

5. Уменьшение количества  дублетных экземпляров документов  при их размножении, копировании  и рассылке. Важным фактором, позволяющим  сократить документооборот, является  определение оптимального перечня  организаций и структурных подразделений  организаций, до сведения которых  действительно необходимо доведение  заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо  исключить случаи, когда рассылка  копий документа осуществляется  без учета реальной производственной  необходимости и вызвана желанием  перестраховаться.

Перечень организаций (структурных подразделений), в которые  рассылаются копии документа, а  также количество копий необходимо фиксировать в списке на рассылку, оформляемый в соответствии с  Методическими указаниями по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Белкомархива от 16.09.2005 № 41.

Резервы сокращения объемов документооборота имеются  и при размножении и копировании  документов. Множительная техника создает  удобства для работы: ускоряет обработку  информации и процесс исполнения решений. Для оптимального использования  множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением  формата и использовать обе стороны  листа, применять выборочное копирование  типа «выписок».

6. Использование  современных информационных технологий  для подготовки, передачи и обработки  информации. Одним из путей совершенствования  документооборота является применение  системного электронного документооборота, в первую очередь использование  электронной почты. Переход на  электронную почту значительно  улучшает возможности взаимодействия  различных государственных органов  и организаций, позволяет оперативно  получать информацию, принимать  решения и организовывать их  исполнение.

Использование электронных  технологий обеспечивает замену бумажного  документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные  базы и банки данных, сокращая тем  самым количество обращающейся бумажной документации.

7. Совершенствование  технологии документооборота. Основным  методом совершенствования технологии  документооборота является метод  моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом, на втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.

В маршрутной карте  технологического процесса документооборота (далее - технологическая карта документооборота) отражается маршрут движения документа  с момента его составления  до сдачи в архив. По вертикали  технологической карты располагаются  операции в их технологической последовательности, по горизонтали - продолжительность  процесса, трудовые затраты, применяемое  оборудование и материалы. Технологическая  карта документооборота дает возможность  регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов.

Технологическая карта  документооборота составляется по следующей  форме:

 

Наименование операции, производимой с документом	Инстанция	Исполнитель	Приме-няемое обору-дование	Приме-няемые материалы	Продолжи-тельность операции	Трудовые затраты
1	2	3	4	5	6	7

 
 

На основании  технологической карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое  на определенные виды работ с документами.

В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения  документов, определения видов работ  по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом  и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления  оперограмм и схем направления движения потоков документов.

 

Экспедиция

Ћ

Ћ

Ћ

Ћ

Регистрируемые  документы

Нерегистри-руемые документы

С пометкой «лично»

Обращения граждан

Ћ

Ћ

Ћ

Ћ

Ћ

На имя руководства  и без указания

Адресованные структурным  подразде-лениям

Исполнители

Конкретный адресат

Бюро по работе с  обращениями граждан

конкретного адреса

Ћ

Ћ

Канцелярия

Ћ

Ћ

Руководство учреждения

Руководство структурного подразделения

С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

Приведем пример схемы направления движения потоков  входящих документов.

Построение схемы направления движения потоков входящих документов позволяет выявить на стадии их предварительного рассмотрения два документопотока: регистрируемые и нерегистрируемые документы. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого в каждой организации.

Регистрируемые  документы в свою очередь делятся  на подлежащие регистрации в службе документационного обеспечения  управления (в схеме - канцелярия) и  подлежащие регистрации непосредственно  в структурных подразделениях. Документы, подлежащие регистрации в структурных  подразделениях, передаются им, минуя  руководство организации. На такие  документы составляется специальный  Перечень документов, не подлежащих регистрации  в службе документационного обеспечения  управления.